Krajowa Izba Odwoławcza (KIO) w wyroku z 27 lutego 2018 r. (KIO 258/18 i KIO 263/18) zajmowała się m.in. zagadnieniem związanym z aktualnością dokumentów składanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego udzielanego w reżimie zamówień obronnych. W omawianej sprawie, wykonawca, na wezwanie z art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej pzp), przedłożył dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia, tj. dokumenty wskazane w rozporządzeniu, zawierające datę późniejszą niż data składania ofert w rozpoznawanym postępowaniu. W ocenie KIO, dokumenty zawierające datę późniejszą niż data składania ofert w rozpoznawanym postępowaniu są dokumentami nieprawidłowymi.
Odmienna specyfika zamówień obronnych
Izba nie zgodziła się z poglądem odwołującego, który podnosił, że prawidłowa wykładania art. 131e ust. 2 pzp powinna prowadzić do konkluzji, że w zamówieniach obronnych, w przypadku żądania uzupełnienia dokumentacji przez wykonawcę nie sposób oczekiwać od niego, że złoży on dokumenty urzędowe (np. zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego), które będą dokumentowały stan sprzed dnia złożenia oferty, a więc również sprzed sporządzenia i przekazania wykonawcy wezwania do uzupełnienia braków. W ocenie odwołującego oznacza to jedno – w takiej sytuacji dokumenty powinny być aktualne na dzień wykonania wezwania do uzupełnienia.
Odwołujący prezentował pogląd, że art. 26 ust. 3 pzp nie podlega jakiejkolwiek modyfikacji w postępowaniach z dziedziny obronności, ponieważ brak jest przepisów szczególnych, które takiej modyfikacji by dokonywały. Zatem – w ocenie odwołującego – należy uznać, że aktualność dokumentów uzupełnianych na postawie art. 26 ust. 3 pzp zarówno w postępowaniach klasycznych jak i obronnych, podlega tym samym zasadom, a co za tym idzie, w obu rodzajach postępowań powinny być składane dokumenty aktualne na dzień uzupełnienia.
Izba nie zgodziła się z powyższym i w wyroku stanęła na stanowisku, że zarówno przepisy pzp jak i rozporządzenia w sprawie dokumentów prowadzą do wniosku, iż w przypadku zamówień obronnych dokumenty składane przez wykonawców (w celu wykazania braku postaw do wykluczenia) muszą potwierdzać stan nie późniejszy niż na dzień składnia ofert lub wniosków, co wynika wprost z treści art. 131e ust. 2 pzp. Izba w tym zakresie przytoczyła wyrok KIO z 31 stycznia br. (KIO 109/18) odnoszący się do kwestii uzupełniania dokumentów w zamówieniach obronnych wskazując iż: „W przypadku zamówień obronnych obowiązujący obecnie stan prawny odpowiada zasadom, jakie obowiązywały w odniesieniu do wszystkich zamówień przed nowelizacją z 2016 r. Pod rządami tamtych przepisów w orzecznictwie Izby ugruntowane było stanowisko, że składane dokumenty mogą być wystawione z datą późniejszą, muszą jednak potwierdzać stan istniejący na dzień składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. W przypadku polskiego zaświadczenia o niekaralności (informacji z Krajowego Rejestru Karnego) data ta nie mogła być jednak późniejsza, z uwagi na fakt, że zaświadczenie to zawsze potwierdza stan na dzień jego wystawienia, nie obejmuje natomiast zdarzeń historycznych, takich jak zatarcie skazania (...). W związku z tym, że zmiana procedury w zakresie dokumentowania braku podstaw do wykluczenia nie odnosi się do zamówień obronnych, w przypadku tych zamówień również po nowelizacji dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia muszą potwierdzać stan na dzień składania ofert lub wniosków".
Odformalizowanie postępowania?
W ocenie odwołującego nieprawidłowe jest przyjęcie założenia, że wezwany do uzupełnienia dokumentów wykonawca winien przedłożyć dokumenty wystawione z datą przed terminem składania ofert/wniosków, a więc również wystawione przed terminem otrzymania wezwania do uzupełnienia. Zdaniem odwołującego tak formalistyczne podejście jest nieprawidłowe szczególnie w zakresie dokumentów urzędowych, które potwierdzają stan prawny na dzień ich wystawienia. Odwołujący wskazał, że przedmiotowych przepisów nie powinno się interpretować w oderwaniu od całokształtu ustawy, która w obecnym kształcie ma prowadzić do odejścia od skomplikowania procedury oraz nadmiernego formalizmu zamawiających.
