Na co zwrócić uwagę, by nie popełnić błędu w sprawozdaniu finansowym

źródło: www.sxc.hu

+zobacz więcej zdjęć

Redakcja poleca:

• Jak potwierdzić salda aktywów?

Nieprawidłowości zwykle nie wynikają z braku wiedzy. Ich przyczyną najczęściej jest to, że dział księgowości i zarząd przeznaczają za mało czasu na prace związane z zamknięciem roku i nie wymieniają się wszystkimi istotnymi informacjami

Za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, odpowiada kierownik jednostki. Zwykle jest to zarząd.

Ponadto kierownik jednostki i członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości.

O czym decyduje zarząd

Pamiętać należy, że to polityka rachunkowości jednostki zatwierdzona przez jej kierownika powinna określać sposoby postępowania przy zamknięciu roku obrotowego, czyli uszczegółowić postanowienia ustawy o rachunkowości. Niejednokrotnie wskazuje ona bowiem tylko ogólne reguły postępowania, a obowiązek przyjęcia konkretnych rozwiązań ciąży na zarządzie.

Przykładem są zasady tworzenia odpisów aktualizujących wartość zapasów czy też wartość należności. Wszystko po to, aby w sprawozdaniu finansowym przedstawić rzetelny i prawdziwy obraz sytuacji finansowej firmy.

Nawet po przyjęciu dopracowanej polityki rachunkowości zawsze pojawią się jednak obszary wymagające oceny zarządu. To na nim spoczywają ważne decyzje dotyczące szacunków, np. wysokości odpisów aktualizujących wartość posiadanych aktywów, oraz decyzje dotyczące wysokości  rezerw tworzonych przez jednostkę.

Odpisy aktualizujące należności

Obszarem wymagającym dokładnej analizy zarządu są należności. Co najmniej na każdy dzień bilansowy spółka powinna ocenić należności ujęte w księgach rachunkowych i oszacować ich ewentualną utratę wartości.

Przesłankami utraty wartości należności mogą być:

• opóźnienie w regulowaniu płatności przez kontrahentów,

• brak płynności finansowej kontrahentów lub bardziej drastyczne – ich upadłość czy likwidacja.

Zasada ostrożności wymaga ujęcia w księgach należności według wartości, która jest realna i możliwa do uzyskania. Często konieczne jest więc utworzenie odpisów aktualizujących należności.

Ustawa o rachunkowości pozostawia firmom pole manewru co do wysokości odpisów aktualizujących. Praktyką jest, że tworzy się odpisy aktualizujące na całą wartość należności przeterminowanych powyżej 360 dni i na połowę wartości należności przeterminowanych dłużej niż 180 dni (ale nie więcej niż 360).

Pamiętać należy, że taki odpis nie jest definitywnym i ostatecznym obniżeniem stanu należności. Jeśli możliwe będzie uzyskanie od kontrahenta należności w pełnej kwocie mimo wcześniejszego utworzenia odpisu aktualizującego, to trzeba rozwiązać odpis aktualizujący, aby księgi prezentowały stan należności w wysokości możliwej do uzyskania.

Bardzo ważna jest komunikacja księgowości z innymi działami firmy (windykacji, sprzedaży). Często okazuje się bowiem, że księgowość nie posiada bieżących informacji na temat kondycji finansowej kontrahentów, z którymi współpracuje, np. nie ma świadomości  o postawieniu kontrahenta, który zalega ze spłatą dużej wierzytelności, w stan upadłości. Nie wie więc, czy na należności od danego kontrahenta trzeba utworzyć odpis aktualizujący lub też zaliczyć je do kosztów, uznając, że są nieściągalne.

Zapasy

Zarząd firmy powinien, przynajmniej raz w roku na dzień bilansowy, przeanalizować stan zapasów pod kątem ich przydatności i możliwości sprzedania. Jeżeli np. przez rok nie udało się sprzedać żadnej sztuki z danej kategorii towarów, to należałoby zastanowić się, jaka jest realna wartość tych zapasów.

Odpisy aktualizujące powinny obejmować wartość zapasów, które są przestarzałe i utraciły swą przydatność. Oczywiście wiele zależy od tego, w jakiej branży działa firma. Inaczej będzie w branży spożywczej, inaczej w przypadku producenta mebli, a jeszcze inaczej w przypadku firmy produkującej nowoczesne urządzenia elektroniczne.

Często 100-proc. odpisem aktualizującym obejmuje się wartość zapasów zalegających w magazynie dłużej niż 360 dni. Nie jest to jednak uniwersalna wskazówka, którą można stosować w każdej firmie. Odpisy mają bowiem zapewnić rzetelność sprawozdania finansowego i podanie realnej wartości zapasów, dlatego to polityka rachunkowości dostosowana do specyfiki działalności danej firmy powinna określać metody tworzenia odpisów aktualizujących.