Koszty w firmie
Urządzenia sprawniejsze niż ludzka ręka
Zarządzanie korespondencją polega na optymalizacji kosztów przesyłek, jej sprawnym przygotowaniu i maksymalnym zautomatyzowaniu jej tworzenia
To nic innego jak dobieranie zawartości kopert w taki sposób, aby koszty przesyłek były możliwie najniższe. Proces ten możemy prowadzić zarówno na wejściu (np. liczenie, otwieranie przesyłek), jak i na wyjściu (poprzez m.in. kopertowanie, adresowanie, frankowanie) z firmy.
Efektywne zarządzanie korespondencją należy wdrożyć jak najszybciej po uruchomieniu firmy. Gdy zarządzający próbują zrobić to w działającej już firmie, często pojawia się opór pracowników. Wielu z nich w mechanizacji procesu widzi niebezpieczeństwo utraty pracy. Oczywiście są to obawy bezpodstawne, bo urządzenia ułatwiające zarządzanie korespondencją również wymagają obsługi.
Przygotowanie i automatyzacja w procesie zarządzania korespondencją to używanie właściwych narzędzi softwarowych do tworzenia wyglądu dokumentu (korespondencji), maszynowe kopertowanie, adresowanie i frankowanie (nanoszenie znaków opłaty pocztowej) wydrukowanej korespondencji. Zastąpienie pracy manualnej właściwymi urządzeniami daje duże oszczędności czasu, a także najwyższą możliwą powtarzalność i poprawność kopertowanej korespondencji.
Nie ma jednak mowy o zarządzaniu korespondencją bez stosowania właściwych urządzeń. Można sobie wyobrazić wykonywanie wszystkiego ręcznie, ale w takim wypadku nie ma mowy o profesjonalnym wyglądzie ani o powtarzalnej wysokiej jakości korespondencji.
Otwieraczki, adresarki, frankownice i kopertownice Pitney Bowes sprawdzają się lepiej niż praca ręczna. Nikt nie jest w stanie poprawnie i powtarzalnie składać arkuszy papieru. Kopertownica czy składarka zrobi to w identyczny sposób niezależnie od tego, czy to będzie pierwszy czy milionowy list. Adresarka zaadresuje każdy list identycznie, czytelnie i bardzo szybko. Amerykańskie badania pokazują, że najwolniejsza kopertownica jest około 17 razy szybsza od pracy ręcznej człowieka.
Stosowanie urządzeń do obsługi korespondencji nie tylko wpływa na redukcję kosztów w firmie, ale również na szybkość, powtarzalność i poprawność kompletowania przesyłek. Praktyka pokazuje, że dla wielu użytkowników ważniejsze są pozafinansowe korzyści stosowania urządzeń. Szybkość, elastyczność, powtarzalność, poprawność i profesjonalny wygląd klienci przekładają ponad oszczędności finansowe.
Janusz Siemaszko, product manager Arcus SA
Rekomenduj artykuł Oddano głosów:
