Wykorzystanie spółek jednoosobowych w transakcjach o rozmaitym charakterze jako tzw. wehikułów korporacyjnych jest w praktyce często spotykane. W takich przypadkach, gdy liczy się czas, zachodzi konieczność składania oświadczeń przez spółki z o.o. w organizacji dopiero założone i jeszcze niezarejestrowane w KRS. Transakcje dokonywane przy pomocy sp. z o.o. w organizacji nierzadko opiewają na milionowe kwoty, a zatem warto zatroszczyć się o zapewnienie prawidłowej reprezentacji ich stron.
Zasadniczo spółka z o.o. w organizacji reprezentowana jest przez zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników (art. 161 § 2 kodeksu spółek handlowych). Jedyny wspólnik jednoosobowej sp. z o.o. w organizacji nie ma prawa reprezentowania spółki z wyjątkiem zgłoszenia spółki do sądu rejestrowego.
Reprezentacja sp. z o.o. przez zarząd jest sytuacją standardową. Ustanowienie zarządu może nastąpić w umowie spółki (w akcie założycielskim) lub na podstawie późniejszej uchwały wspólników. Wpis do rejestru przedsiębiorców KRS ma w tym zakresie znaczenie jedynie deklaratoryjne. Reprezentacja sp. z o.o. w organizacji przez pełnomocnika, powołanego jednomyślną uchwałą wspólników, jest natomiast szczególną instytucją, przewidzianą dla spółek z o.o. w organizacji.
Jaki pełnomocnik
Po wpisie do KRS, a więc po przekształceniu w „pełną" sp. z o.o., spółka może być reprezentowana co do zasady tylko przez zarząd. Jedynym wyjątkiem po wpisie do KRS jest pełnomocnik powołany zgodnie art. 210 k.s.h. uchwałą zgromadzenia wspólników, do reprezentacji spółki w umowach między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z członkiem zarządu. W spółce z o.o. dwukrotnie pojawia się zatem instytucja pełnomocnika powołanego przez wspólników do reprezentacji spółki. W ramach sp. z o.o. w organizacji jest to pełnomocnik powołany uchwałą wspólników, a w ramach „pełnej" sp. z o.o. jest to pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Warto omówić wzajemną relację oraz podobieństwa i różnice pomiędzy tymi pełnomocnikami.
Zakres umocowania
Zakres uprawnień pełnomocnika z art. 210 k.s.h. jest z mocy prawa ograniczony jedynie do reprezentacji spółki w umowach między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z członkiem zarządu. Zakres reprezentacji sp. z o.o. w organizacji przez pełnomocnika powołanego na podstawie art. 161 § 2 k.s.h. nie jest ustawowo ograniczony. Uprawnione jest zatem twierdzenie, że pełnomocnik sp. z o.o. w organizacji, powołany na podstawie art. 161 § 2 k.s.h., będzie mógł reprezentować tę spółkę we wszelkich kwestiach, również w sporach i umowach z członkami zarządu.