Elektroniczne archiwa pracownicze już niedługo

aktualizacja: 23.03.2016, 06:52
W większości firm obieg dokumentów odbywa się wyłącznie w formie elekt...
W większości firm obieg dokumentów odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej.
Foto: Fotorzepa, Tomasz Jodłowski

Firmy będą skanowały dokumenty i oddawały je pracownikom, zachowując tylko elektroniczne pliki.

REDAKCJA POLECA

Ministerstwo Rozwoju przygotowało właśnie zarys propozycji zmian legislacyjnych wprowadzających możliwość przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej. To jeszcze bardzo wczesny etap prac nad zmianami, celem ma być także skrócenie okresu przechowywania i zmniejszenie liczby archiwizowanych dokumentów.

Kosztem firm

– Od lat przekonujemy, że obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych w formie papierowej to archaizm – tłumaczy Grażyna Spytek-Bandurska, ekspert Konfederacji Lewiatan. – Przecież w zdecydowanej większości firm obieg dokumentów odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej. Natomiast w archiwach pracowniczych, zgodnie z ciągle obowiązującymi przepisami, trzeba te informacje trzymać na papierze. Często wygląda to tak, że elektroniczny dokument trzeba wydrukować, papier schować do teczki, tę do szafy i trzymać tam przez 50 lat. To wszystko za dużo kosztuje.

A takich dokumentów jest sporo. Jeden pracownik może wygenerować nawet 175 różnych informacji, które muszą być przetrzymywane na papierze. Zdarzają się jednak firmy, które naciągają obecne regulacje i od lat trzymają te informacje w formie elektronicznej. Oznacza to jednak wyścig z czasem: czy zdążą wydrukować wszystkie dokumenty w razie wizyty inspektora pracy.

Po roku papier wróci do pracownika

Przedsiębiorcy najchętniej pozbyliby się dokumentacji i przekazali ją ZUS lub pracownikom. Rzecz w tym, że od 1999 r. ZUS powinien mieć u siebie zapisy o każdej zapłaconej składce na ubezpieczenia społeczne. Nie ma więc sensu dublować tych informacji w archiwach pracodawców. Wszystko wskazuje na to, że nie ma szans na zmianę.

Z założeń wynika, że każda firma nadal będzie miała obowiązek przetrzymywania dokumentów, różnica będzie polegała na tym, że będzie to mógł być skan papierowego dokumentu. Oryginał po roku trafiałby do rąk pracownika. Po zakończeniu zatrudnienia każda osoba dostałaby zaś elektroniczną paczkę wszystkich plików z jej nazwiskiem wygenerowanych w tej firmie.

Nowy system może się jednak okazać kosztowny. Pracodawcy będą mieli bowiem obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych zebranych w elektronicznych archiwach i dostosowania się do wymogów określonych w przepisach o ochronie danych osobowych dotyczących baz danych zawierających takie informacje. Dlatego założenia przewidują, że mniejsze firmy nadal będą mogły prowadzić swoje archiwa pracownicze w formie papierowej.

Opinia dla „Rz"

Grzegorz Ruszczyk, radca prawny partner w kancelarii Raczkowski Paruch

Biorąc pod uwagę sygnały o tym, że po 1999 r. ZUS mógł zgubić wiele informacji o składkach zapłaconych od wynagrodzeń pracowników, raczej nie ma co liczyć na to, że pracodawcy nie będą musieli trzymać dokumentów potrzebnych do obliczenia tych świadczeń w przyszłości. Skoro jednak państwo przerzuca na biznes koszty przetrzymywania tych informacji, powinno także zmierzać do tego, by było to najmniej kosztowne i uciążliwe dla biznesu. Dlatego dobrze byłoby, aby wraz ze zmianą przepisów pojawił się tani sposób elektronicznego podpisywania tych dokumentów, tak by w razie potrzeby mogły one być wykorzystane przed sądem. Warto także, by lista najdłużej przetrzymywanych dokumentów była krótka.

Komentarz dnia
Żródło: Rzeczpospolita

Żadna część jak i całość utworów zawartych w dzienniku nie może być powielana i rozpowszechniana lub dalej rozpowszechniana w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób (w tym także elektroniczny lub mechaniczny lub inny albo na wszelkich polach eksploatacji) włącznie z kopiowaniem, szeroko pojętę digitalizację, fotokopiowaniem lub kopiowaniem, w tym także zamieszczaniem w Internecie - bez pisemnej zgody Gremi Business Communication. Jakiekolwiek użycie lub wykorzystanie utworów w całości lub w części bez zgody Gremi Business Communication lub autorów z naruszeniem prawa jest zabronione pod groźbą kary i może być ścigane prawnie.

Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami "Regulaminu korzystania z artykułów prasowych". Formularz zamówienia można pobrać na stronie www.rp.pl/licencja.

POLECAMY

KOMENTARZE