Ministerstwo Rozwoju przygotowało właśnie zarys propozycji zmian legislacyjnych wprowadzających możliwość przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej. To jeszcze bardzo wczesny etap prac nad zmianami, celem ma być także skrócenie okresu przechowywania i zmniejszenie liczby archiwizowanych dokumentów.
Kosztem firm
– Od lat przekonujemy, że obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych w formie papierowej to archaizm – tłumaczy Grażyna Spytek-Bandurska, ekspert Konfederacji Lewiatan. – Przecież w zdecydowanej większości firm obieg dokumentów odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej. Natomiast w archiwach pracowniczych, zgodnie z ciągle obowiązującymi przepisami, trzeba te informacje trzymać na papierze. Często wygląda to tak, że elektroniczny dokument trzeba wydrukować, papier schować do teczki, tę do szafy i trzymać tam przez 50 lat. To wszystko za dużo kosztuje.
A takich dokumentów jest sporo. Jeden pracownik może wygenerować nawet 175 różnych informacji, które muszą być przetrzymywane na papierze. Zdarzają się jednak firmy, które naciągają obecne regulacje i od lat trzymają te informacje w formie elektronicznej. Oznacza to jednak wyścig z czasem: czy zdążą wydrukować wszystkie dokumenty w razie wizyty inspektora pracy.
Po roku papier wróci do pracownika
Przedsiębiorcy najchętniej pozbyliby się dokumentacji i przekazali ją ZUS lub pracownikom. Rzecz w tym, że od 1999 r. ZUS powinien mieć u siebie zapisy o każdej zapłaconej składce na ubezpieczenia społeczne. Nie ma więc sensu dublować tych informacji w archiwach pracodawców. Wszystko wskazuje na to, że nie ma szans na zmianę.
Z założeń wynika, że każda firma nadal będzie miała obowiązek przetrzymywania dokumentów, różnica będzie polegała na tym, że będzie to mógł być skan papierowego dokumentu. Oryginał po roku trafiałby do rąk pracownika. Po zakończeniu zatrudnienia każda osoba dostałaby zaś elektroniczną paczkę wszystkich plików z jej nazwiskiem wygenerowanych w tej firmie.