Urzędnicy mogą skorzystać z wiedzy przedsiębiorców

Bywa, że zamawiający dobrze znają cel, jaki chcą osiągnąć, ale nie wiedzą, jak to zrobić. Dobrym sposobem jest wówczas zorganizowanie negocjacji z ogłoszeniem

Tryb ten, umiejętnie zastosowany, pozwala na skorzystanie z innowacyjnych rozwiązań, które niekoniecznie są znane zamawiającemu. Przygotowując postępowanie, musi określić on przedmiot zamówienia, ale z jego szczegółowym opisem może wstrzymać się do czasu przeprowadzenia negocjacji.

W ich trakcie wykonawcy mogą podpowiedzieć rozwiązania korzystniejsze, co pozwoli doprecyzować specyfikację istotnych warunków zamówienia. To z kolei da szanse na wybór bardziej innowacyjnej oferty.

Negocjacje z ogłoszeniem są trybem konkurencyjnym, przede wszystkim dlatego że na publiczne ogłoszenie każda zainteresowana firma ma prawo złożyć wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Jest to jednak tryb szczególny, dlatego też zamawiający ma prawo go zastosować tylko wtedy, gdy spełniona zostaje jedna z przesłanek wymienionych w prawie zamówień publicznych.

Kto najlepiej spełnia wymogi

Zamawiający rozpoczynając procedurę musi opublikować ogłoszenie o zamówieniu (w zależności od wartości zamówienia albo w Biuletynie Zamówień Publicznych, albo w Dzienniku Urzędowym UE). W ogłoszeniu tym określa m.in. warunki wzięcia udziału w negocjacjach.

Ponieważ do składania ofert wstępnych zostanie zaproszona tylko wyselekcjonowana grupa przedsiębiorców, powinien określić, jak będzie oceniał spełnianie warunków.

Przykład

Zamawiający w ogłoszeniu zastrzega, że do składania ofert wstępnych zaprosi pięciu wykonawców. Jednocześnie informuje, że przy ocenie spełniania warunków będzie brał pod uwagę przede wszystkim doświadczenie w realizacji podobnych inwestycji oraz potencjał finansowy.

Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu składa dziesięciu wykonawców. Zaproszonych do składania ofert wstępnych zostanie pięć firm, które zrealizowały dotychczas największą liczbę podobnych zleceń i mają najwięcej pieniędzy na koncie bądź dysponują największą zdolnością kredytową.

Ocena warunków

Zamawiający określa liczbę wykonawców, których zaprosi do składania ofert wstępnych. Przy czym nie może być ich mniej niż trzech przy zamówieniach poniżej progów unijnych oraz nie mniej niż pięciu w przetargach powyżej tych progów.

Górnej liczby zapraszanych przedsiębiorców przepisy nie wyznaczają, zatem to od zamawiającego zależy, jaką dopuści konkurencję. Z jednej strony im będzie ona większa, tym  lepszą uzyska się szansę na  korzystną ofertę. Z drugiej  zbyt duża liczba może spowalniać procedury negocjacyjne.

Jeśli wnioski o dopuszczenie do postępowania złoży więcej przedsiębiorców, niż wynika to z ogłoszenia, to zapraszani do składania ofert wstępnych są tylko ci, którzy uzyskają najwięcej punktów podczas oceny spełniania warunków.

Uwaga! Nawet jeśli tylko jeden przedsiębiorca spełni warunki, to negocjacje mogą się odbyć. Nie ma powodów do unieważnienia postępowania.

Oferty wstępne i pomysły

Wykonawcy są powiadamiani o tym, jak zamawiający ocenił spełnianie przez nich warunków. Ci, którzy przejdą selekcję, są zapraszani do złożenia ofert wstępnych. Wraz z zaproszeniem przekazuje się im specyfikację.

W odpowiedzi przedsiębiorcy przygotowują oferty wstępne. Termin na ich złożenie wyznacza zamawiający, z tym że nie może on być krótszy niż dziesięć dni.

Uwaga! Oferta wstępna nie zawiera ceny. W pozostałym zakresie jest jednak wiążąca.

Wszyscy wykonawcy, którzy złożyli oferty wstępne niepodlegające odrzuceniu, są następnie zapraszani do negocjacji. To etap, podczas którego zamawiający ma szanse na zasięgnięcie opinii wykonawców. Dzięki nim może doprecyzować lub uzupełnić opis przedmiotu zamówienia lub warunki umowy.

Negocjacje są świetnym sposobem na to, by przedsiębiorcy mogli podpowiedzieć zamawiającemu rozwiązania, których być może nie znał, bo są innowacyjne i stosowane dopiero od niedawna.

Przykład

Zamawiający zamierza udzielić zamówienia na osuszenie i odgrzybienie budynków.

Podczas negocjacji okazuje się, że stosunkowo od niedawna dostępna jest innowacyjna, ale już sprawdzona metoda osuszania poprzez specjalne nawierty.

Dzięki negocjacjom zamawiający może uwzględnić ją w opisie przedmiotu zamówienia.