Dobra kontrola wewnętrzna chroni firmę przed stratami

źródło: www.sxc.hu

+zobacz więcej zdjęć

Eliminacja oszustw i wyłudzeń, zapewnienie minimalnej marży z każdej transakcji, niesprzedawanie towarów kontrahentom, którzy nie regulują zobowiązań – bez spełnienia tych warunków trudno liczyć na sukces w biznesie. Pomóc może wprowadzenie odpowiednich procedur

Jednym z kluczowych narzędzi chroniących przedsiębiorstwo przed nieracjonalnymi i nieefektywnymi decyzjami gospodarczymi są kontrole wewnętrzne. Są to procedury o charakterze mniej lub bardziej sformalizowanym, których muszą przestrzegać pracownicy.

Chodzi np. o analizę stanu zapasów przed złożeniem zamówienia u dostawcy surowców (w celu upewnienia się, czy rzeczywiście istnieje potrzeba ich zakupu). Inny przykład to nałożenie obowiązku zebrania informacji o sytuacji finansowej kontrahenta przed przyznaniem mu limitu kredytowego umożliwiającego zakupy z odroczonym terminem płatności.

Elementem procedury kontrolnej może też być wprowadzenie wymogu wysłania zapytań do kilku potencjalnych dostawców materiałów czy usług, dzięki temu firma może bowiem wybrać najkorzystniejszą ofertę (uwzględniając nie tylko cenę, ale także warunki dostawy).

Nie musi być sformalizowana

Większość kontroli wewnętrznych sprzężona jest z rachunkowością, a wyniki ich działania wpływają bezpośrednio na wielkość wyniku finansowego i strukturę majątku firmy (środki trwałe, zapasy towarów, zapasy surowców, należności handlowe, środki pieniężne, zobowiązania handlowe, zysk etc.).

Warto w tym miejscu przywołać problemy, z jakimi na przełomie 2008 i 2009 r. borykały się przedsiębiorstwa, które nie wprowadziły odpowiednich kontroli wewnętrznych w obszarze zawierania kontraktów walutowych. Poniosły one olbrzymie straty na skutek niekorzystnych zmian kursów walutowych. Istnienie właściwie zaprojektowanych procedur uchroniłoby wiele z nich przed tymi stratami lub przynajmniej je ograniczyło.

Kontrole w przedsiębiorstwie są odpowiedzią na ryzyko pojawienia się nieprawidłowości w działaniu firmy. Źródła tego ryzyka tkwią zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i w jego otoczeniu. Procedury kontrolne mogą mieć charakter sformalizowany i przybierać postać pisemnych instrukcji, ale nie zawsze tak jest. Instrukcje takie wymagają od pracowników firmy określonego działania w danych okolicznościach.

Przykładem jest okresowa analiza rotacji poszczególnych grup asortymentowych w firmie handlowej. Działanie takie umożliwia zidentyfikowanie produktów, które utraciły zainteresowanie klientów, i niezwłoczne wstrzymanie lub ograniczenie dalszych ich zakupów. Kolejnym przykładem kontroli wewnętrznej jest inwentaryzacja.

Obowiązek okresowego jej przeprowadzania wpisany został do przepisów ustaw o rachunkowości i podatku dochodowym i wiele przedsiębiorstw traktuje ją jako niewygodny wymóg formalny. Tymczasem będąc instrumentem kontrolnym, może i powinna być ona stosowana jako element procesu zarządzania. Dlatego warto przeprowadzać ją częściej, niż wymagają przepisy, np. w przypadku:

- braku odpowiedzialności materialnej pracowników,

- podejrzeń oszustw lub kradzieży,

- gdy składniki majątku przechowywane są na niestrzeżonym terenie,

- zarejestrowania w księgach rachunkowych (podatkowych) znaczących strat z likwidacji określonej grupy aktywów (towary, produkty gotowe, surowce, spisane należności handlowe oraz pozostałe).

Przegląd faktur i rozrachunków

Powszechnie znaną i stosowaną w mniejszych przedsiębiorstwach kontrolą wewnętrzną o charakterze ex post jest okresowy przegląd wszystkich faktur i dokumentów zakupu przedsiębiorstwa przez dyrektora finansowego lub członka zarządu.

Podczas takiego przeglądu może on zidentyfikować zakupy, które albo nie są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, albo nie zweryfikowano ich z warunkami złożonego zamówienia. W tym drugim wypadku pojawia się bowiem ryzyko rozbieżności w zakresie ceny, terminu płatności a nawet otrzymanego przedmiotu zakupu.

Okresowa inwentaryzacja należności i zobowiązań również jest procedurą kontrolną pozostającą w kompetencji kierujących przedsiębiorstwem.

Inwentaryzacja wszystkich rozrachunków nie jest jedynie obowiązkiem formalnym wynikającym z przepisów o rachunkowości, lecz przede wszystkim kontrolnym instrumentem zarządczym umożliwiającym wykrycie, w skrajnym przypadku, oszustw pracowników (np. nieuczciwych kasjerów). Inwentaryzacja rozrachunków jest więc jednym z krytycznych instrumentów kontroli wewnętrznej.