Protokół czynności administracyjnych

Zatrudnieni w administracji publicznej powinni sporządzać zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. Nie dotyczy to jednak przypadku, gdy dana czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.

Kto, gdzie, kiedy

Protokół sporządza się tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby.

Protokół odczytuje się wszystkim obecnym, biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny następnie go podpisać. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby należy omówić w protokole.

Protokół jest konieczny przy:

- przyjęciu wniesionego ustnie podania,

- przesłuchaniu strony, świadka i biegłego,

- oględzinach i ekspertyzach dokonywanych przy udziale przedstawiciela organu administracji publicznej,

- rozprawie,

- ustnym ogłoszeniu decyzji i postanowienia.

Przykład

Prezydent miasta nałożył na przedsiębiorcę karę pieniężną za zajęcie bez zezwolenia pasa drogowego (przez 210 dni, od 7 kwietnia 2011 r. do 2 listopada 2011 r.). Podstawą była kontrola, podczas której sporządzono dokumentację fotograficzną.

Przedsiębiorca od tej decyzji się odwołał i sprawa ostatecznie trafiła do wojewódzkiego sądu administracyjnego. A ten stwierdził, że ustalenie daty początkowej zajęcia pasa drogowego oparto na protokole z kontroli sporządzonym 14 czerwca 2011 r. Z jego treści wynika, że zajęcie pasa drogowego stwierdzono 7 kwietnia 2011 r. Protokół, który stał się jedynym dowodem ustalenia terminu początkowego dla wyznaczenia okresu zajęcia pasa drogowego, został sporządzony po stwierdzeniu zajęcia pasa. W ocenie sądu taka praktyka jest niedopuszczalna.

Protokół, jako sposób dokumentowania czynności organu w sformalizowany sposób, może być sporządzony wyłącznie w czasie dokonywania określonej czynności urzędowej. Oznacza to, że protokołu nie można sporządzić w terminie późniejszym, po dokonaniu czynności.

Na podstawie wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z 13 lutego 2013 r. sygn. II SA/Rz 1072/12

Skreślenia i poprawki w protokole należy wprowadzać w taki sposób, by wyrazy skreślone i poprawione były czytelne. Skreślenia i poprawki powinny być stwierdzone w protokole przed jego podpisaniem.

Potrzebny podpis

Protokół przesłuchania powinien być odczytany i przedstawiony do podpisu osobie zeznającej niezwłocznie po złożeniu zeznania. W protokołach przesłuchania osoby, która złożyła zeznanie w języku obcym, należy podać w przekładzie na język polski treść zeznania oraz wskazać osobę i adres tłumacza, który dokonał przekładu. Tłumacz ten również powinien podpisać protokół przesłuchania.

Czynności organu administracji publicznej, z których nie sporządza się protokołu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, należy utrwalać w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika, który dokonał tych czynności. Adnotacja może być sporządzona w formie dokumentu elektronicznego.

Przykład

Zastępca kierownika wydziału spraw lokalowych podpisał decyzję w sprawie cofnięcia przydziału lokalu. Uzasadniono to tym, że najemca w tym lokalu nie przebywa, gdyż zamieszkuje we własnościowym lokalu spółdzielczym. Zaskarżając decyzję do NSA, najemca twierdził, że nie zajmuje lokalu, ponieważ zamieszkuje w nim inna osoba. Ponadto organ administracji nie przedstawił przekonywających dowodów, na których oparł swoje twierdzenia. Decyzję podjęto jedynie na podstawie notatki pracowników administracji.

Rozpatrując skargę, Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził m.in., że zasadniczym uchybieniem organów są braki materiału dowodowego. Nie można uznać odręcznych notatek pracowników organu za dowody w sprawie. Możliwość sporządzenia adnotacji z czynności organu nie może dotyczyć ustaleń istotnych dla sprawy. Mogą to być bieżące adnotacje, pomocne wprawdzie przy rozpatrywaniu sprawy, jednak nieobejmujące ustaleń, od których zależy jej rozstrzygnięcie.

Na podstawie wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 czerwca 1982 r. sygn. I SA 258/82

Metryka sprawy

W aktach administracyjnych sprawy zakłada się ich metrykę. Robi się to albo w formie pisemnej, albo elektronicznej. W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej.

Metryka wraz z dokumentami, do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i powinna być na bieżąco aktualizowana.

Wersja elektrsoniczna

Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w systemie teleinformatycznym, przeznaczonym do elektronicznego zarządzania dokumentacją, to metrykę sprawy stanowi widok chronologicznego zestawienia czynności. Może taka forma metryki przypominać rejestr lub ewidencję urzędową prowadzone w formie elektronicznej.

Elektroniczna forma metryki sprawy administracyjnej umożliwia wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. W tego rodzaju metryce muszą się znaleźć takie dane, jak:

- oznaczenie sprawy (data wszczęcia lub znak sprawy),

- tytuł sprawy (zwięzłe określenie przedmiotu sprawy),

- data dokonanej czynności,

- określenie osoby podejmującej daną czynność (nazwisko, imię, stanowisko),

- określenie podejmowanej czynności,

- wskazanie tzw. identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi się dana czynność.

Możliwa tabela

Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw nie powstaje w systemie teleinformatycznym, to metrykę sporządza się w formie tabeli. Wzór takiej tabeli stanowi załącznik do rozporządzenia ministra administracji i cyfryzacji z 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (DzU z 2012 r., poz. 250). Taką tabelę można wypełniać odręcznie lub w formie elektronicznej, dołączając jej wydruk do akt sprawy po wykonaniu ostatniej czynności w sprawie lub gdy jest taka potrzeba.