Z pracownikiem używającym w pracy prywatnego auta trzeba się rozliczyć

źródło: www.sxc.hu

+zobacz więcej zdjęć

Redakcja poleca:

• Lepiej wynająć auto niż dostać zwrot wydatków
• Zwrot wydatków dla handlowca wolny od PIT
• Kilometrówki zamrożone, a bezyna w górę
• W delegacji szef pokrywa wszystkie opłaty
• Ostrożnie z prywatnymi jazdami firmowym pojazdem
• Kilometrówki opłacalne dla pracowników i firm
• W delegacji służbowej lepiej unikać płatnych autostrad
• Dojazd do pracy służbowym autem bez podatku
• Kilometrówki zostają bez zmian
• Potrzebny prosty podatek od jazdy firmowym autem
• Firma zwraca koszty za samochód pracownika eksploatowany w firmie

Jakie wydatki związane z korzystaniem z samochodu szef będzie musiał zwrócić, zależy m.in. od tego, czyją jest ono własnością: pracodawcy czy pracownika. Nie bez znaczenia jest również to, jaka jest podstawa korzystania z niego

Pracodawca, który nie dysponuje samochodem firmowym i nie może takiego udostępnić pracownikowi do przejazdów służbowych, może skorzystać z innej możliwości. Umówić się z podwładnym, że to jego samochód będzie środkiem lokomocji. Jednak pracownikowi, który używa prywatnego auta na potrzeby zakładu pracy, przysługuje zwrot kosztów z tym związanych. Nie można bowiem przerzucać na niego kosztów, jakie ponosi z własnej kieszeni, wykonując pracę na rzecz pracodawcy.

W jazdach lokalnych ryczałt...

Jeśli pracownik ma jeździć po lokalnym terenie - patrz ramka, to w sam raz jest ryczałt pieniężny. Nie trzeba rejestrować kursów w ewidencji przebiegu pojazdu, bo kwota zwrotu jest zryczałtowana.

Ryczałt wypłacany jest na zasadach określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz nr 27, poz. 271 ze zm.) - patrz ramka.

Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu w celach służbowych do jazd lokalnych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między zainteresowanymi stronami. W umowie muszą się znaleźć m.in. takie elementy, jak: rodzaj pojazdu i jego dane, obszar wyjazdów (np. dana gmina lub miasto), przyznany limit kilometrów, stawka za 1 km przebiegu. Samochód nie musi być  własnością pracownika. Może być autem wynajętym czy użyczonym. Istotne jest, aby nie był własnością pracodawcy. Wysokość ryczałtu zależy od dwóch elementów: stawki za 1 km przebiegu uzależnionej od pojemności skokowej silnika samochodu osobowego i określonej w ministerialnym rozporządzeniu oraz miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne. Ryczałt jest iloczynem obu pozycji.

Wypłata ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Zwrot kosztów używania auta następuje na podstawie umowy zainteresowanych stron

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie wyjeżdżał służbowo (np. samochód był w naprawie). Zmniejszenie o 1/22 jest stałe, bez względu na liczbę dni roboczych przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Ryczałt jest wypłacany w ostatnim dniu roboczym miesiąca bądź na początku miesiąca kolejnego. Dlatego że pracodawca musi najpierw ustalić, czy za dany miesiąc pracownikowi przysługuje ryczałt cały czy  odpowiednio zmniejszony.

Pracownik, który w danym miesiącu nie wyjeżdżał w interesach firmy swoim samochodem, nie otrzyma ryczałtu lub otrzyma go w niższej wysokości, jeśli korzystał z niego przez część miesiąca. Na wysokość ryczałtu za dany miesiąc wpływa nie tylko liczba dni nieobecności w pracy, ale również liczba dni roboczych w tym miesiącu. Gdyby np. w miesiącu były 23 dni robocze a pracownik miał nieobecność trwającą 22 dni i tylko w jednym dniu roboczym jeździł autem służbowo, nie dostałby za ten dzień ryczałtu.

Przykład:

Pan Karol, zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, w dniach 25 – 29 lipca korzystał w celach służbowych ze swojego prywatnego samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3. Ma przyznany miesięczny limit 500 km.

Od 1 do 17 lipca przebywał na urlopie wypoczynkowym (11 dni roboczych), a potem chorował i był na zwolnieniu lekarskim do 24 lipca (5 dni roboczych).

Kwotę przysługującego za lipiec ryczałtu wyliczamy następująco:

0,8358 zł stawki za km x 500 km = 417,90 zł

417,90 zł x 1/22 x 16 dni = 303,93 zł

417,90 zł – 303,93 zł = 113,97 zł

Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy nie mogą mieć obniżonego ryczałtu za dni, które mają wolne w tygodniu zgodnie z rozkładem czasu pracy. Nie traktuje się tych dni jako dni nieobecności w pracy.