Na jakiej podstawie organ wydaje duplikat decyzji?

autor: Jerzy Dudek

źródło: Fotorzepa

+zobacz więcej

W ramach wykonywania jednej z ustaw minister wydaje zezwolenia, które są decyzjami administracyjnymi. Jeden egzemplarz zezwolenia jest podpisywany i wydawany wnioskodawcy, a drugi podpisany i z parafami zostaje w aktach. Podmiot, który otrzymał zezwolenie zwrócił się o wydanie jego duplikatu. Gdzie szukać podstawy prawnej, dającej możliwość sporządzenia urzędowo poświadczonej kopii zezwolenia?

Odpowiedzi na pytanie czytelnika należy szukać w Dziale II - Postępowanie, Rozdział 3 - Udostępnianie akt kodeksu postępowania administracyjnego.

Z przepisów tych wynika, że strona postępowania administracyjnego może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (art. 73 § 2 k.p.a.).

Przepis ten jest konsekwencją kilku zasad ogólnych postępowania administracyjnego, przede wszystkim zasady czynnego udziału strony w postępowaniu (art. 10 k.p.a.) oraz zasady dochodzenia prawdy obiektywnej (art. 7 k.p.a.).

Udostępnianie akt sprawy obejmuje prawo strony do:

- przeglądania akt,

- sporządzania z nich notatek i własnoręcznych odpisów lub

- wydawania stronie z akt sprawy duplikatów.

Strona ma prawo dostępu do akt osobiście lub przez pełnomocnika. Ale pod jednym warunkiem - musi, na żądanie organu administracji, wykazać ważny interes prawny.

Instrukcja postępowania z dokumentem

Odpisów dokonuje upoważniony przez organ pracownik administracyjny, zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

Instrukcja kancelaryjna to zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentem, który wpływa do urzędu lub jest w nim tworzony. Ma formę zarządzenia wydawanego przez dyrektora, kierownika lub ministra.

Wymóg tworzenia instrukcji wynika m.in. z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (art. 6).

Instrukcja kancelaryjna w organach i jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, musi być zatwierdzona przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Warto wiedzieć, że np. dla organów gmin i związków międzygminnych oraz dla zespolonej administracji rządowej w województwie, zostały wydane rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej (w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych i instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie). Określają one szczegółowe zasady postępowania z dokumentacją: rejestrowanie, opieczętowywanie i podpisywanie, zasady wnioskowania o wydanie odpisu decyzji administracyjnych, zasady dokonywania opłat skarbowych, wzory nagłówków pism.

Kiedy stosujemy kodeks

Ustawa, o której wspomina czytelnik, nie musi koniecznie zawierać przepisu umożliwiającego wydania duplikatu decyzji administracyjnej (zezwolenia). W ustawach szczególnych, które określają m.in., strukturę poszczególnych urzędów i kompetencje organów administracji publicznej (np. do wydawania zezwoleń), ustawodawca zawiera najczęściej zapis o treści np.: do postępowania przed prezesem urzędu (ministrem) ... stosuje się, z zastrzeżeniem ..... przepisy kodeksu postępowania administracyjnego.

Jeżeli ustawa nie zawiera takiego zapisu, to zawsze należy pamiętać, że kodeks postępowania administracyjnego normuje postępowanie przed organami administracji publicznej, w należących do właściwości tych organów sprawach indywidualnych rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnych.

Jeżeli więc ustawa nie określa szczególnej procedury postępowania w określonej sytuacji, to organ powinien zastosować zasady kodeksowe. Należy się przy tym upewnić, czy sam kodeks nie wyklucza jego stosowania (właściwość rzeczowa).

Czytaj więcej w serwisach

- rp.pl » Prawo dla Ciebie » W urzędzie » Postępowanie administracyjne » Decyzje

- rp.pl » Dobra Firma » Zakładanie firmy » Zezwolenia, licencje, koncesje i certyfikaty

- rp.pl » Samorząd » Ustrój i kompetencje » Uchwały, decyzje, zezwolenia