Wskazane cechy wpływają na duży potencjał komputeryzacji VAT. W porównaniu do innych podatków, poziom odzwierciedlenia informacji związanych z rozliczaniem VAT w systemach księgowych jest wysoki. Daje to ogromne możliwości w zakresie automatyzacji procesów i mechanizmów autokontroli, czyli weryfikacji rozliczeń i raportowania podatkowego. Z drugiej strony, regulacje w zakresie VAT odwołują się do konkretnych kryteriów technicznych, jak daty zdarzeń faktycznych lub gospodarczych, kwoty, stawki, warunki dostawy, kursy walut i definicje kanałów dystrybucji. Zawiłe i szczegółowe przepisy generują ryzyko pomyłek, ale ich techniczny charakter stwarza dobry grunt dla automatyzacji rozliczeń.
Przykład
Jeżeli w systemie ERP dysponujemy datą dokumentu, datą wydania towaru, warunkami dostawy i kodem podatkowym, to istnieje możliwość zautomatyzowania na podstawie tych informacji reguły sprawdzającej, czy moment powstania obowiązku podatkowego w VAT, określony manualnie przy księgowaniu lub automatycznie przez system ERP, jest prawidłowy z perspektywy rozliczeń VAT. Gdy się wzbogaci zasób informacji o kwoty transakcji w walucie dokumentu oraz walucie księgi, wówczas możliwa staje się weryfikacja, czy system ERP stosuje kurs wymiany waluty dla potrzeb przeliczenia transakcji wyrażonej w walucie obcej zgodny z polskimi przepisami o VAT. Przy okazji można zweryfikować, czy system prawidłowo oblicza kwotę podatku. Jeśli się z kolei rozszerzy ww. katalog o informacje o kraju siedziby naszego kontrahenta oraz miejscu przeznaczenia wysyłanych towarów, to możliwa staje się autokontrola prawidłowości klasyfikacji podatkowej transakcji nadawanej przez system ERP.
Nie bez znaczenia jest również kwestia poprawności raportowania na potrzeby VAT rozliczonych transakcji, która stała się szczególnie istotna po nałożeniu obowiązku składania plików JPK_VAT. Warto zwrócić uwagę na powszechną praktykę „uzgadniania" różnych pakietów danych związanych z VAT. Uzgadnia się rejestry VAT do deklaracji VAT-7, deklarację VAT-7 do deklaracji VAT-UE czy VAT-27 oraz pliku JPK_VAT, a to wszystko uzgadnia się z obrotami na kontach księgi głównej. Karuzela uzgodnień wydaje się kręcić bez końca, napędzana przez spędzający sen z powiek, wbudowany w system VAT trybik ciągłego korygowania deklaracji. Zanim księgowy z ulgą stwierdzi, że wszystko się „uzgadnia", musi wykonać wiele powtarzalnych i żmudnych czynności. Nie trzeba ich wykonywać ręcznie i coraz więcej firm przekazuje je przypisanym im programom komputerowym.
Sankcje, kary i oszuści
?roblem prawidłowych rozliczeń i raportowania VAT powoduje powstanie ryzyka nałożenia na firmy i osoby odpowiedzialne za rozliczenia podatkowe dotkliwych kar. Po wprowadzeniu obowiązku przedstawiania transakcyjnego obrazu VAT podatnika w postaci pliku JPK_VAT, szansa wyłowienia nieprawidłowości przez organy podatkowe drastycznie wzrasta.
Oprócz odpowiedzialności karnej skarbowej, grzywien z tytułu niezłożenia lub nieprawidłowego złożenia deklaracji czy odsetek od zaległości podatkowych, od 1 stycznia 2017 r. powraca automatyczna stawka sankcyjna w wysokości 30 proc. Znana z dawnych czasów sankcja dotyczy zaległości podatkowej powstałej w wyniku niezadeklarowania we właściwym okresie sprawozdawczym należnej kwoty podatku. Istotnie naraża ona podatników borykających się z typowymi omyłkami przy sprawozdawczości VAT na negatywne konsekwencje finansowe działań lub zaniechań nieumyślnych. Mogą one wynikać z problemów we właściwym ustawieniu biznesowego procesu fakturowania czy braku możliwości realizacji efektywnego mechanizmu systemowej autokontroli własnych rozliczeń przy dużej skali transakcji.
Należy też zwrócić uwagę na wprowadzoną sankcję w wysokości 100 proc. zaniżonego zobowiązania podatkowego, mającą zastosowanie w przypadku między innymi odliczenia VAT z faktury wystawionej przez podmiot nieistniejący lub niezarejestrowany na VAT, dokumentującej zdarzenia pozorne albo przedstawiającej kwoty niezgodne z rzeczywistością. W takich przypadkach podatnik nie tylko będzie musiał zwrócić urzędowi skarbowemu nienależnie odliczony VAT, do czego już obecnie jest zobowiązany. Od nowego roku będzie musiał kwotę tę oddać w podwójnej wysokości! Sankcje te zostały wprowadzone jako oręż w walce z nadużyciami w obszarze VAT, które skutkują obniżoną ściągalnością tego podatku.