W praktyce termin wypłaty zależy od tego, kiedy pracownicy księgowości ustalą uprawnionych i wyliczą należne kwoty. Niebagatelną rolę odgrywa też to, kiedy konkretna jednostka uzyska środki finansowe umożliwiające wypłatę. Ustawa zakreśla ostateczny termin przekazania dodatkowych wynagrodzeń rocznych na koniec trzeciego miesiąca roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to świadczenie. Ostatnim dniem, w którym musi nastąpić wypłata, jest zatem 31 marca. Dopiero w razie przekroczenia tego terminu co do zasady należą się pracownikowi odsetki za opóźnienie. Fakt, że inni etatowcy, choćby w tej samej jednostce samorządowej, otrzymają należne im świadczenia nawet kilka tygodni szybciej, nie daje prawa do jakiejkolwiek rekompensaty osobom, które dostaną trzynastki, ale z zachowaniem ustawowego terminu.
Od tych zasad istnieje jeden wyjątek, związany z likwidacją pracodawcy. W takiej sytuacji dodatkowe wynagrodzenia roczne należy wypłacić w dniu rozwiązania stosunku pracy. Roszczenie staje się wówczas wymagalne wcześniej, więc jednostka odpowiadająca za zobowiązania finansowe likwidowanego pracodawcy popada w opóźnienie już od dnia następującego po dniu rozwiązaniu stosunku pracy z powodu likwidacji pracodawcy. Przykładowo, gdyby gmina w 2016 r. likwidowała zakład budżetowy i przekształcała go w spółkę z końcem 2016 r., to powinna była wypłacić trzynastki wszystkim pracownikom 31 grudnia 2016 r.
Nie zawsze można pozbawić trzynastki
SANKCJE
Jeśli pracodawca nie wręczy podwładnemu dyscyplinarki z powodu jego nagannego zachowania, za które ustawa nie przewiduje utraty prawa do trzynastki (np. praca pod wpływem narkotyków), nie może go ukarać w ten sposób.
- Pracownik dwukrotnie został przyłapany na piciu alkoholu w pracy. Szef okazał dobrą wolę i nie zwolnił go dyscyplinarnie. Czy takie naganne zachowanie daje jednak podstawy do odebrania mu dodatkowego wynagrodzenia rocznego?
Tak. Mimo braku powiązania wypłaty trzynastek z efektami pracy, istnieje kilka podstaw umożliwiających pozbawienie tej gratyfikacji pracowników, którzy zachowują się szczególnie nagannie.
Pracodawcy nie mają tu jednak zbyt dużego pola manewru, ponieważ sytuacje umożliwiające pozbawienie świadczenia są ściśle określone w ustawie. Taką sankcję można zastosować tylko w enumeratywnie wymienionych w ustawie przypadkach, tj.:
- nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż 2 dni,
- stawienia się do pracy lub przebywania w niej w stanie nietrzeźwości,
- wymierzenia pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby,
- rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy podwładnego.
Takie kazuistyczne określenie podstaw do pozbawienia trzynastki nie wydaje się dobrym rozwiązaniem, szczególnie mając na względzie to, że ustawa dosyć oszczędnie określa podstawy do odebrania nagrody. Przykładowo wymienia stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości, ale milczy już na temat pracy pod wpływem narkotyków czy dopalaczy. Jeśli więc pracodawca nie zdecyduje się na wręczenie dyscyplinarki po nagannym zachowaniu, którego nie ma w tym katalogu, nie będzie mógł zastosować łagodniejszej sankcji, jaką jest pozbawienie nagrody rocznej.
W dwóch pierwszych przypadkach przyczyny pozbawienia trzynastek mogą nałożyć się na pozostałe dwie przyczyny. Każda z nich pozbawia prawa do tej części pensji. Jeśli zatem pracownik zwolniony np. za picie wódki w pracy zostanie z przyczyn formalnych (np. przekroczenia terminu przez pracodawcę) przywrócony do pracy, to i tak nie odzyska prawa do trzynastki.
Za czas efektywnie przepracowany
RACHUNKI
Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy ani zasiłki nie stanowią podstawy do naliczenia trzynastki. Tym samym świadczenie dla pracownika, który nabędzie do niego prawo mimo przebywania na zwolnieniach lekarskich, będzie odpowiednio niższe.
- Urzędnik w 2016 r. przebywał na zwolnieniach lekarskich łącznie przez kilka miesięcy. Czy ma prawo do takiej samej trzynastki, jak osoby pracujące cały rok?
Nie. Brak obecności etatowca w pracy z powodu choroby wyłącza jego prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za okres absencji. Pracodawca powinien proporcjonalnie obniżyć to świadczenie, uwzględniając okres, w jakim efektywnie nie świadczył on pracy. Te kwestie zostały wyjaśnione w uchwale Sądu Najwyższego z 25 lipca 2003 r. (III PZP 7/03, Prokuratura i Prawo 2004 r. nr 3, poz. 46, str. 43). SN, analizując prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego sędziego, wyraził wówczas pogląd, że przy ustaleniu wysokości tego świadczenia nie uwzględnia się wynagrodzenia otrzymanego w okresie nieobecności w pracy z powodu choroby.
Analizując prawo pracownika, który nie przepracował efektywnie całego roku kalendarzowego z powodu nieobecności spowodowanej chorobą, SN doszedł do przekonania, iż zawarte w ustawie o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym odesłanie do rozporządzenia MPiPS z 8 stycznia 1997 r. regulującego zasady obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop powoduje, że za okres zatrudnienia, niebędący jednocześnie czasem efektywnie przepracowanym, dodatkowe wynagrodzenie roczne się nie należy. Ekwiwalent ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem należności enumeratywnie wyliczonych w § 6 tego rozporządzenia. Wśród nich znalazło się m.in. wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną. Stanowisko to znalazło uznanie także w kolejnych orzeczeniach. Zatem linię orzecznictwa można w tym zakresie uznać za utrwaloną.
