Gdzie szukać dokumentów do wyliczenia emerytury

Prawie 30 proc. potencjalnych emerytów ma problemy ze zgromadzeniem kompletnej dokumentacji umożliwiającej ustalenie kapitału początkowego.

Aktualizacja: 11.04.2017 12:39 Publikacja: 11.04.2017 10:48

Gdzie szukać dokumentów do wyliczenia emerytury

Foto: 123RF

Kończące działalność lub likwidowane firmy nie dbają o kartoteki płacowe byłych pracowników. Sami pracownicy nie gromadzą dokumentów potwierdzających wysokość zarobków i czas zatrudnienia. Kłopoty pojawiają się wtedy gdy przymierzają się do przejścia na emeryturę. Bez kompletu dokumentów ZUS nie może naliczyć kapitału początkowego, co skutkuje wyliczeniem znacznie niższej kwoty comiesięcznej wypłaty niż się tego spodziewa przyszły emeryt.

Ocenia się, że prawie 30 proc. potencjalnych emerytów ma problemy ze zgromadzeniem kompletnej dokumentacji umożliwiającej ustalenie kapitału początkowego tymczasem u niektórych osób naliczenie kapitału początkowego może zwiększyć emeryturę nawet o kilkaset złotych. Na Dolnym Śląsku z brakiem dokumentów borykają się m.in. byli pracownicy firmy TAWIZ z Jeleniej Góry.

- Brak dokumentów pracowniczych firmy TAWIZ to niestety nie jest jednostkowy przypadek. Takich niesolidnych firm było więcej zarówno w oddziale w Wałbrzychu jak i w każdym oddziale ZUS w całym kraju – mówi Beata Dyko, dyrektor Oddziału ZUS w Wałbrzychu.

Ludzie są rozżaleni i mają słuszne pretensje do swoich byłych pracodawców o to, że ich dokumenty nie zostały zabezpieczone. Niekiedy trzeba przejść trudną drogę, żeby zebrać dokumenty i dowody na to, że ktoś pracował i były za niego odprowadzane składki.

- Jeżeli ktoś nie może udowodnić wysokości osiąganych zarobków z powodu likwidacji zakładu pracy lub zniszczenia dokumentacji płacowej wówczas osiągane wynagrodzenie może być ustalone na podstawie dokumentacji zastępczej, jeśli taką ktoś posiada np. na podstawie umowy o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu oraz innych pism, w których zawarte są dane dotyczące wynagrodzenia pracownika - informuje Iwona E. Kowalska, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa Dolnośląskiego.

Od czego zacząć? Osoby poszukujące dokumentów o zatrudnieniu i wysokości osiąganych zarobków powinny przede wszystkim ustalić, czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeżeli nie istnieje, to na podstawie zachowanych dokumentów (pism kierowanych przez zakład pracy, wpisów w dowodzie osobistym lub w legitymacji ubezpieczeniowej) powinny ustalić jego dokładną nazwę oraz adres, a także, w jakich strukturach organizacyjnych był umieszczony, a następnie szukać pomocy w różnych instytucjach i archiwach.

Jeżeli zlikwidowanym zakładem pracy było przedsiębiorstwo państwowe, to jego dokumentację osobowo-płacową powinien przejąć następca prawny lub organ założycielski, albo organ nadrzędny pracodawcy. W przypadku braku następcy prawnego należy zwrócić się do organu założycielskiego albo organu nadrzędnego swojego byłego pracodawcy. Najczęściej byli nimi wojewoda lub właściwy minister, którzy mają obowiązek prawny przejmowania, zabezpieczania i udostępniania dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych lub zniesionych państwowych jednostkach organizacyjnych.

W przypadku likwidacji spółdzielni lub organizacji spółdzielczych dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął może przechowywać związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub został zlikwidowany - Krajowa Rada Spółdzielcza.

Firmy prywatne, również spółki prawa cywilnego i handlowego, w przypadku likwidacji mają obowiązek zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej i innej dokumentacji niearchiwalnej we własnym zakresie. Niekiedy dokumentację pracowniczą przechowują byli właściciele danej firmy. Pewne wskazówki dotyczące miejsc jej przechowywania można uzyskać za pośrednictwem wydziałów rejestrowych właściwych terytorialnie sądów lub urzędów administracji terenowej. Niektóre z przedsiębiorstw przekazują dokumentację do dalszego, przechowywania firmom zajmującym się przechowalnictwem akt np. do Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku (05-822 Milanówek, ul. St. Okrzei 1), które od października 2013 r. jest oddziałem Archiwum Państwowego w Warszawie. W archiwum tym - pod numerem telefonu (22) 635 68 22 - działa punkt konsultacyjno-informacyjny. Archiwum prowadzi także największą w Polsce internetową bazę danych o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej. Jej adres to: https://ewidencja.apdop.gov.pl/miejsca.php

Zasady postępowania z dokumentacją w niepaństwowych jednostkach organizacyjnych, partiach politycznych, organizacjach politycznych, spółdzielczych, społecznych, w kościołach i związkach wyznaniowych - jednostki te ustalają we własnym zakresie.

ZUS dysponuje  spisem zlikwidowanych zakładów pracy wraz z wykazem miejsc, gdzie przechowywane są dokumenty tych zakładów. Spis dostępny jest w każdej jednostce ZUS oraz na stronie internetowej ZUS.

Kończące działalność lub likwidowane firmy nie dbają o kartoteki płacowe byłych pracowników. Sami pracownicy nie gromadzą dokumentów potwierdzających wysokość zarobków i czas zatrudnienia. Kłopoty pojawiają się wtedy gdy przymierzają się do przejścia na emeryturę. Bez kompletu dokumentów ZUS nie może naliczyć kapitału początkowego, co skutkuje wyliczeniem znacznie niższej kwoty comiesięcznej wypłaty niż się tego spodziewa przyszły emeryt.

Pozostało 90% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona