Rejestr zastawów jest publiczny, odgrywa istotną rolę w obrocie cywilnoprawnym. Ewidencjonowane są w nim wszelkie wpisy dokonane na podstawie ustawy o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów. Obok tej podstawowej funkcji rejestr pełni jeszcze wiele innych, równie ważnych, z których na pierwszy plan wysuwa się informacyjna. Zgodnie z art. 37 ust. 1 ustawy o zastawie rejestrowym rejestr jest jawny (zasada jawności formalnej), a według art. 38 ust. 1 ustawy od chwili wpisu nikt nie może zasłaniać się nieznajomością danych ujawnionych w rejestrze, chyba że mimo zachowania należytej staranności nie mógł o nich wiedzieć (zasada jawności materialnej).
Ograniczenia w jawności
Realizacja formalnej jawności rejestru zastawów przejawia się w możliwości swobodnego przeglądania dokumentów złożonych do akt rejestrowych oraz w uzyskiwaniu zaświadczeń i odpisów z rejestru. Zaświadczenia i odpisy mają szczególne znaczenie w obrocie, bowiem stanowią podstawowe dokumenty dowodzące istnienia lub braku istnienia obciążeń zastawniczych na danym przedmiocie. Chcąc wykazać zachowanie należytej staranności, o której mowa w art. 38 ust. 1 ustawy, należy powołać się na dokumenty otrzymane z rejestru lub dokumenty, które można by uzyskać w przypadku złożenia stosownego wniosku. I tu dochodzimy do sedna problemu.
Formalna jawność rejestru zastawów doznaje ograniczeń, bo przepisy określają zamknięty katalog zapytań, jakie można zgłosić i na które można uzyskać odpowiedzi w postaci odpisów lub zaświadczeń. Nie jest możliwe zadanie pytania o obciążenie zastawem rejestrowym danego przedmiotu bez jednoczesnego zapytania o osobę zastawcy. Wynika to z art. 37 ust. 2 ustawy oraz § 5 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie ustroju i organizacji centralnej informacji o zastawach rejestrowych oraz szczególnych zasadach udzielania informacji, wydawania odpisów i zaświadczeń. Co ciekawe, zgodnie z pierwotną treścią art. 37 ust. 2 ustawy możliwe było otrzymanie zaświadczenia o braku wpisu zastawcy lub przedmiotu zastawu, jednak treść przepisu została zmieniona na aktualną jeszcze przed wejściem w życie ustawy o zastawie rejestrowym (1 stycznia 1998 r.).
Łańcuch pośredników
Brak możliwości otrzymania informacji o obciążeniu danego przedmiotu zastawu znacząco osłabia ochronną funkcję rejestru i tym samym pewność zastawu jako zabezpieczenia wierzytelności. Zastaw rejestrowy wygasa, jeśli nabywca przedmiotu zastawu nie wiedział i przy zachowaniu należytej staranności nie mógł wiedzieć o istnieniu zastawu rejestrowego w chwili wydania mu rzeczy lub przejścia na niego prawa obciążonego zastawem rejestrowym. Niewątpliwie, takim aktem należytej staranności będzie uzyskanie stosownego zaświadczenia z rejestru zastawów.
Zaświadczenie wykaże brak zastawu rejestrowego, jeśli zapytanie będzie obejmowało podmiot niewpisany w rejestrze jako zastawca.
