Masz pytanie
Na jakiej podstawie organ wydaje duplikat decyzji?
W ramach wykonywania jednej z ustaw minister wydaje zezwolenia, które są decyzjami administracyjnymi. Jeden egzemplarz zezwolenia jest podpisywany i wydawany wnioskodawcy, a drugi podpisany i z parafami zostaje w aktach. Podmiot, który otrzymał zezwolenie zwrócił się o wydanie jego duplikatu. Gdzie szukać podstawy prawnej, dającej możliwość sporządzenia urzędowo poświadczonej kopii zezwolenia?
Odpowiedzi na pytanie czytelnika należy szukać w Dziale II - Postępowanie, Rozdział 3 - Udostępnianie akt kodeksu postępowania administracyjnego.
Z przepisów tych wynika, że strona postępowania administracyjnego może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (art. 73 § 2 k.p.a.).
Przepis ten jest konsekwencją kilku zasad ogólnych postępowania administracyjnego, przede wszystkim zasady czynnego udziału strony w postępowaniu (art. 10 k.p.a.) oraz zasady dochodzenia prawdy obiektywnej (art. 7 k.p.a.).
Udostępnianie akt sprawy obejmuje prawo strony do:
- przeglądania akt,
- sporządzania z nich notatek i własnoręcznych odpisów lub
- wydawania stronie z akt sprawy duplikatów.
Strona ma prawo dostępu do akt osobiście lub przez pełnomocnika. Ale pod jednym warunkiem - musi, na żądanie organu administracji, wykazać ważny interes prawny.
Instrukcja postępowania z dokumentem
Odpisów dokonuje upoważniony przez organ pracownik administracyjny, zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
Instrukcja kancelaryjna to zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentem, który wpływa do urzędu lub jest w nim tworzony. Ma formę zarządzenia wydawanego przez dyrektora, kierownika lub ministra.
Wymóg tworzenia instrukcji wynika m.in. z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (art. 6).
Instrukcja kancelaryjna w organach i jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, musi być zatwierdzona przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Warto wiedzieć, że np. dla organów gmin i związków międzygminnych oraz dla zespolonej administracji rządowej w województwie, zostały wydane rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej (w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych i instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie). Określają one szczegółowe zasady postępowania z dokumentacją: rejestrowanie, opieczętowywanie i podpisywanie, zasady wnioskowania o wydanie odpisu decyzji administracyjnych, zasady dokonywania opłat skarbowych, wzory nagłówków pism.
Kiedy stosujemy kodeks
Ustawa, o której wspomina czytelnik, nie musi koniecznie zawierać przepisu umożliwiającego wydania duplikatu decyzji administracyjnej (zezwolenia). W ustawach szczególnych, które określają m.in., strukturę poszczególnych urzędów i kompetencje organów administracji publicznej (np. do wydawania zezwoleń), ustawodawca zawiera najczęściej zapis o treści np.: do postępowania przed prezesem urzędu (ministrem) ... stosuje się, z zastrzeżeniem ..... przepisy kodeksu postępowania administracyjnego.
Jeżeli ustawa nie zawiera takiego zapisu, to zawsze należy pamiętać, że kodeks postępowania administracyjnego normuje postępowanie przed organami administracji publicznej, w należących do właściwości tych organów sprawach indywidualnych rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnych.
Rekomenduj artykuł Oddano głosów:
