Wypłacając lub przekazując pracownikowi dodatkowe składniki wynagrodzenia lub pozapłacowe świadczenia w postaci rzeczowej, pracodawca powinien prawidłowo zaklasyfikować ten składnik, aby ustalić, czy będzie on stanowił podstawę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz podstawę podatku dochodowego od osób fizycznych. W razie kontroli ZUS lub urzędu skarbowego będzie bowiem ciążył na nim obowiązek wykazania zasadności podjętej decyzji. Każda musi mieć odzwierciedlenie w odpowiednich przepisach.
Pomocne regulaminy
Jeżeli u danego pracodawcy tworzone są wewnątrzzakładowe regulaminy lub inne dokumenty, w których są uwzględnione zasady przyznawania oraz wypłaty składników wynagrodzenia, warto szczegółowo je określić, aby nie budziły wątpliwości w przypadku ewentualnej kontroli. Nie wystarczy jednak sam opis. Musi on być spójny z praktyką w spółce oraz przepisami prawa.
Przykład
U pracodawcy został utworzony zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, którego regulamin zakłada – zgodnie z przepisami – że wypłata świadczenia uzależniona jest od sytuacji materialnej i rodzinnej pracownika. Utworzone zostały przedziały, które umożliwią ustalenie wypłacanej kwoty w zależności od przychodu na jednego członka rodziny uprawnionego. Pracodawca, mimo precyzyjnych przepisów regulaminu, nie praktykował ich, wypłacając wszystkim pracownikom takie same świadczenia z zfśs. Podczas kontroli ZUS i urzędu skarbowego został oskarżony o nieprawidłowe dysponowanie środkami funduszu oraz zobowiązany do korekt. Przez niezgodne z regulaminem praktyki został pozbawiony zwolnienia z podatku do 380 zł w roku kalendarzowym na podatnika oraz zwolnienia składkowego wypłaconych kwot.
Drogie zaniedbanie
Kontrola ZUS bądź urzędu skarbowego, w której wykazana zostanie błędna klasyfikacja świadczeń i wyłączenia ich z podstawy oskładkowania i opodatkowania, nie zakończy się dla przedsiębiorcy wyłącznie upomnieniem. Wiązać się będzie z koniecznością skorygowania nieprawidłowości oraz uregulowania niedopłaty składek i podatku wraz z odsetkami.
Magdalena Ciałkowska, menedżer ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi i Administracji Kadrowo-Płacowej w Dziale Usług Księgowych BDO
