Prenumerata 2018 ju˜ż w sprzedża˜y - SPRAWD˜!

Telekomunikacja i IT

Obieg dokumentów w organizacji

W kilkunastoosobowej firmie właœciwe ewidencjonowanie dokumentów wymaga odpowiedniej liczby segregatorów i dyscypliny. Często zdarza się, że dokumenty sš niepotrzebnie powielane, gubiš się i trudno je odnaleŸć.

Z pomocš przychodzš wówczas systemy klasy DMS (Document Management System), dzięki którym ewidencjonowanie dokumentów jest sprawne i bezpieczne. W dużym przedsiębiorstwie lub urzędzie, w którym dokumenty przemieszczajš się pomiędzy różnymi lokalizacjami i działami nie obejdzie się bez oprogramowania do zarzšdzania procesami (BPM - Business Process Management System).

Aby uprawnione osoby miały dostęp do kompletnych, pewnych i odpowiednio przetworzonych informacji, można skorzystać z urzšdzeń, oprogramowania i systemów z oferty Grupy Arcus. Jednym z rozwišzań jest system elektronicznego obiegu dokumentów Vario.To autorskie rozwišzanie, którego zakres jest dostosowywany do wymagań klienta. Pozwala między innymi  na elektronicznš archiwizację dokumentów, obsługę korespondencji, tworzenie zadań, modelowanie procesów oraz dokumentowanie i rozliczanie projektów. Vario to oprogramowanie zdolne do zarzšdzania szerokim spektrum informacji, œrodowiskiem przepływu informacji oraz pracy grupowej.

Do istotnych funkcjonalnoœci systemu należš:

- „inteligentny OCR” umożliwiajšcy zaczytywanie treœci dowolnej liczby typów dokumentów, szczególnie przydatny przy rejestracji dużej liczby faktur kosztowych,

- tzw. model adaptatywny umożliwiajšcy automatyczne prototypowanie procesówna podstawie najczęœciej wykonywanych czynnoœci – system „uczy się” procesów,

- duża elastycznoœć, umożliwiajšca dostosowywanie rozwišzania do indywidualnych oczekiwań klienta.

Vario pozwala na stworzenie własnych, wielopoziomowych repozytoriów, w których dokumenty mogš być wersjonowane i opisywane poprzez dowolnš liczbę atrybutów. W Vario dokumenty można kategoryzować oraz wytwarzać na podstawie wzorców – wyjaœnia Andrzej Nycz z należšcej do Grupy Arcus firmy Docusoft. – Oznacza to, że system nie pozwala na omyłkowe umieszczenie dokumentu w złym miejscu. To jedna z wielu przewag systemu Vario nad standardowym przechowywaniem plików w folderach.

W obszarze korespondencji Vario pozwala œledzić jej drogę w firmie oraz wišzać jš z kontrahentem oraz  prowadzonymi sprawami.  Każda korespondencja – tradycyjna, faks i e-mail – może być automatycznie rejestrowana w dziennikach korespondencji. Dzięki temu w organizacji wiadomo kiedy i gdzie wpłynšł dokument i kto się z nim zapoznał. 

System Vario umożliwia tworzenie zadań, które mogš być tworzone ad hoc lub być elementami projektów i przekazywanie ich do okreœlonych osób lub działów. Zadania m.in. mogš być wizualizowane na wykresach Gantta, dzięki czemu użytkownicy wiedzš, jak wyglšda ich realizacja w czasie.

Systemy do zarzšdzania dokumentem pozwalajš na lepsze wykorzystanie urzšdzeń drukujšcych oraz wielofunkcyjnych.– Obecnie sam zakup nowych urzšdzeń drukujšcych to za mało – dodaje Łukasz Rumowski, dyrektor Działu Rozwoju Produktu Arcus. – Aby w pełni wykorzystać możliwoœci, jakie dajš drukarki i urzšdzenia wielofunkcyjne Kyocera, musimy analizować cały proces tworzenia i obiegu dokumentów.

Połšczenie możliwoœci drukarek i urzšdzeń wielofunkcyjnych Kyocera (szybki i tani druk) oraz systemu Vario zapewnia obsługę firmy na etapie skanowania dokumentów, zaczytywania z nich danych oraz ich procedowania zgodnie z przyjętymi w firmie regułami. Implementowane procesy sš odwzorowywane, optymalizowane i automatyzowane, co pozwala zaoszczędzić czas i pienišdze.  Warto podkreœlić, że standardem w Vario jest możliwoœć obsługi procesów poprzez urzšdzenia mobilne oraz integracja z systemami trzecimi, w szczególnoœci systemami ERP i bankowymi.

Przykładem wykorzystania systemu Vario jest usprawnienie pracy w dziale księgowoœci. Dobrze skonfigurowany system między innymi informuje o wpłynięciu faktury, zaczytuje dane nagłówkowe faktury oraz jej pozycje, automatyzuje proces obiegu, pozwala przypisać koszty do właœciwych MPK oraz współpracuje z systemami ERP. Dzięki Vario księgowa ma bieżšcš kontrolę nad fakturami od momentu pojawienia się ich w firmie. Powišzanie procesu obiegu faktury z realizowanymi zadaniami lub projektami, ich powišzanie z właœciwymi MPK pozwala na bieżšco kontrolować koszty. Zaczytane dane z faktur mogš być z kolei wyeksportowane do postaci pliku JPK lub modułu finansowo-księgowego systemu ERP. Wraz z procesem obiegu i akceptacji faktur kosztowych, często implementowane sš procesy akceptacji i rozliczania delegacji, zamówień, reklamacji oraz zaliczek.

Unikalna architektura systemu sprawia, że Vario może wspierać firmy w obszarach, które dla rozwišzań konkurencyjnych sš zbyt wymagajšce. – Jesteœmy dumni, że do grona naszych klientów należš największe polskie firmy zwišzane z branżš petrochemicznš, wydobywczš, czy gazowniczš – podkreœla Bogusław Nowak – Dyrektor ds. Sprzedaży Systemów Informatycznych w firmie Arcus. - Nie zapominamy również o firmach sektora MSP, których udział w sprzedaży jest największy.

Słowniczek

DMS (Document Management System) – narzędzie informatyczne pozwalajšce na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstajšcych w organizacjach. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczšcych współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływajšcych z otoczenia.

System elektronicznego obiegu dokumentów – system informatyczny do zarzšdzania dokumentami oraz procesami w organizacji.

Adaptatywne modelowanie procesów – metoda pozwalajšca na prototypowanie procesów biznesowych na podstawie najczęœciej wykonywanych czynnoœci. System „uczy się” procesów.

BPM (Business Process Managment) - podejœcie do zarzšdzania koncentrujšce się na optymalizacji przebiegu procesów biznesowych w organizacjach.

JPK (Jednolity Plik Kontrolny) - plik o okreœlonej strukturze, zawierajšcy dane z ksišg podatkowych oraz dowodów księgowych, który duzi przedsiębiorcy od 1.07.2016 r, a pozostali obligatoryjnie od 1.07.2018 sš zobowišzani przekazywać organom podatkowym.

OCR (ang. Optical Character Recognition) to nowoczesna technologia wspierajšca rozpoznawanie treœci dokumentów indeksowanych. Inteligentny system OCR wspiera szereg działań użytkowników i procesów biznesowych majšcych na celu usprawnienie procesu obiegu dokumentów. Głównym zdaniem oprogramowania OCR jest przetworzenie obrazu do postaci tekstu w wersji elektronicznej.

Artykuł powstał we współpracy z: oraz  

WIDEO KOMENTARZ

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL