Kadry

Z końcem umowy czas rozliczyć urlop wypoczynkowy

AdobeStock
RACHUNKI | Szef nie może zapłacić pracownikowi za niewykorzystane dni wypoczynku w trakcie zatrudnienia. Ekwiwalent przysługuje wyłącznie w razie rozwiązania umowy o pracę.

Ustalenie prawa do urlopu wypoczynkowego, a także prawidłowego jego wymiaru to dopiero wstęp do rozliczenia z pracownikiem w tym zakresie. Na pracodawcy ciąży bowiem obowiązek nie tylko dopilnowania, aby etatowiec korzystał z przyznanego mu przez prawo przywileju. Musi też naliczyć prawidłową wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

Tylko przy rozstaniu

Wyłącznie w sytuacji rozwiązania umowy o pracę podwładnemu należy się ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Nie ma znaczenia, z czyjej inicjatywy dochodzi do rozwiązania umowy. Ekwiwalent za niewykorzystane dni wypoczynku trzeba wypłacić nie później niż w ostatnim dniu zatrudnienia. W przypadku późniejszej wypłaty, pracownik może żądać wynagrodzenia wraz z odsetkami za zwłokę.

Pracownicy działu HR często spotykają się z sytuacją, gdy pracodawca chce się rozliczyć z etatowcem z urlopu wcześniej, aby wyeliminować wysoki koszt rezerwy na niewykorzystanych urlopach. Takie rozwiązanie jest jednak niezgodne z prawem. Nie można wypłacać ekwiwalentu za urlop w trakcie zatrudnienia.

Proporcjonalnie mniej

Staż pracy oraz wykształcenie pracownika decydują o wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego. Roczny wymiar to 20 dni w przypadku stażu poniżej 10 lat oraz 26 dni – gdy staż przekracza 10 lat. Zarówno zatrudnienie, jak również zwolnienie pracownika w trakcie roku kalendarzowego, obliguje pracodawcę do proporcjonalnego wyliczenia urlopu. Otrzymany wynik należy w tym przypadku zaokrąglić w górę.

Przykład:

Pracownikowi z 26-dniowym wymiarem urlopu wypoczynkowego szef wypowiedział umowę o pracę. Umowa rozwiąże się 30 listopada. Za bieżący rąk pracownikowi należą się 24 dni urlopu (26/12 miesięcy x 11 miesięcy zatrudnienia).

Nie tylko zasadnicze

Ustalenie liczby niewykorzystanych dni urlopu to pierwszy krok do prawidłowego rozliczenia się z pracownikiem. Istotne jest bowiem także prawidłowe ustalenie wysokości świadczenia, które trzeba wypłacić.

Najczęściej popełnianym błędem przez pracodawców w tej kwestii jest wyliczanie podstawy ekwiwalentu wyłącznie z wynagrodzenia zasadniczego. Jest to poprawne jedynie w przypadku braku jakichkolwiek dodatkowych składników wynagrodzenia. Przy składnikach dodatkowych wszystkie lub niektóre z nich trzeba włączyć do podstawy ekwiwalentu.

Ważna data wypłaty

Wynagrodzenie zasadnicze powinno zostać włączone do podstawy ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Natomiast przy uwzględnianiu składników zmiennych należy się kierować innymi zasadami.

Składniki te należy wliczać do podstawy ekwiwalentu za urlop z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do jego wypłaty. W przypadku, gdy składniki zmienne przysługują za okresy dłuższe niż miesiąc, przyjmuje się je w wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Przy czym liczy się tu data wypłaty dodatkowych składników, a nie okres, którego dotyczą. W praktyce oznacza to, że w przypadku wypłaty wynagrodzenia do ostatniego dnia miesiąca do podstawy ekwiwalentu zostaną włączone inne składniki niż przy wypłacie wynagrodzenia do 10. dnia następnego miesiąca.

Przykład:

Pracownik kończy zatrudnienie 30 listopada. Co miesiąc otrzymuje premie w różnej wysokości. Przy założeniu wypłaty wynagrodzenia do ostatniego dnia miesiąca roboczego, do podstawy ekwiwalentu zostanie włączona premia za sierpień, wrzesień i październik. Gdyby wypłata wynagrodzenia następowała do 10. dnia miesiąca następnego, trzeba byłoby uwzględnić premie za lipiec, sierpień i wrzesień.

Istotny współczynnik

Prawidłowo ustaloną podstawę ekwiwalentu należy podzielić przez ustalony na dany rok kalendarzowy wskaźnik urlopowy. W 2017 r. wynosi on 20,83 i jest odpowiednio niższy w przypadku zatrudnienia na część etatu.

Wskaźnik ekwiwalentu stosowany do wypłaty świadczenia należy przyjąć taki, jaki obowiązuje w danym roku. Nie ma znaczenia, czy wypłacamy ekwiwalent za urlop z  roku bieżącego, czy za urlop zaległy. Liczy się wyłącznie data wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystane dni wypoczynku.

Przykład:

Pracownik został zatrudniony na umowę na czas określony, która uległa rozwiązaniu 1 stycznia 2017 r. Pracodawca musiał mu wypłacić ekwiwalent za 10 dni urlopu zaległego za rok 2016 i za trzy dni urlopu bieżącego. Mimo że w 2016 r. obowiązywał inny współczynnik ekwiwalentu, przy obliczaniu wysokości ekwiwalentu za cały niewykorzystany urlop należy stosować współczynnik obowiązujący w 2017 r., tj. w roku rozwiązania umowy.

Źródło: Rzeczpospolita

WIDEO KOMENTARZ

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL