Prenumerata 2018 ju˜ż w sprzedża˜y - SPRAWD˜!

Komercyjne

Zmiana biura to nie tylko nowy adres

Na koszt przeprowadzki ma wpływ odległoœć między starym a nowym biurem.
shutterstock
Jak sš urzšdzane nowoczesne siedziby.

Rynek biurowy oferuje coraz bardziej nowoczesne rozwišzania. Najemców kuszš sprzęty regulowane za pomocš smartfona, pomieszczenia do relaksu, a także bogata oferta usługowo-handlowa w tym samym kompleksie. Współczesne obiekty stajš się wielofunkcyjne, na co wskazywał Robert Moritz, prezes Alty, jeden z uczestników organizowanej przez „Rzeczpospolitš" konferencji Real Estate Impactor. Podkreœlał, że pracownicy chcš mieć blisko m.in. punkty handlowe i tereny rekreacyjne.

Bez presji czasu

Dominik Reszetko, ekspert działu powierzchni biurowych w firmie Savills (reprezentacja najemcy), zwraca uwagę, że cały proces zmiany siedziby może zajšć nawet kilkanaœcie miesięcy. Trzeba m.in. przeprowadzić analizę rynku, wynegocjować warunki najmu, uzgodnić aranżację biur.

– Rozpoczęcie poszukiwań odpowiednio wczeœnie pozwala na wynegocjowanie najlepszych warunków najmu – podkreœla. Już po zawarciu kontraktu na aranżację biura trzeba przeznaczyć od trzech do pięciu miesięcy.

Krzysztof Kuciński z działu zarzšdzania projektami Savills dopowiada, że najszybsze sš projekty powtarzalne. – To np. wielkopowierzchniowe biura typu open space. Główny zakres prac aranżacyjnych ogranicza się do instalacji – wyjaœnia. – Na przeciwnym biegunie sš biura szyte na miarę, z indywidualnymi rozwišzaniami. Szczególnym wyzwaniem sš biura ze specjalnymi pomieszczeniami, takimi jak showroom czy studio nagrań.

Na samo przeniesienie się z budynku do budynku, jak mówi Jakub Sylwestrowicz, dyrektor działu reprezentacji najemcy w JLL, œredniej wielkoœci firmie wystarczy nawet weekend. Warunek: wszystko musi być œwietnie przygotowane. – Przed opuszczeniem dotychczasowej siedziby trzeba przeanalizować zapisy w umowie dotyczšce tzw. reinstatement. Chodzi o obowišzek przywrócenia powierzchni do stanu poprzedniego – wyjaœnia Sylwestrowicz. – Taki zapis jest dziœ rzadziej stosowany, ale koniecznie trzeba to sprawdzić, bo może podważyć finansowy plan całej relokacji biura.

Najemca może być zobowišzany choćby do wyburzania œcianek działowych. Paweł Skałba, dyrektor działu powierzchni biurowych w Colliers International, zwraca uwagę, że duże, prowadzšce specyficznš działalnoœć firmy, np. banki, które majš rozwiniętš infrastrukturę technicznš ze skomplikowanymi serwerowniami, na zmianę siedziby mogš potrzebować nawet roku.

– Planujšc relokację, trzeba sprawdzić, ile czasu potrzebuje deweloper na aranżację biura zgodnie z wytycznymi klienta – radzi – Dla wielu firm zmiana siedziby to okazja do dopasowania powierzchni do rzeczywistych potrzeb pracowników. Coraz bardziej popularne stajš się usługi workplace obejmujšce m.in. tworzenie strategii œrodowiska pracy.

Także Zuzanna Mikołajczyk, członek zarzšdu Mikomax Smart Office, podkreœla, że zmiana biura łšczy się często nie tylko ze zmianš adresu, ale również z wypracowaniem nowej organizacji i kultury pracy.

– Przeprowadzka to dobry moment na wdrożenie nowej struktury firmy i rezygnację z klasycznego biura w modelu gabinetowym na rzecz nowoczesnego open space'u – mówi.

Dominik Reszetko wyjaœnia, że koszt samej przeprowadzki zależy m.in. od liczby stanowisk pracy. – Zlecajšc usługę zewnętrznej firmie, najemcy mogš oczekiwać, że meble oraz sprzęty biurowe zostanš spakowane, a następnie przewiezione i ustawione w nowym biurze – mówi ekspert Savillsa.

Ciężka szafa

Krzysztof Kuciński dodaje, że na koszt przeprowadzki duży wpływ ma także odległoœć między starym a nowym biurem. Pod uwagę brana jest też liczba ciężkich sprzętów, np. szaf pancernych, nietypowych mebli lub wysokiej wartoœci sprzętu elektronicznego. – Nie każda firma poradzi sobie ze zleceniem obejmujšcym kilka tysięcy mkw. lub konsolidacjš biur z kilku lokalizacji w tym samym czasie – zauważa. – Można przyjšć, że sam koszt logistyki, a więc bezpiecznego demontażu, transportu oraz montażu wyposażenia i sprzętu biurowego przy standardowej przeprowadzce w obrębie jednego miasta to suma rzędu 100–120 zł za stanowisko pracy.

Sprzęty biurowe, dokumenty i meble na czas przeprowadzki można przechować w powstajšcych w całej Polsce specjalnych magazynach. Tak zwane sejfboksy oferuje Amtra. Jak tłumaczy Aleksandra Suwała, kierownik ds. administracji i nieruchomoœci w tej firmie, w specjalnych schowkach można przechować właœciwie wszystko, z wyjštkiem niedozwolonych substancji, broni, roœlin, zwierzšt, szybko psujšcej się żywnoœci. Stawki najmu zależš od powierzchni boksu i czasu wynajmu. Miesięczny czynsz za 10-metrowy boks to 500 zł.

Kamil Bechcicki ze Stokado Self Storage komentuje, że firmy chętnie korzystajš z obiektów magazynowych, zarówno na czas relokacji, jak i po przeprowadzce. – Magazyny samoobsługowe œwietnie sprawdzajš się jako podręczne schowki i miejsca do przechowywania rzeczy niepotrzebnych na co dzień – mówi.

ródło: Rzeczpospolita

WIDEO KOMENTARZ

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL