Zgodnie z art. 14 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) zasadą jest, że sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego, doręczanego środkami komunikacji elektronicznej. Dotychczas art. 14 § 2 k.p.a. przewidywał, że sprawy mogą być załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie. Po zmianach wprowadzonych w tym przepisie od 30 kwietnia 2018 r., zwiększono ilość sposobów „odformalizowanego" załatwiania spraw. Przyjęto, że sprawy można załatwiać także telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub za pomocą innych środków łączności. Oczywiście nadal z takiego rozwiązania można skorzystać tylko w przypadku, gdy za „odformalizowanym" załatwieniem sprawy przemawia interes strony, a przepisy nie stoją temu na przeszkodzie.

Zgodnie z uzasadnieniem nowych regulacji, mają one na celu ograniczenie nadmiernego formalizmu postępowań, przyspieszenie procedowania spraw i odciążenie obywateli, z uwzględnieniem rozwoju nowych technologii. W orzecznictwie podkreśla się jednak, że z „odformalizowanego" załatwienia sprawy można skorzystać tylko wtedy, gdy stanowiska organu i strony są zgodne, a w razie rozbieżności stanowisk - organ powinien przeprowadzić postępowanie i wydać decyzję pisemną (por. np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 grudnia 2014 r., sygn. II OSK 1205/13, LEX nr 1772311). Treść oraz istotne motywy „odformalizowanego" załatwienia sprawy powinny zostać utrwalone w aktach w formie protokołu lub adnotacji podpisanej przez stronę. Jak wyjaśniono w uchwale NSA w Warszawie z 13 października 1997 r. (FPK 13/97, LEX nr 31616), ustne ogłoszenie decyzji, jako wyjątek od zasady pisemności, wymaga utrwalenia tej czynności na piśmie w drodze sporządzenia protokołu, który powinien odpowiadać wymaganiom art. 68 i 107 k.p.a. w zakresie koniecznych elementów decyzji. Ustnej decyzji, której treść powinna zostać odzwierciedlona w protokole, nie potwierdza się następnie odrębną, pisemną decyzją (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z 12 września 2007 r., II SA/Bd 255/07, LEX nr 384141).

Od 30 kwietnia 2018 r. dodano także art. 14a k.p.a. przewidujący, że organy administracji publicznej mają obowiązek umożliwić stronom ocenę działania urzędów kierowanych przez te organy, w tym pracowników tych urzędów. Zgodnie z uzasadnieniem nowych przepisów, jednym z celów każdego organu administracji powinno być dążenie do ciągłej poprawy własnego funkcjonowania. Duży wkład w tym zakresie, w szczególności w odniesieniu do zwracania uwagi na występujące problemy, a także przedkładania propozycji nowych rozwiązań, powinni mieć obywatele uczestniczący w postępowaniach.

podstawa prawna: art. 2, art. 236 ustawy z 6 marca 2018 r. – Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo przedsiębiorców oraz inne ustawy dotyczące działalności gospodarczej. (Dz.U. z 2018 r. poz. 650)