Ważny interes należy udowodnić jedynie wówczas, gdy żąda się uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów – orzekł Naczelny Sąd Administracyjny w tezach do wyroku z 15 marca 2018 r. (sygn. II OSK 2290/17). Tezy zawierają interpretację art. 73 § 1 oraz art. 73 § 2 kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.).
Sprawę rozpoczął w 2016 r. wniosek mieszkanki Wybrzeża do powiatowego inspektora nadzoru budowlanego (PINB) w Gdańsku o udostępnienie akt postępowania, dotyczącego robót budowlanych na działce w dzielnicy Mały Kack w Gdyni, oraz o sporządzenie kserokopii tych akt. Zdaniem wnioskodawczyni, właścicielki sąsiedniej działki, wskutek tych robót, na jej posesję spływają wody opadowe.
Zestaw luźnych kartek
PINB odmówił sporządzenia kserokopii. Stwierdził, że nie ma takiego obowiązku, a wniosek nie zawierał uzasadnienia. Petentka zapoznała się zresztą ze zgromadzonym materiałem dowodowym i wykonała fotokopie z niektórych kart akt.
W zażaleniu na to postanowienie, wnioskodawczymi wyjaśniła, że kopie akt są jej niezbędne dla profesjonalnego pełnomocnika, którego chce zatrudnić. Pomorski wojewódzki inspektor nadzoru budowlanego (WINB) potwierdził jednak stanowisko PINB, że art. 73 § 1 k.p.a. nie nakłada na organ administracyjny obowiązku wykonywania, nawet odpłatnie, kserokopii dokumentów akt sprawy i dostarczania ich stronie. Utrwalanie wiadomości, zawartych w aktach administracyjnych w postaci notatek lub odpisów, należy do strony, bez względu na środki techniczne, użyte w tym celu. Nie może też ona domagać się w sposób wiążący udostępnienia jej akt sprawy poprzez sporządzenie kserokopii dokumentów lub w innej wskazanej formie. To organ decyduje, w jakiej formie ma możliwość wywiązania się z obowiązku udostępnienia stronie akt sprawy.
W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku wnioskodawczyni stwierdziła, że złożyła wniosek o sporządzenie kserokopii całości akt, ponieważ nie ma możliwości zrobienia jej osobiście w urzędzie. Na wniosek o wgląd do akt, otrzymała luźno włożone kartki do papierowej okładki. Nie były ponumerowane i zszyte, okładka nie zawierała metryczki, ani spisu treści. Jej zdaniem, PINB, który dysponuje kserokopiarkami, powinien jej wydać kserokopię całości akt sprawy.
