Obsłużą korespondencję na najwyższym poziomie

Dziś ręczne pakowanie i adresowanie kopert czy naklejanie na nich znaczków to już przeszłość

Innowacyjne i nowoczesne technologie umożliwiają pełne zautomatyzowanie niemal wszystkich czynności związanych z obsługą przesyłek.

Czy korespondencję musimy składać i pakować ręcznie? Czy zakup znaczków oraz ich naklejanie na koperty musi być zmorą pracowników sekretariatów, działów recepcji oraz osób zarządzających administracją biur? Odpowiedź brzmi: nie.

Na rynku dostępne są urządzenia, które pozwalają na wyeliminowanie pracy ręcznej i znacznie szybsze wykonywanie czynności związanych z obsługą przesyłek. To m.in. automatyczne składarki do listów (w cichy i precyzyjny sposób składają korespondencję do formy gotowej do umieszczenia w kopercie), kopertownice (nie tylko składają listy w formie gotowej do włożenia do koperty, ale także umieszczają złożone arkusze w kopertach), adresarki (umożliwiają czyste i estetyczne adresowanie korespondencji oraz pozwalają na umieszczanie na kopertach kolorowych znaków, informacji lub logo firmy), a także frankownice (naklejają znaczki automatycznie) oraz elektroniczne wagi pocztowe.

W niewielkich firmach przychodzącą korespondencję otwiera się ręcznie. Inaczej jest w przypadku, gdy każdego dnia trzeba otworzyć kilkadziesiąt czy kilkaset listów. Praca ręczna może być problemem. A na samym otwarciu listu nie kończy się zazwyczaj jego obsługa – trzeba tę korespondencję zarejestrować i podzielić.

Specjaliści obliczyli, że otwarcie jednego listu ręcznie zajmuje pół minuty. Przy 100 listach dziennie takie zajęcie zajmuje godzinę! W takich sytuacjach z pomocą mogą przyjść urządzenia firmy Pitney Bowes. Arcus SA jest polskim dystrybutorem tego światowego lidera rozwiązań do obsługi korespondencji.

W ofercie są trzy modele otwieraczek: najmniejszy model (DL 50) jest w stanie otworzyć do 1,2 tys. kopert w ciągu godziny, a model największy (DL 200) nawet do 15 tys. Dodatkowo ostatni model ma funkcję liczenia przesyłek. Otwierane mogą być przesyłki o grubości do 10 milimetrów.

Kolejnym problemem związanym z obsługą korespondencji jest składanie dokumentów. Często w bardzo krótkim czasie trzeba zebrać oferty, cenniki, informacje czy ulotki wydrukowane w formacie A4. Złożenie kartki A4 na pół zazwyczaj nie nastręcza kłopotów. Ale już złożenie na mniejsze części jest większym wyzwaniem. Jeśli do złożenia są setki czy tysiące kartek, można się zastanowić, czy każdy kolejny arkusz będzie tak samo starannie złożony? Nie zawsze. Pomocne mogą być w tym przypadku urządzenia Pitney Bowes, które umożliwią wykonanie operacji w krótkim czasie, niezależnie od ilości składanych kartek w takim sam, poprawny sposób.

Firmy, które wysyłają korespondencję do swoich klientów – faktury, zestawienia, pisma czy korespondencję marketingową, wykorzystują kopertownice. Najpopularniejszym i najchętniej wybieranym urządzeniem do automatycznego kopertowania jest model Pitney Bowes DI 380 z oferty ARCUS SA. Umożliwia pakowanie do 3 tys. listów w ciągu godziny. Kopertownica pozwala na wysyłkę faktur, wyciągów, zestawień, decyzji, wezwań, a także korespondencji reklamowej.