Obecnie zastosowanie outsourcingu jest bardzo szerokie, począwszy od najbardziej tradycyjnych obszarów, jakimi są księgowość i płace, po choćby outsourcing personelu różnego szczebla, w tym najwyższego. Niezależnie od formy prawnej wszyscy mamy cele i budżety, z których jesteśmy rozliczani i które determinują rozwój naszego biznesu. Dobór fachowców też istotnie wpływa na tempo realizacji naszych planów.
Te wszystkie kryteria powodują, że zaczynamy zastanawiać się jak dostosować naszą organizację do efektywnego funkcjonowania, tak aby uzyskać najszybsze tempo rozwoju. I w tym miejscu nasze analizy powinny pójść w kierunku outsourcingu, bo wszystko, co inni mogą zrobić lepiej niż my, dlatego że są specjalistami w tej materii, jest outsourcingiem.
Dokonując takiej analizy w pierwszej kolejności należy zastanowić się nad możliwościami wykorzystania outsourcingu w naszym biznesie, tzn. jakie obszary powinniśmy oddać na zewnątrz i w jaki sposób to zrobić, tak aby osiągnąć zamierzone efekty. I tu pytanie, dlaczego musimy się zastanowić, w jaki sposób to zrobić, a mianowicie dlatego, że naszą organizację musimy przystosować do współpracy z firmą outsourcingową. O czym tu mowa? Zakładając, że np. chcemy oddać outsourcerowi naliczanie płac, a jesteśmy organizacją wielostrukturową, funkcjonującą w wielu miastach z licznym zatrudnieniem, z założenia musimy ustalić, jak zostanie przeprowadzona taka zmiana w naszej organizacji, bo dotychczas tę pracę wykonywały osoby zatrudnione w poszczególnych miastach.
Wariantów współpracy może być wiele, ale w wielkim skrócie napiszę o jednym. Outsourcer może kontynuować pracę na naszym systemie, o ile we wszystkich strukturach mamy ten sam, dalej ustawi nam procesy tak, aby w najbardziej efektywny sposób wykorzystać naszych pracowników, a kiedy trzeba będzie zapewnić ciągłość pracy podczas ich nieobecności, to deleguje swoich, którzy są na co dzień specjalistami z tego zakresu. Nasi pracownicy będą mogli korzystać z doświadczenia outsourcera, który mając w swym portfelu wielu klientów, posiada wszechstronną wiedzę. To outsourcer będzie odpowiadał za terminy realizacji prac i ich jakość, jak również za posiadanie bieżącej wiedzy przez osoby wykonujące te prace. Jak można określić taki schemat współpracy? Jest to usługa nadzoru merytorycznego. Innym wariantem może być zatrudnienie naszych pracowników przez firmę outsourcingową i wówczas otrzymamy usługę naliczania płac.
Jakie są najnowsze trendy w outsourcingu? Z pewnością automatyzacja i robotyzacja powtarzalnych procesów, łączenie podmiotów oferujących wyspecjalizowane usługi, wzrost znaczenia SSC (Centrum Usług Wspólnych), zwiększenie bezpieczeństwa danych itp. Krótką chwilę pochylę się nad centrami usług wspólnych, w literaturze nazywanych SSC lub CUW, dlatego że bardzo często z prasy dowiadujemy się o tworzeniu kolejnych centrów w Polsce przez podmioty globalne. Fenomen tych struktur z powodzeniem może być zastosowany do naszego biznesu w sytuacji, gdy mamy rozproszoną strukturę.
