Użyczenie pracownika: oddelegowanie czy usługa?

- Spółka użyczyła spółce siostrze na okres roku pracownika, który odpowiada za działania marketingowe. Wykonując swoje obowiązki, podlega nadzorowi ze strony tej spółki siostry. Rozliczenia z tego tytułu następują w okresach miesięcznych na podstawie wystawionych faktur. Jak należy potraktować takie użyczenie – jako świadczenie usług czy oddelegowanie pracownika? Czy ewentualne delegacje pracownika powinny być rozliczone w spółce siostrze i czy te wydatki będzie ona mogła zaliczyć do swoich kosztów?

Moim zdaniem rozwiązaniem optymalnym podatkowo będzie potraktowanie tego jako świadczenia usług na rzecz spółki siostry. Koszty funkcjonowania pracownika może wykazać tylko ta spółka, w której jest on zatrudniony. Powinny one stanowić element bazy kosztowej dla kalkulacji wynagrodzenia płaconego przez spółkę siostrę.

Należy zwrócić uwagę, że pracownik w sposób formalny, tj. poprzez zmianę warunków pracy i płacy, nie został przeniesiony do pracy w innym miejscu pracy, niż wskazane w umowie o pracę. W związku z tym nie będziemy tu mieć do czynienia z faktycznym oddelegowaniem. Polskie przepisy prawa pracy nie definiują, co należy rozumieć przez oddelegowanie.

Trudno więc wprost określić, kiedy mamy do czynienia z delegacją służbową, (wtedy przysługują diety i inne należności za czas podróży, korzystające ze zwolnienia w PIT, będące kosztami pracodawcy), a kiedy z oddelegowaniem. Można się jedynie posiłkować wykładnią językową, zgodnie z którą oddelegowanie rozumiane jest jako skierowanie kogoś do wykonania jakiegoś zadania służbowego, zwykle poza stałym miejscem pracy (tak internetowy słownik Języka Polskiego PWN).

Artykuł 42 § 4 kodeksu pracy wskazuje jednak, że pracodawca może powierzyć wykonywanie pracownikowi pracy innej niż określona w umowie o pracę jedynie na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym.

Należy więc uznać, że mamy tu do czynienia ze świadczeniem usług na rzecz spółki siostry. Spółka wykaże przychód z tytułu świadczenia usług, a spółka siostra koszt podatkowy. Ta ostatnia każdorazowo zobowiązana będzie do udowodnienia rzeczywistego wykonania usługi. Ponieważ są to usługi niematerialne, organy podatkowe mogą się nimi szczególnie interesować w razie ewentualnej kontroli podatkowej.

Koszty zatrudnienia „użyczonego” pracownika będą kosztami podatkowymi jako ponoszone w celu osiągnięcia przychodów (z tytułu świadczenia usług na rzecz spółki siostry). Żaden przepis nie wyłącza bowiem możliwości zaliczenia tego typu wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Takie rozwiązanie będzie również optymalne pod względem rozliczeń ewentualnych podróży służbowych pracownika. Skoro nie będziemy mieć do czynienia z oddelegowaniem, ewentualne diety i należności wypłacane pracownikowi tytułem zwrotu kosztów odbywania podróży służbowych będą korzystać ze zwolnienia z PIT, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednocześnie pracownik nie będzie mógł rozliczać delegacji z polecenia spółki siostry, ponieważ nie łączy go z nią żaden stosunek prawny. Pracownik związany jest stosunkiem pracy ze spółką. Fakt sprawowania nadzoru nad pracownikiem przez spółkę siostrę pozostaje tu bez znaczenia. Tym bardziej nie będzie możliwe zaliczenie tych wydatków do kosztów podatkowych spółki siostry.

— Hanna Kozłowska doktor nauk ekonomicznych, biegły rewident i doradca podatkowy w KDA Grupa Sarnowski i Wiśniewski w Poznaniu