Elektroniczne archiwa pracownicze już niedługo

Firmy będą skanowały dokumenty i oddawały je pracownikom, zachowując tylko elektroniczne pliki.

Aktualizacja: 23.03.2016 05:52 Publikacja: 23.03.2016 05:45

W większości firm obieg dokumentów odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej.

W większości firm obieg dokumentów odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej.

Foto: Fotorzepa, Tomasz Jodłowski

Ministerstwo Rozwoju przygotowało właśnie zarys propozycji zmian legislacyjnych wprowadzających możliwość przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej. To jeszcze bardzo wczesny etap prac nad zmianami, celem ma być także skrócenie okresu przechowywania i zmniejszenie liczby archiwizowanych dokumentów.

Kosztem firm

– Od lat przekonujemy, że obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych w formie papierowej to archaizm – tłumaczy Grażyna Spytek-Bandurska, ekspert Konfederacji Lewiatan. – Przecież w zdecydowanej większości firm obieg dokumentów odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej. Natomiast w archiwach pracowniczych, zgodnie z ciągle obowiązującymi przepisami, trzeba te informacje trzymać na papierze. Często wygląda to tak, że elektroniczny dokument trzeba wydrukować, papier schować do teczki, tę do szafy i trzymać tam przez 50 lat. To wszystko za dużo kosztuje.

A takich dokumentów jest sporo. Jeden pracownik może wygenerować nawet 175 różnych informacji, które muszą być przetrzymywane na papierze. Zdarzają się jednak firmy, które naciągają obecne regulacje i od lat trzymają te informacje w formie elektronicznej. Oznacza to jednak wyścig z czasem: czy zdążą wydrukować wszystkie dokumenty w razie wizyty inspektora pracy.

Po roku papier wróci do pracownika

Przedsiębiorcy najchętniej pozbyliby się dokumentacji i przekazali ją ZUS lub pracownikom. Rzecz w tym, że od 1999 r. ZUS powinien mieć u siebie zapisy o każdej zapłaconej składce na ubezpieczenia społeczne. Nie ma więc sensu dublować tych informacji w archiwach pracodawców. Wszystko wskazuje na to, że nie ma szans na zmianę.

Z założeń wynika, że każda firma nadal będzie miała obowiązek przetrzymywania dokumentów, różnica będzie polegała na tym, że będzie to mógł być skan papierowego dokumentu. Oryginał po roku trafiałby do rąk pracownika. Po zakończeniu zatrudnienia każda osoba dostałaby zaś elektroniczną paczkę wszystkich plików z jej nazwiskiem wygenerowanych w tej firmie.

Nowy system może się jednak okazać kosztowny. Pracodawcy będą mieli bowiem obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych zebranych w elektronicznych archiwach i dostosowania się do wymogów określonych w przepisach o ochronie danych osobowych dotyczących baz danych zawierających takie informacje. Dlatego założenia przewidują, że mniejsze firmy nadal będą mogły prowadzić swoje archiwa pracownicze w formie papierowej.

Opinia dla „Rz"

Grzegorz Ruszczyk, radca prawny partner w kancelarii Raczkowski Paruch

Biorąc pod uwagę sygnały o tym, że po 1999 r. ZUS mógł zgubić wiele informacji o składkach zapłaconych od wynagrodzeń pracowników, raczej nie ma co liczyć na to, że pracodawcy nie będą musieli trzymać dokumentów potrzebnych do obliczenia tych świadczeń w przyszłości. Skoro jednak państwo przerzuca na biznes koszty przetrzymywania tych informacji, powinno także zmierzać do tego, by było to najmniej kosztowne i uciążliwe dla biznesu. Dlatego dobrze byłoby, aby wraz ze zmianą przepisów pojawił się tani sposób elektronicznego podpisywania tych dokumentów, tak by w razie potrzeby mogły one być wykorzystane przed sądem. Warto także, by lista najdłużej przetrzymywanych dokumentów była krótka.

Ministerstwo Rozwoju przygotowało właśnie zarys propozycji zmian legislacyjnych wprowadzających możliwość przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej. To jeszcze bardzo wczesny etap prac nad zmianami, celem ma być także skrócenie okresu przechowywania i zmniejszenie liczby archiwizowanych dokumentów.

Kosztem firm

Pozostało 91% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Konsumenci
Sąd Najwyższy orzekł w sprawie frankowiczów. Eksperci komentują
Prawo dla Ciebie
TSUE nakłada karę na Polskę. Nie pomogły argumenty o uchodźcach z Ukrainy
Praca, Emerytury i renty
Niepokojące zjawisko w Polsce: renciści coraz młodsi
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Aplikacje i egzaminy
Postulski: Nigdy nie zrezygnowałem z bycia dyrektorem KSSiP