Inwentaryzacja jest jednym z podstawowych narzędzi kontroli, które powinno być stosowane w firmach. Jednostki podlegające ustawie o rachunkowości są zobowiązane do przeprowadzania spisu z natury na podstawie rozdziału 3 ustawy o rachunkowości. W związku z tym, że skutki inwentaryzacji mogą mieć znaczący wpływ zarówno na zobowiązania podatkowe, jak i na informacje prezentowane w sprawozdaniu finansowym, należy zwrócić szczególną uwagę na procedury stosowane nie tylko podczas przeprowadzania, ale i rozliczania efektów spisu z natury.
Dobre przygotowanie...
Firmy, które w odpowiednim czasie zadbały o właściwe przygotowanie inwentaryzacji, na pewno ułatwiły sobie pracę związaną z rozliczeniem jej wyników. Chodzi m.in. o powołanie odpowiednich osób na funkcje komisji inwentaryzacyjnej oraz wyznaczenie odpowiedzialnych i niezależnych osób do komisji spisowych, które faktycznie liczą zapasy.
Ważne jest, aby osoby te nie posiadały żadnego interesu w manipulowaniu wynikami spisu , także przez uleganie presji ze strony osób odpowiedzialnych za zapasy. Przy doborze członków zespołów spisowych należy wziąć pod uwagę ryzyko przepisywania danych ewidencji magazynowej zamiast faktycznego przeliczenia zapasów. W celu jego zminimalizowania należy uniemożliwić tym osobom dostęp do danych z ewidencji magazynowej, przy czym trzeba także sprawdzić, czy poszczególne pola spisowe nie zostały wcześniej oznaczone ilościami znajdujących się tam zapasów.
Umieszczenie na arkuszach spisowych danych zgodnych z rzeczywistością jest jednak tylko pierwszym krokiem całej procedury. Kolejny to wyciągnięcie na ich podstawie dobrych wniosków, czyli prawidłowe rozliczenie inwentaryzacji.
Równie ważne jak samo fizyczne przeprowadzenie spisu jest prawidłowe jego rozliczenie.
