U kogo uproszczona ewidencja zapasów

Odpisywanie w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu to rozwiązanie dobre w małych firmach rodzinnych. W dużych spółkach może być przyczyną wielu problemów

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych zostały określone w rozdziale 2 ustawy o rachunkowości. Według nich określa się podstawy prowadzenia ksiąg rachunkowych w każdej jednostce, czyli politykę rachunkowości.

Ustanawiając te zasady, trzeba pamiętać, że rachunkowość powinna dostarczać wiarygodnych i rzetelnych informacji, na podstawie których inwestorzy (obecni i potencjalni) mogą podejmować decyzje ekonomiczne.

Jednym z elementów, który wchodzi w skład polityki rachunkowości, jest ustalenie sposobu prowadzenia ksiąg i zakładowego planu kont. W planie tym opisane są zasady tworzenia i funkcjonowania kont ksiąg pomocniczych.

Ustawa pozwala na uproszczenia

Zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy o rachunkowości konta ksiąg pomocniczych prowadzi się między innymi dla rzeczowych składników aktywów obrotowych.

W ust. 2 tego przepisu wymienione są cztery metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych (patrz ramka).

Daje on kierownikowi jednostki prawo do podjęcia decyzji o odpisywaniu w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia.

Ustawa o rachunkowości nie wprowadza żadnych ograniczeń co do możliwości stosowania takiej uproszczonej metody ewidencji zapasów. Trzeba jednak pamiętać, że wybrana metoda powinna być dostosowana do wielkości i specyfiki działalności firmy.

Kierownik jednostki, który odpowiada za zasady rachunkowości w jednostce, decydując się na stosowanie uproszczonej metody ewidencji zapasów, powinien mieć na uwadze zasadę istotności.

Została ona wyrażona w art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem dokonując wyboru uproszczeń, na które zezwala ustawa, i dostosowując je do potrzeb jednostki, należy zapewnić wyodrębnienie wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożnej wyceny.

W praktyce oznacza to, że uproszczoną ewidencję materiałów polegającą na odpisywaniu ich wartości w koszty w dniu zakupu mogą stosować osoby prowadzące działalność gospodarczą w niewielkich rozmiarach, jeśli za stan zapasów materiałów odpowiadają właściciele lub członkowie ich rodzin.

Nie jest ona natomiast polecana dużym firmom lub jednostkom zatrudniającym pracowników, którzy przyjęli odpowiedzialność materialną za powierzone im mienie.

Przyjęcie takiego rozwiązania pozbawia firmę możliwości kontrolowania stanu zapasów znajdujących się w magazynach, ustalania ubytków naturalnych oraz rozliczania osób odpowiedzialnych za mienie firmy. Zwiększa więc ryzyko powstania strat.

Kreatywna księgowość

Wybór uproszczonej metody ewidencji zapasów wymaga ustalania stanu tych składników aktywów i ich wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

Niestety, taka metoda ustalania rzeczywiście poniesionych kosztów ma wiele wad, np. ułatwia zarządowi firmy kreowanie wyniku finansowego. Jeżeli nie będzie odpowiedniego nadzoru nad przeprowadzaną inwentaryzacją stanu zapasów i rozliczeniem rzeczywistego zużycia, to może dojść do manipulacji stanu zapasów oraz kwoty korekty kosztów, a tym samym np. do zawyżenia wyniku.

Ryzyko to jest mniejsze w jednostkach, które podlegają obowiązkowi badania sprawozdania finansowego. Tam przy inwentaryzacji musi być bowiem obecny biegły rewident. Daje to pewność, że inwentaryzacja przebiegła prawidłowo.

Rozliczenia z fiskusem

Zgodnie z ustawą o rachunkowości stan aktywów obrotowych ustala się nie rzadziej niż na dzień bilansowy.

Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 24 ust. 5 ustawy o rachunkowości  księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli m.in. pochodzące z nich informacje pozwalają w terminie sporządzić zgodne z prawem sprawozdania finansowe i inne sprawozdania, deklaracje podatkowe oraz dokonanie rozliczeń finansowych.