Netto, czyli bez VAT
Ad. 1 Nie jest możliwe zaliczanie do kosztów uzyskania przychodu należnego VAT zawartego w wierzytelnościach odpisanych jako nieściągalne. Podatek ten nie stanowi bowiem przychodu podatników podatku dochodowego (zob. art. 14 ust. 1 ustawy o PIT). W konsekwencji, zawierające należny VAT wierzytelności odpisane jako nieściągalne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów tylko w kwotach netto (zob. przykładowo wyrok WSA w Krakowie z 20 grudnia 2006 r., I SA/Kr 1215/06).
Przykład
Podatnik sprzedał towary za 10 000 zł + 2300 zł VAT (czyli łącznie za kwotę 12 300 zł). W tej sytuacji przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym wynosi 10 000 zł. Tę samą kwotę, czyli 10 000 zł (a nie 12 300 zł) podatnik będzie mógł ewentualnie w przyszłości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jako wierzytelność odpisaną jako nieściągalną.
Niezbędny zapis w księgach
Ad. 2 Odpisanie wierzytelności jako nieściągalnej następuje poprzez wprowadzenie stosownego zapisu w księgach rachunkowych lub – w przypadku podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów – po prostu przez zaksięgowanie wierzytelności jako koszt uzyskania przychodów.
Pięć rodzajów dokumentów
Ad. 3 Aby wierzytelności odpisane jako nieściągalne mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ich nieściągalność musi zostać udokumentowana w sposób określony w art. 23 ust. 2 ustawy o PIT, a więc jednym z pięciu dokumentów. Katalog tych dokumentów jest zamknięty, co oznacza, że nie jest możliwe dokumentowanie nieściągalności wierzytelności (celem zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów jako wierzytelności odpisanej jako nieściągalna na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT) na podstawie innych dokumentów, np. na podstawie informacji o likwidacji dłużnika (zob. wyrok NSA z 24 stycznia 1997 r., I SA/Po 1048/96), informacji od spadkobierców dłużnika o braku majątku wystarczającego na pokrycie wierzytelności (zob. postanowienie Urzędu Skarbowego w Limanowej z 20 kwietnia 2006 r., PDOF-415/7/2006) lub wydruku ogłoszenia z Monitora Sądowego i Gospodarczego o zakończeniu postępowania upadłościowego (zob. przykładowo interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 16 grudnia 2014 r., IBPBI/2/423-1465/14/AP).
W jakiej formie
Nieściągalność wierzytelności można udokumentować tylko jednym z pięciu dokumentów. Są to:
1) postanowienie o nieściągalności, uznane przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego (czyli przez komornika),