Odpowiedź Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z 16 września 2009 r. na pytanie "RZ" dotyczące obowiązku odbycia służby przygotowawczej przez księgowego zatrudnionego w jednostce samorządowej na zastępstwo

Ustosunkowując się do problematyki poruszonej w przedmiotowym zapytaniu, na wstępie należy podnieść, iż poniższe wyjaśnienia dotyczą przede wszystkim obowiązujących w danym zakresie rozwiązań prawnych, gdyż Departament Administracji Publicznej MSWiA nie posiada kompetencji do rozstrzygania kwestii wynikających z indywidualnych stosunków pracy pracowników samorządowych. Ewentualne wiążące rozstrzygnięcie podniesionej wątpliwości, której istota de facto dotyczy kształtowania stosunków pracy pracowników samorządowych, może być dokonane w odniesieniu do poszczególnych, indywidualnych spraw jedynie przez sądy pracy.

I tak, w pierwszej kolejności należy zauważyć, że służba przygotowawcza została wprowadzona na gruncie art. 19 - obowiązującej od dnia 1 stycznia 2009 r. - ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458).

Ma ona na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych i odnosi się do osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym (vide art. 19 ust. 3 w zw. z art. 16 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych).

Zgodnie z art. 16 ust. 3 ww. ustawy, przez osobę podejmującą po raz pierwszy pracę, o której mowa w ww. art. 16 ust. 2, rozumie się osobę, która nie była wcześniej zatrudniona w jednostkach, o których mowa w art. 2 tejże, na czas nieokreślony albo na czas określony, dłuższy niż 6 miesięcy, i nie odbyła służby przygotowawczej zakończonej zdaniem egzaminu z wynikiem pozytywnym.

Nie sposób w tym miejscu pominąć, że podjęcie decyzji w sprawie skierowania do służby przygotowawczej i jej zakresu ustawodawca pozostawia w gestii kierownika jednostki, w której pracownik jest zatrudniony. Przy czym, kierownik jednostki może także zwolnić z obowiązku odbywania służby przygotowawczej pracownika, którego wiedza lub umiejętności umożliwiają należyte wykonywanie obowiązków służbowych - na umotywowany wniosek osoby kierującej komórką organizacyjną, w której pracownik jest zatrudniony (vide art. 19 ust. 2 w związku z art. 19 ust. 5 danej ustawy).

W świetle powyższego, kierując się zasadami wykładni językowej i celowościowej można stwierdzić, że obowiązek odbycia służby przygotowawczej odnosi się tylko do osób podejmujących pracę po raz pierwszy na stanowisku urzędniczym bądź kierowniczym stanowisku urzędniczym. Stosownie do postanowień art. 19 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych, służbę przygotowawczą organizuje się dla pracownika, o którym mowa powyżej - w czasie trwania zawartej z nim umowy o pracę na czas określony (nie dłuższy niż 6 miesięcy, czyli de facto pierwszej umowy o pracę - vide art. 16 ust. 2 tej ustawy).

Za takim kierunkiem interpretacji przemawia również brzmienie, przytoczonego w części pierwszej wyjaśnień, przepisu art. 16 ust. 3 analizowanej ustawy, ustanawiającego definicję „osoby podejmującej po raz pierwszy pracę”.

Mając na uwadze istotę pytania wypada także wskazać na art. 16 ust. 1 zdanie 2 ustawy o pracownikach samorządowych wskazujący, że jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności. Zatrudnienie osoby na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika samorządowego nie wymaga przeprowadzenia naboru (vide art. 12 ust. 2 danej ustawy). Tym samym, jakkolwiek umowa o pracę na czas zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy jest szczególnym rodzajem umowy o pracę zawieranej na czas określony [vide art. 25 § 1 zdanie 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)], która rozwiązuje się - co do zasady - z dniem powrotu zastępowanego pracownika do pracy, to jednak w przypadku zatrudnienia w administracji samorządowej osoby „na zastępstwo głównego księgowego”, dyspozycja wskazująca na konieczność odbycia służby przygotowawczej zakończonej zdaniem egzaminu z wynikiem pozytywnym wydaje się - względem tej osoby - nie mieć zastosowania. Celem tej umowy jest bowiem zapewnienie wyłącznie okresowego zastępstwa pracownika samorządowego w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (zatem trudno przyznać danemu stanowisku status „wolnego”).