Regułą w sądach od 1 stycznia 2018 r mają być biura obsługi interesantów (BOI). W miarę możliwości lokalowych powinny się znajdować tuż przy wejściu do budynku. Jeśli tak się nie da, droga do BOI ma być widocznie oznaczona. W samym biurze z kolei dla interesantów mają stanąć stoły i krzesła.

Odstąpienie od obowiązku utworzenia biura może nastąpić wyjątkowo i pod warunkiem, że jego rolę przejmie wyznaczony pracownik biura podawczego lub pracownik sekretariatu. Szczegółowe przepisy związane z funkcjonowaniem biura znajdują się w rozporządzeniu zatytułowanym „Regulamin urzędowania sądów powszechnych".

Pomocna dłoń

Wszyscy wiedzą, że wizyta w sądzie – nie tylko ta pierwsza – bywa stresująca, a odnalezienie się w tak niecodziennej sytuacji może zrodzić wiele problemów (nawet tych pozornie najprostszych). Z tego względu istotne jest zapewnienie interesantom możliwości uzyskania pomocy. Temu właśnie mają służyć biura obsługi interesantów. W ich skład wchodzić ma m.in. czytelnia akt.

Obsługa interesantów w BOI (tych, które już funkcjonują, i tych, które dopiero powstaną) odbywa się na stanowiskach telefonicznych i za pośrednictwem poczty elektronicznej. Biuro prowadzi ewidencje składanych wniosków o dostęp do akt i o kserokopie dokumentów.

A czym się zajmuje? Udziela m.in. informacji, udostępnia formularze urzędowe, wzory pism sądowych, akta sądowe i wydaje zamówione dokumenty. Zastrzeżenie jest jedno – nie udziela porad prawnych.

Jakie więc informacje można uzyskać w BOI? Przede wszystkim o stanie postępowania w sprawie, w szczególności jej sygnaturze, terminach rozpraw i posiedzeń. Ale nie tylko. Za jego pośrednictwem można poznać datę wydania orzeczenia i czynności w postępowaniu międzyinstancyjnym czy rodzaj spraw rozpoznawanych w konkretnym sądzie, sposób wszczęcia postępowania i podstawowe dokumenty, jakie należy złożyć w sprawie. To jeszcze nie wszystko.

Adres, telefon od ręki

Pracownicy biura mają pod ręką i mogą udostępnić adresy siedzib innych sądów, numery telefonów do nich, adresy wydziałów i godziny ich pracy oraz adresy niektórych instytucji, jak Archiwum Państwowe, prokuratury czy Ministerstwo Sprawiedliwości,Z pomocy biura mogą skorzystać interesanci, którzy mają problemy z obliczeniem lub uiszczeniem kosztów postępowania oraz opłat sądowych i kancelaryjnych, a także ci, którzy nie wiedzą, co zrobić, by ustanowić obrońcę i pełnomocnika (adwokata, radcę prawnego) z urzędu. To jeszcze niecały katalog czynności, w których interesanta mogą wesprzeć fachowcy.

Załóżmy, że przegrana strona nie chce odpuścić i będzie skarżyć niekorzystny dla niej wyrok. W biurze dowie się, w jaki sposób się od takiego orzeczenia odwołać, jakich środków użyć i w jakim terminie musi to zrobić, by nie zamknąć sobie drogi do zaskarżenia orzeczenia.

Nie tylko powód

Pracownicy powinni udzielać także szeroko rozumianej pomocy świadkom i stronom postępowań, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb osób niepełnosprawnych.

Udzielanie informacji odbywa się zasadniczo według kolejności zgłoszeń. Jest jeden wyjątek: do biura obsługi interesantów trafią informacje wymagającej szybkiego przekazania, np. o wezwaniu na rozprawę. Tu kolejność nie decyduje, załatwia się te sprawy od ręki.

Potrzebne i ważne

O tym, że BOI są w sądach naprawdę potrzebne i powinny być bardziej powszechne oraz profesjonalne, świadczyć mogą wyniki raportów, jakie każdego roku sporządza Fundacja Courth Watch. Chodzi o obywatelski monitoring sądów. Wolontariusze udają się do sądów, uczestniczą w rozprawach, korzystają z sekretariatów i BOI, by sprawdzić, jak działają. Tak było i w minionym roku. BdTXT - W - 8.15 J: Co wynikło z badania? Według większości wolontariuszy w budynku odwiedzanego przez nich sądu dostępny był punkt biura obsługi interesanta lub inny punkt, choć w 3 proc. badanych sądów dostęp do nich był utrudniony. Powód to złe oznaczenie drogi do BOI.

Obserwatorzy sprawdzali też możliwość uzyskania prostej informacji w biurze. Pytali o numer sali, w której odbędzie się rozprawa o danej sygnaturze. Większość wolontariuszy (42 proc.) proszących o informacje w punkcie BOI uzyskało je bez większych problemów. Czasem jednak spotykali się z odmową jej udzielenia lub innymi utrudnieniami w jej uzyskaniu, np. bardzo długą kolejką oczekujących. Niekiedy wolontariuszom odmówiono udzielenia informacji na temat interesujących ich rozpraw. Czasem pracownicy argumentowali, że przekazać je mogą tylko stronom postępowania.