Wydawanie zaświadczeń przez organ administracji

Problem

Właściciel budynku stanowiącego zabytek zwrócił się do wojewódzkiego konserwatora zabytków o wydanie zaświadczenia potwierdzającego utrzymanie tego budynku zgodnie z przepisami o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami. Nie otrzymał jednak takiego zaświadczenia. Organ wyjaśnił, że nie posiada informacji pozwalających na ustalenie jak dany obiekt jest utrzymywany przez wnioskodawcę. Czy wojewódzki konserwator zabytków, zamiast odmówić wydania zaświadczenia, miał obowiązek ustalić stan budynku w postępowaniu wyjaśniającym?

Co mówią przepisy:

Zgodnie z art. 217 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) organ administracji wydaje zaświadczenie na żądanie osoby, która się o nie ubiega. Zaświadczenie wydaje się, jeżeli:

- urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa bądź

- dana osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.

Zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni.

W sytuacji, gdy dana osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego, organ ma obowiązek wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Przed wydaniem zaświadczenia, organ może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające (art. 218 k.p.a.). Odmowa wydania zaświadczenia (bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie) następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie (art. 219 k.p.a.).

Ekspert radzi

Anna Puszkarska, radca prawny

W orzecznictwie podkreśla się, że zaświadczenie wydawane przez organ stanowi oświadczenie wiedzy tego organu, wynikające z danych, które znajdują się w jego posiadaniu. Postępowanie w przedmiocie wydawania zaświadczeń ma uproszczony charakter. Na wydanie zaświadczenia organ ma tylko 7 dni. Przeprowadzanie przez organ czynności dowodowych potrzebnych do oceny stanu budynku byłoby zatem sprzeczne z charakterem instytucji zaświadczenia (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 7 lutego 2017 r., sygn. II OSK 1270/15, LEX nr 2267879).

Na podstawie informacji z rejestrów

W orzecznictwie zwraca się uwagę, że wydanie zaświadczenia na podstawie art. 217 § 2 pkt 2 k.p.a. polega na przeniesieniu danych ze znajdujących się w posiadaniu organu rejestrów, ewidencji i innych zbiorów do treści zaświadczenia. Wydanie zaświadczenia jest niedopuszczalne, jeśli problematyka, której dotyczy żądanie strony, jest sporna. Przedmiot postępowania o wydanie zaświadczenia nie obejmuje kompetencji do orzekania przez organ w sprawie administracyjnej. Organ wydający zaświadczenie nie ustala praw lub obowiązków podmiotów prawa, a tylko poświadcza fakty lub stany prawne wynikające z dokumentów będących w jego dyspozycji (por. np. wyrok WSA w Krakowie z 30 maja 2017 r., sygn. II SA/Kr 479/17, LEX nr 2328749).

Różnica pomiędzy zaświadczeniem a decyzją deklaratoryjną polega na tym, że w przypadku decyzji wiążące ustalenie czy podciągnięcie stanu faktycznego pod normy prawne ma miejsce, gdy wymaga tego konkretny przepis prawa. Na ogół następuje to wówczas, gdy okoliczności związane z powstaniem skutków prawnych są niejasne, ich istnienie może budzić wątpliwości lub wokół ich powstania istnieje spór. Natomiast zaświadczenie wydaje się w sytuacji, gdy powstanie skutków prawnych jest oczywiste i organ nie musi o niczym rozstrzygać (wyrok WSA Kielcach z 9 maja 2017 r., sygn. II SA/Ke 202/17, LEX nr 2302155).

Treścią zaświadczenia może być tylko pozytywne załatwienie wniosku osoby ubiegającej się o potwierdzenie faktu lub stanu prawnego. Jeżeli dowody posiadane przez organ nie pozwalają na uwzględnienie wniosku, organ może wydać tylko orzeczenie odmawiające wydania zaświadczenia (wyrok WSA w Gdańsku z 21 października 2015 r., sygn. II SA/Gd 292/15, LEX nr 1948798).

