Jak rozliczyć wydatki na wynajem auta podczas pobytu w delegacji

autor: Michał Walczak

źródło: Fotorzepa

+zobacz więcej zdjęć

Redakcja poleca:

• Wynajem auta w delegacji jest kosztem
• Limit dla kosztów wynajętego auta
• Wydatki na wynajęcie auta są limitowane
• Zwrot kosztów przejazdu samochodem może być limitowany
• Przy najmie osobowego auta konieczna ewidencja przebiegu
• Czy opłaty za autostrady są kosztem podatkowym?
• W delegacji unikaj autostrad
• W delegacji lepiej pożyczyć pikapa

Pracownicy wysłani w zagraniczną podróż służbową często docierają na miejsce samolotem i dopiero tam wynajmują samochód. Czy związane z tym koszty w całości można uwzględnić w rachunku podatkowym?

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się m.in. wydatków z tytułu kosztów używania, na potrzeby działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika przez stawkę za jeden kilometr przebiegu.

W takim wypadku podatnik obowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Podobnie do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu (z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT).

Ustawowe ograniczenia

Decydujące znaczenie ma zatem rozstrzygnięcie, czy użytkowanie samochodu osobowego na podstawie umowy najmu w czasie delegacji zagranicznej pracownika będzie podlegać tym ograniczeniom, czy też można będzie zaliczyć koszt najmu pojazdów do kosztów podatkowych w pełnej wysokości (według zasad ogólnych).

Z przytoczonych przepisów wprost nie wynika, w jakich dokładnie sytuacjach stosuje się określone w nich ograniczenia. Ustawa nie definiuje przede wszystkim pojęcia „koszty używania” samochodów osobowych, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT.

Co to jest używanie

Pojęcie „używanie” zgodnie z definicją słownikową oznacza „zastosować coś jako środek, narzędzie”, „zrobić z czegoś użytek”. Należy też odróżnić używanie rzeczy od uprawnienia do korzystania z niej.

W analizowanym przypadku opłata za najem samochodu jest de facto opłatą za prawo do korzystania z niego, a nie za jego użytkowanie. Może się przecież zdarzyć, że przedsiębiorca zarezerwuje samochód, lecz z niego nie skorzysta, wówczas i tak musi zapłacić opłatę z tytułu najmu.

Podobnie wypowiedział się WSA w Warszawie w wyroku z 17 listopada 2010 (III SA/Wa 436/10). Stwierdził, że „do kosztów uzyskania przychodów należałoby zaliczyć wydatki związane z opłatami z tytułu wynajmu przez spółkę samochodu osobowego dla celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Natomiast koszty eksploatacyjne tego samochodu, takie jak wydatki na paliwo, opłaty parkingowe i autostradowe, koszty części zamiennych itp., należy zaliczyć do kategorii kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 updop (ustawy o CIT – przyp. red.) i podlegającym ograniczeniom określonym w tym przepisie”. Identyczne stanowisko sąd ten zajął także w wyroku z 5 lutego 2010 (III SA/Wa 1502/09).

Rozbieżne interpretacje

W orzecznictwie można jednak spotkać pogląd przeciwny, że nie jest możliwe zaliczenie pełnego czynszu najmu w koszty podatkowe (tak np. WSA we Wrocławiu w wyroku z 25 listopada 2010, I SA/Wr 1203/10). Takie stanowisko zajmują też organy podatkowe.

Przykładowo w interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 2 września 2010 (IBPBI/2/423-789/10/MS) czytamy: „w przypadku najmu samochodów osobowych za granicą spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania tych samochodów – pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jednak do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Ograniczenie określone w art. 16 ust. 1 pkt 51 i pkt 30 lit. a) updop dotyczy również czynszów związanych z samochodami używanymi na podstawie umowy najmu”.

Warto zwrócić uwagę, że w przeszłości organy podatkowe wydawały też korzystne dla podatników interpretacje.