W postępowaniach prowadzonych na podstawie ustawy – Prawo zamówień publicznych (PZP) działanie poprzez pełnomocnika jest możliwością, z której wykonawcy chętnie korzystają. Podpisywanie ofert, wnoszenie odwołań do prezesa Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) czy przystępowanie do odwołań konkurentów wymaga jednak wykazania prawidłowego umocowania do działania w imieniu wykonawcy.
PZP nie reguluje wprost kwestii udzielania pełnomocnictw, odsyłając w tym zakresie do przepisów kodeksu cywilnego (KC). KC wyróżnia zaś pełnomocnictwo ogólne (do czynności zwykłego zarządu), rodzajowe (do określonego rodzaju czynności) oraz szczególne (do dokonania konkretnej czynności). Z uwagi na pisemność postępowania o udzielenie zamówienia pełnomocnictwo w postępowaniu powinno być udzielone w formie pisemnej, podobnie jak pełnomocnictwo do wnoszenia środków ochrony prawnej w imieniu wykonawcy. Pełnomocnictwa w PZP można podzielić w zależności od etapów procedury i charakteru czynności, których dotyczą.
Zakres czynności
Zgodnie z orzecznictwem KIO pełnomocnictwo do złożenia wniosku, oferty może być pełnomocnictwem ogólnym. Składając wniosek, ofertę, w celu uniknięcia sporów z zamawiającym co do jego treści lepiej dokładnie określić zakres czynności, które może podejmować pełnomocnik. W takim pełnomocnictwie należy wskazać na możliwość reprezentowania w postępowaniu, złożenia i podpisania wniosku, oferty, poświadczania dokumentów za zgodność z oryginałem czy też udzielania wyjaśnień i przedkładania uzupełnień dokumentów w postępowaniu.
Warto również w pełnomocnictwie od razu przewidzieć możliwość wnoszenia przez pełnomocnika środków ochrony prawnej i reprezentowania w postępowaniach odwoławczych przed prezesem KIO. Brak załączenia pełnomocnictwa do złożenia oferty lub jego wadliwość nie dyskwalifikuje automatycznie oferty wykonawcy, lecz skutkuje wezwaniem ze strony zamawiającego do uzupełnienia w trybie art. 26 ust. 3 PZP.
Kto reprezentuje konsorcjum
Wspólny start w postępowaniu to szansa dla wykonawców, którzy samodzielnie nie mają na przykład odpowiedniego doświadczenia niezbędnego do pozyskania zamówienia. Konsorcjum nie posiada podmiotowości prawnej, dlatego ubiegając się wspólnie o uzyskanie zamówienia wykonawcy, muszą zgodnie z art. 23 ust. 2 PZP ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnikiem wykonawców może być jeden z tych wykonawców albo konkretny przedstawiciel jednego z tych wykonawców. Może też być to osoba trzecia, niepowiązana z żadnym z wykonawców. Czynności pełnomocnika odnoszą wówczas skutek wobec wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.