Sprawne zarządzanie korespondencją w biurze

aktualizacja: 03.10.2016, 11:44

Obsługa dużej ilości korespondencji w firmach jest żmudna i pracochłonna. Oferowane przez Arcus urządzenia firmy Pitney Bowes są w stanie wykonać te zadania kilkaset razy szybciej.

REDAKCJA POLECA
16.02.2017
Upublicznienie listu nie zależy tylko od adresata
kariera
Jak przekonać szefa do awansu?

Potrzeba nadania kilku tysięcy sztuk korespondencji może skutecznie zablokować na kilka dni działanie biura. Tę pracę ułatwiają takie urządzenia, jak składarki, kopertownice, adresarki i otwieraczki. Wydajne urządzenia do obsługi korespondencji pracują znacznie szybciej i sprawniej niż ludzie. Firma Arcus oferuje urządzeniami amerykańskiej firmy Pitney Bowes, które pozwalają przygotować do wysłania w krótkim czasie dużą ilość korespondencji.

– Pracownik może przygotować jeden list do wysyłki w minutę, czyli 60 listów na godzinę – mówi Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus SA. – Nie jest w stanie utrzymać jednakowego tempa pracy przez cały dzień i potrzebuje przerw. Kopertownice potrafią zapakować nawet 3000 pism w ciągu godziny. Człowiekowi zajęłoby to ponad tydzień.

Według eksperta maszyny do obsługi korespondencji nie tylko oszczędzają czas pracowników dzięki uwolnieniu ich od nużących zadań. Dbają także o pieniądze pracodawcy. Składarki potrafią złożyć zawartość koperty, adresarki - nadrukować adres, logo albo reklamę a otwieraczki otworzyć otrzymane listy.

– W firmach i urzędach, które muszą wysyłać miesięcznie tysiące listów, urządzenia do zarządzania korespondencją są niezastąpione – mówi Maciej Ziemski. – Sprawna wysyłka korespondencji nie tylko jest wygodna, ale też pozwala np. na szybsze uzyskanie należności (jeżeli wysyłane są faktury, wezwania do zapłaty czy wymiary podatku), a także zachowanie poufności danych i ograniczenie niebezpieczeństwa pomyłkowego wysłania korespondencji na niewłaściwy adres. Włożona do kopert korespondencja musi być następnie zaadresowana.

– Aby uniknąć błędów przy ręcznym wpisywaniu adresów i zadbać o estetykę, warto się zaopatrzyć w adresarkę, która na każdą kopertę naniesie adres i nadruk w wielu kolorach lub wypełni tzw. zwrotki, czyli formularze, z których korzysta się w przypadku korespondencji za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – wyjaśnia Maciej Ziemski.

W ofercie Pitney Bowes dostępne są trzy modele adresarek współpracujących z komputerem, które wykorzystują druk atramentowy w rozdzielczości do 600 dpi w kolorze. Najprostsze adresują do 10 000 kopert, a najbardziej wydajne do 30 000 w ciągu godziny – ręczne zaadresowanie takiej liczby przesyłek zajęłoby pracownikowi ponad trzy miesiące. Format kopert nie gra roli. Obsługa korespondencji to nie tylko nadawanie listów, ale także korespondencja przychodząca.

– W usprawnieniu otwierania korespondencji przychodzącej pomocna będzie otwieraczka, która w ciągu godziny może otworzyć nawet kilkanaście tysięcy listów – mówi Maciej Ziemski. Proponowane przez Arcus urządzenia Pitney Bowes pozwalają otwierać korespondencję w tempie 400 kopert na minutę (małe urządzenie biurkowe) aż do otwieraczek dla dużych firm, które pozwalają otworzyć nawet 36 000 kopert na godzinę.

Ważne pojęcia

Otwieraczka – urządzenie, które pozwala szybko otworzyć duże ilości korespondencji przychodzącej do biura.Wystarczy położyć listy na podajniku, a otwieraczka automatycznie je pobierze, otworzy i umieści na tacy odbiorczej.

Kopertownica – urządzenie do automatycznego składania i wkładania do kopert dokumentów, które również zamyka je i zakleja.

Składarka – urządzenie automatycznie składające dokumenty, które mają być włożone do kopert. Składarka robi to o wiele szybciej niż w przypadku ręcznego składania, unika też zagnieceń.

Adresarka – urządzenie, które służy do drukowania adresów na przesyłkach. Przeważnie wykorzystuje w tym celu druk atramentowy. 

Artykuł powstał we współpracy z: 

 

POLECAMY

KOMENTARZE