Elektroniczne archiwa pracownicze już niedługo

aktualizacja: 23.03.2016, 06:52
W większości firm obieg dokumentów odbywa się wyłącznie w formie elekt...
W większości firm obieg dokumentów odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej.
Foto: Fotorzepa, Tomasz Jodłowski

Firmy będą skanowały dokumenty i oddawały je pracownikom, zachowując tylko elektroniczne pliki.

REDAKCJA POLECA

Ministerstwo Rozwoju przygotowało właśnie zarys propozycji zmian legislacyjnych wprowadzających możliwość przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej. To jeszcze bardzo wczesny etap prac nad zmianami, celem ma być także skrócenie okresu przechowywania i zmniejszenie liczby archiwizowanych dokumentów.

Kosztem firm

– Od lat przekonujemy, że obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych w formie papierowej to archaizm – tłumaczy Grażyna Spytek-Bandurska, ekspert Konfederacji Lewiatan. – Przecież w zdecydowanej większości firm obieg dokumentów odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej. Natomiast w archiwach pracowniczych, zgodnie z ciągle obowiązującymi przepisami, trzeba te informacje trzymać na papierze. Często wygląda to tak, że elektroniczny dokument trzeba wydrukować, papier schować do teczki, tę do szafy i trzymać tam przez 50 lat. To wszystko za dużo kosztuje.

A takich dokumentów jest sporo. Jeden pracownik może wygenerować nawet 175 różnych informacji, które muszą być przetrzymywane na papierze. Zdarzają się jednak firmy, które naciągają obecne regulacje i od lat trzymają te informacje w formie elektronicznej. Oznacza to jednak wyścig z czasem: czy zdążą wydrukować wszystkie dokumenty w razie wizyty inspektora pracy.

Po roku papier wróci do pracownika

Przedsiębiorcy najchętniej pozbyliby się dokumentacji i przekazali ją ZUS lub pracownikom. Rzecz w tym, że od 1999 r. ZUS powinien mieć u siebie zapisy o każdej zapłaconej składce na ubezpieczenia społeczne. Nie ma więc sensu dublować tych informacji w archiwach pracodawców. Wszystko wskazuje na to, że nie ma szans na zmianę.

Z założeń wynika, że każda firma nadal będzie miała obowiązek przetrzymywania dokumentów, różnica będzie polegała na tym, że będzie to mógł być skan papierowego dokumentu. Oryginał po roku trafiałby do rąk pracownika. Po zakończeniu zatrudnienia każda osoba dostałaby zaś elektroniczną paczkę wszystkich plików z jej nazwiskiem wygenerowanych w tej firmie.

Żródło: Rzeczpospolita

Żadna część jak i całość utworów zawartych w dzienniku nie może być powielana i rozpowszechniana lub dalej rozpowszechniana w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób (w tym także elektroniczny lub mechaniczny lub inny albo na wszelkich polach eksploatacji) włącznie z kopiowaniem, szeroko pojętę digitalizację, fotokopiowaniem lub kopiowaniem, w tym także zamieszczaniem w Internecie - bez pisemnej zgody Gremi Business Communication. Jakiekolwiek użycie lub wykorzystanie utworów w całości lub w części bez zgody Gremi Business Communication lub autorów z naruszeniem prawa jest zabronione pod groźbą kary i może być ścigane prawnie.

Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami "Regulaminu korzystania z artykułów prasowych". Formularz zamówienia można pobrać na stronie www.rp.pl/licencja.

POLECAMY

KOMENTARZE