PIT pracownika i zleceniobiorcy
Jak rozliczyć podróż służbową prywatnym samochodem
Pracownik, który własnym autem jedzie w delegację i oprócz kwot z ewidencji przebiegu pojazdu otrzyma zwrot opłat za autostrady, nie zapłaci podatku. Kosztem pracodawcy będzie jednak tylko kilometrówka
• Pracownicy spółki z o.o. odbywają podróże służbowe własnymi samochodami. Czy zwrot poniesionych wydatków za przejazdy autostradami i opłat parkingowych jest dla nich przychodem, od którego należy naliczyć zaliczki na PIT oraz składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne? Czy zwrot ten jest kosztem podatkowym pracodawcy? – pyta czytelnik
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.
Przepis ten wskazuje, że chodzi m.in. o wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika i wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Nie wszystkie te świadczenia są obciążone podatkiem. Niektóre z nich są zwolnione na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o PIT. Pkt 16 lit. a tego przepisu wskazuje, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach, wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Firma musi zwrócić wydatki
Zgodnie z art. 775 § 1 kodeksu pracy podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.
Zgodnie z kolei z § 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.) pracownikowi z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę przysługują diety oraz zwrot kosztów:
Pracownikowi przysługuje nie tylko kwota wynikająca z tzw. kilometrówki, ale również zwrot innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę
• przejazdów,
• noclegów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Niezbędne dokumenty
Z § 8a ust. 3 rozporządzenia wynika, że rozliczenie kosztów podróży pracownika następuje na podstawie dokumentów (rachunków) potwierdzających poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet i wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia za przejazd w trakcie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w kwocie wynikającej z iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 o transporcie drogowym (tekst jedn. DzU z 2007 nr 125, poz. 874 ze zm.).
Przeczytaj więcej o: opodatkowanie podróży służbowej, opodatkowanie zwrotu opłat za autostrady i parking, podatkowe rozliczenie podróży służbowej
Rekomenduj artykuł Oddano głosów:
