W sytuacji, gdy dana osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego, organ ma obowiązek wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Przed wydaniem zaświadczenia, organ może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające (art. 218 k.p.a.). Odmowa wydania zaświadczenia (bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie) następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie (art. 219 k.p.a.).
Ekspert radzi
Anna Puszkarska, radca prawny
W orzecznictwie podkreśla się, że zaświadczenie wydawane przez organ stanowi oświadczenie wiedzy tego organu, wynikające z danych, które znajdują się w jego posiadaniu. Postępowanie w przedmiocie wydawania zaświadczeń ma uproszczony charakter. Na wydanie zaświadczenia organ ma tylko 7 dni. Przeprowadzanie przez organ czynności dowodowych potrzebnych do oceny stanu budynku byłoby zatem sprzeczne z charakterem instytucji zaświadczenia (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 7 lutego 2017 r., sygn. II OSK 1270/15, LEX nr 2267879).
Na podstawie informacji z rejestrów
W orzecznictwie zwraca się uwagę, że wydanie zaświadczenia na podstawie art. 217 § 2 pkt 2 k.p.a. polega na przeniesieniu danych ze znajdujących się w posiadaniu organu rejestrów, ewidencji i innych zbiorów do treści zaświadczenia. Wydanie zaświadczenia jest niedopuszczalne, jeśli problematyka, której dotyczy żądanie strony, jest sporna. Przedmiot postępowania o wydanie zaświadczenia nie obejmuje kompetencji do orzekania przez organ w sprawie administracyjnej. Organ wydający zaświadczenie nie ustala praw lub obowiązków podmiotów prawa, a tylko poświadcza fakty lub stany prawne wynikające z dokumentów będących w jego dyspozycji (por. np. wyrok WSA w Krakowie z 30 maja 2017 r., sygn. II SA/Kr 479/17, LEX nr 2328749).
Różnica pomiędzy zaświadczeniem a decyzją deklaratoryjną polega na tym, że w przypadku decyzji wiążące ustalenie czy podciągnięcie stanu faktycznego pod normy prawne ma miejsce, gdy wymaga tego konkretny przepis prawa. Na ogół następuje to wówczas, gdy okoliczności związane z powstaniem skutków prawnych są niejasne, ich istnienie może budzić wątpliwości lub wokół ich powstania istnieje spór. Natomiast zaświadczenie wydaje się w sytuacji, gdy powstanie skutków prawnych jest oczywiste i organ nie musi o niczym rozstrzygać (wyrok WSA Kielcach z 9 maja 2017 r., sygn. II SA/Ke 202/17, LEX nr 2302155).
Treścią zaświadczenia może być tylko pozytywne załatwienie wniosku osoby ubiegającej się o potwierdzenie faktu lub stanu prawnego. Jeżeli dowody posiadane przez organ nie pozwalają na uwzględnienie wniosku, organ może wydać tylko orzeczenie odmawiające wydania zaświadczenia (wyrok WSA w Gdańsku z 21 października 2015 r., sygn. II SA/Gd 292/15, LEX nr 1948798).