Potrzeba nadania kilku tysięcy sztuk korespondencji może skutecznie zablokować na kilka dni działanie biura. Tę pracę ułatwiają takie urządzenia, jak składarki, kopertownice, adresarki i otwieraczki. Wydajne urządzenia do obsługi korespondencji pracują znacznie szybciej i sprawniej niż ludzie. Firma Arcus oferuje urządzeniami amerykańskiej firmy Pitney Bowes, które pozwalają przygotować do wysłania w krótkim czasie dużą ilość korespondencji.
– Pracownik może przygotować jeden list do wysyłki w minutę, czyli 60 listów na godzinę – mówi Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus SA. – Nie jest w stanie utrzymać jednakowego tempa pracy przez cały dzień i potrzebuje przerw. Kopertownice potrafią zapakować nawet 3000 pism w ciągu godziny. Człowiekowi zajęłoby to ponad tydzień.
Według eksperta maszyny do obsługi korespondencji nie tylko oszczędzają czas pracowników dzięki uwolnieniu ich od nużących zadań. Dbają także o pieniądze pracodawcy. Składarki potrafią złożyć zawartość koperty, adresarki - nadrukować adres, logo albo reklamę a otwieraczki otworzyć otrzymane listy.
– W firmach i urzędach, które muszą wysyłać miesięcznie tysiące listów, urządzenia do zarządzania korespondencją są niezastąpione – mówi Maciej Ziemski. – Sprawna wysyłka korespondencji nie tylko jest wygodna, ale też pozwala np. na szybsze uzyskanie należności (jeżeli wysyłane są faktury, wezwania do zapłaty czy wymiary podatku), a także zachowanie poufności danych i ograniczenie niebezpieczeństwa pomyłkowego wysłania korespondencji na niewłaściwy adres. Włożona do kopert korespondencja musi być następnie zaadresowana.
– Aby uniknąć błędów przy ręcznym wpisywaniu adresów i zadbać o estetykę, warto się zaopatrzyć w adresarkę, która na każdą kopertę naniesie adres i nadruk w wielu kolorach lub wypełni tzw. zwrotki, czyli formularze, z których korzysta się w przypadku korespondencji za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – wyjaśnia Maciej Ziemski.