Postępowanie wyjaśniające

Podkreśla się, że postępowanie wyjaśniające, o którym mowa w art. 218 § 2 k.p.a., ma tylko pomocniczy charakter. Przedmiotem tego postępowania są okoliczności wynikające z istniejących ewidencji, rejestrów i innych danych bądź wyjaśnienie, czy posiadane dane odnoszą się do osoby wnioskodawcy, faktów i stanu prawnego, którego poświadczenia domaga się zainteresowany, a także ustalenia, jakiego rodzaju ewidencja lub rejestry mogą zawierać żądane dane i ustalenia ich ewentualnych dysponentów (por. np. wyrok NSA z 15 stycznia 2014 r., sygn. I OSK 1518/12, LEX nr 1452122).

Żądanie wydania zaświadczenia nie może prowadzić do konieczności zebrania przez organ nowych informacji. Rozpatrzenie wniosku o wydanie zaświadczenia może jednak wiązać się z potrzebą aktualizacji lub przetworzenia posiadanych informacji, czyli przeprowadzenia w koniecznym zakresie postępowania wyjaśniającego. Organ rozpatrujący żądanie strony uwzględnia posiadane dane z ewidencji, rejestrów, zbiorów dokumentów lub zbiorów danych utrwalonych innymi technikami. Dopiero w sytuacji, gdy dowody posiadane przez organ nie pozwalają na uwzględnienie wniosku, można wydać postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia. Niedopuszczalne jest jednak kreowanie nowych dokumentów na potrzeby wydania danego zaświadczenia (wyrok WSA w Krakowie z 17 maja 2017 r., sygn. III SA/Kr 396/17, LEX nr 2303129).

Wynikająca z art. 218 § 2 k.p.a. możliwość przeprowadzenia przed wydaniem zaświadczenia postępowania wyjaśniającego w koniecznym zakresie nie może być rozumiana jako tworzenie na etapie postępowania o wydanie zaświadczenia podstawy do wystawienia zaświadczenia. Niedopuszczalne jest kompletowanie w tym postępowaniu materiału dowodowego mającego służyć wydaniu zaświadczenia określonej treści, gdyż treść zaświadczenia ma się opierać na już posiadanych przez organ ewidencjach, rejestrach czy zbiorach danych (wyrok WSA w Gliwicach z 14 czerwca 2016 r., sygn. III SA/Gl 125/16, LEX nr 2098612).

Przyczyny braku danych

Jak zwrócono uwagę w wyroku NSA z 6 lipca 2017 r. (sygn. I OSK 2593/15, LEX nr 2338419) zaświadczenie dotyczy danych organu znajdujących się w jego ewidencjach, rejestrach czy innego rodzaju zbiorach, a nie danych, które w takich zbiorach - zdaniem wnioskodawcy - powinny się znajdować stosownie do określonego rodzaju przepisów. W trybie dotyczącym wydawania zaświadczeń nie można dokonywać jakichkolwiek ustaleń faktycznych i ocen prawnych, jeśli nie wynikają one z prowadzonej przez organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w posiadaniu tego organu. W sytuacji, gdy organ nie posiada w prowadzonych rejestrach danych, które mogłyby stanowić podstawę wydania zaświadczenia stosownie do żądania wnioskodawcy, nie może wydać zaświadczenia żądanej treści. Dla braku możliwości potwierdzenia przez organ faktów lub stanu prawnego nie mają znaczenia przyczyny, dla których organ nie znajduje się w posiadaniu określonych danych, a brak ten nie obliguje organu do prowadzenia postępowania wyjaśniającego zmierzającego do ustalenia faktów czy stanu prawnego.

podstawa prawna: art. 217-219 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego. (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 1257)

Zadania Samorządu Z Życia Samorządów Nieruchomości

Problem

Pozostało 93% artykułu

2 / 3

artykułów

Czytaj dalej. Subskrybuj