Prenumerata 2018 ju˜ż w sprzedża˜y - SPRAWD˜!

Kadry

Elektroniczne archiwa pracownicze już niedługo

W większoœci firm obieg dokumentów odbywa się wyłšcznie w formie elektronicznej.
Fotorzepa, Tomasz Jodłowski
Firmy będš skanowały dokumenty i oddawały je pracownikom, zachowujšc tylko elektroniczne pliki.

Ministerstwo Rozwoju przygotowało właœnie zarys propozycji zmian legislacyjnych wprowadzajšcych możliwoœć przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej. To jeszcze bardzo wczesny etap prac nad zmianami, celem ma być także skrócenie okresu przechowywania i zmniejszenie liczby archiwizowanych dokumentów.

Kosztem firm

– Od lat przekonujemy, że obowišzek przechowywania dokumentów pracowniczych w formie papierowej to archaizm – tłumaczy Grażyna Spytek-Bandurska, ekspert Konfederacji Lewiatan. – Przecież w zdecydowanej większoœci firm obieg dokumentów odbywa się wyłšcznie w formie elektronicznej. Natomiast w archiwach pracowniczych, zgodnie z cišgle obowišzujšcymi przepisami, trzeba te informacje trzymać na papierze. Często wyglšda to tak, że elektroniczny dokument trzeba wydrukować, papier schować do teczki, tę do szafy i trzymać tam przez 50 lat. To wszystko za dużo kosztuje.

A takich dokumentów jest sporo. Jeden pracownik może wygenerować nawet 175 różnych informacji, które muszš być przetrzymywane na papierze. Zdarzajš się jednak firmy, które nacišgajš obecne regulacje i od lat trzymajš te informacje w formie elektronicznej. Oznacza to jednak wyœcig z czasem: czy zdšżš wydrukować wszystkie dokumenty w razie wizyty inspektora pracy.

Po roku papier wróci do pracownika

Przedsiębiorcy najchętniej pozbyliby się dokumentacji i przekazali jš ZUS lub pracownikom. Rzecz w tym, że od 1999 r. ZUS powinien mieć u siebie zapisy o każdej zapłaconej składce na ubezpieczenia społeczne. Nie ma więc sensu dublować tych informacji w archiwach pracodawców. Wszystko wskazuje na to, że nie ma szans na zmianę.

Z założeń wynika, że każda firma nadal będzie miała obowišzek przetrzymywania dokumentów, różnica będzie polegała na tym, że będzie to mógł być skan papierowego dokumentu. Oryginał po roku trafiałby do ršk pracownika. Po zakończeniu zatrudnienia każda osoba dostałaby zaœ elektronicznš paczkę wszystkich plików z jej nazwiskiem wygenerowanych w tej firmie.

Nowy system może się jednak okazać kosztowny. Pracodawcy będš mieli bowiem obowišzek zapewnienia bezpieczeństwa danych zebranych w elektronicznych archiwach i dostosowania się do wymogów okreœlonych w przepisach o ochronie danych osobowych dotyczšcych baz danych zawierajšcych takie informacje. Dlatego założenia przewidujš, że mniejsze firmy nadal będš mogły prowadzić swoje archiwa pracownicze w formie papierowej.

Opinia dla „Rz"

Grzegorz Ruszczyk, radca prawny partner w kancelarii Raczkowski Paruch

Bioršc pod uwagę sygnały o tym, że po 1999 r. ZUS mógł zgubić wiele informacji o składkach zapłaconych od wynagrodzeń pracowników, raczej nie ma co liczyć na to, że pracodawcy nie będš musieli trzymać dokumentów potrzebnych do obliczenia tych œwiadczeń w przyszłoœci. Skoro jednak państwo przerzuca na biznes koszty przetrzymywania tych informacji, powinno także zmierzać do tego, by było to najmniej kosztowne i ucišżliwe dla biznesu. Dlatego dobrze byłoby, aby wraz ze zmianš przepisów pojawił się tani sposób elektronicznego podpisywania tych dokumentów, tak by w razie potrzeby mogły one być wykorzystane przed sšdem. Warto także, by lista najdłużej przetrzymywanych dokumentów była krótka.

ródło: Rzeczpospolita

WIDEO KOMENTARZ

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL