Co z zaległym urlopem wypoczynkowym

Choć przechodzący urlop na żądanie w kolejnym roku traci swój szczególny, nagły charakter, czterech dni nie trzeba wybierać do 30 września. Jest na to czas aż do ich przedawnienia, czyli ponad trzy lata.

Publikacja: 04.02.2016 01:00

Co z zaległym urlopem wypoczynkowym

Foto: www.sxc.hu

Pracodawcy trudno osiągnąć ideał polegający na pełnym wykorzystaniu przez pracowników wszystkich dni urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem w roku kalendarzowym, kiedy nabyli do nich prawo. Różne przyczyny powodują, że wakacje w konkretnym roku nie zostaną spożytkowane w całości. Nie przepadną, ale przechodzą na nowy rok.

Zgodnie z planem

Urlop wypoczynkowy powinien być udzielony w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Gdy z różnych powodów stało się to niemożliwe, powinien przypadać najpóźniej do końca września kolejnego roku kalendarzowego.

Zasadą jest udzielanie urlopów zgodnie z tzw. planem urlopów. Ustala go pracodawca, uwzględniając wnioski etatowców oraz konieczność zapewnienia prawidłowego toku pracy w zakładzie. Plan wymagany jest wtedy, gdy u pracodawcy działa organizacja związkowa, która nie zgodziła się na rezygnację z takiego grafiku.

Przepisy nie regulują, do kiedy plan ma być opracowany. Przyjmuje się, że skoro urlopu udziela się w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, to plan powinien być gotowy pod koniec roku kalendarzowego poprzedzającego rok urlopowy.

Przepisy nie wymagają też, aby taki grafik obejmował cały rok kalendarzowy. Szef może więc opracować np. dwa plany na dwa półrocza.

Na potem

Najbardziej typową sytuacją, która uniemożliwia bieżące korzystanie z urlopu i powoduje jego obowiązkowe przesunięcie, jest czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby.

Przykład

Zgodnie z planem urlopów pracownik miał rozpisane wakacje na dwa ostatnie tygodnie grudnia. Na początku tego miesiąca złamał nogę i stał się niezdolny do pracy. Dlatego nie mógł wziąć urlopu w roku, w którym nabył do niego prawo. Pracodawca musiał go przesunąć na 2016 r.

Do przeszkód, które mogą blokować wykorzystanie urlopu w danym roku kalendarzowym, zalicza się też odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, powołanie na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe do trzech miesięcy. To tzw. obligatoryjne przyczyny przesunięcia urlopu.

W praktyce brak możliwości skorzystania z urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, jest także wynikiem wniosku złożonego przez zainteresowanego. Trzeba go jednak uzasadnić ważnymi przyczynami. Do przesunięcia terminu wyjazdu może doprowadzić też pracodawca, gdy ma szczególne potrzeby, a nieobecność pracownika w zakładzie poważnie zakłóciłaby jego działalność.

Z art. 168 kodeksu pracy wynika, że urlopu niewybranego w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, należy udzielić do 30 września następnego roku kalendarzowego. Krótka i z pozoru jednoznaczna regulacja powoduje jednak problem z właściwą interpretacją. Co należy rozumieć pod pojęciem „udzielenie"?

Termin na wybranie

Wątpliwość dotyczy tego, czy obowiązek udzielenia urlopu do 30 września oznacza jego rozpoczęcie przed końcem tego miesiąca, czy może zaległość należy wybrać w pełni przed 1 października. Rozwiewa ją stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy, aby przynajmniej start urlopu przypadał przed upływem końca trzeciego kwartału.

Przykład

Z przyczyn leżących po stronie firmy pracownik nie mógł w całości wziąć bieżącego urlopu za 2015 rok, przenosząc siedem dni na później. Chcąc prawidłowo wypełnić obowiązek związany z udzieleniem zaległości, szef powinien umożliwić start tego urlopu przynajmniej w ostatnim dniu września. Dla prawidłowości udzielenia zaległości nie będzie miało znaczenia, że prawie w całości zostanie ona wybrana w październiku. Liczy się tylko to, że formalnie udzielono jej do końca września.

Na żądanie nie przechodzi

Zgodnie z art. 167

2

k.p. pracodawca musi udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż cztery dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. W początkowym okresie funkcjonowania przepisów o tzw. urlopie na żądanie wielu pracowników oraz niektórzy pracodawcy uważali, że jest to urlop dodatkowy. Pogląd ten nie miał i nie ma żadnego uzasadnienia. Nie powiększa on wymiaru normalnego urlopu przysługującego w każdym roku.

To tylko szczególne uprawnienie będące częścią składową puli dni na wypoczynek w każdym roku kalendarzowym. Jeśli więc wymiar urlopu w zależności od stażu pracy wynosi 20 lub 26 dni, cztery dni na żądanie będą częścią tej puli. Ponieważ urlop na żądanie ma analogiczny charakter prawny jak pozostała część wakacji, stosuje się do niego ogólne regulacje o urlopach.

Urlop na żądanie liczy co roku cztery dni. Nie można jednak wykluczyć, że pracownik nie skorzystał z tego uprawnienia. Czy przechodzi ono na kolejny rok?

Przykład

W 2015 r. pracownik nie brał ani jednego dnia urlopu na żądanie. Nie mógł też wziąć całej pozostałej puli w ubiegłym roku. W 2016 r. przysługuje mu 26 dni urlopu bieżącego i 10 dni zaległego. W pierwszej połowie roku etatowiec zażądał czterech dni. We wrześniu postanowił przedłużyć wakacje, których termin upływał w czwartek, oświadczając pracodawcy, że ponownie skorzysta z urlopu na żądanie. Pracodawca odmówił. Argumentował, że pracownik wybrał całość należnej mu puli na żądanie na 2016 r. Postępowanie pracodawcy było prawidłowe.

Więcej czasu

Urlop na żądanie jest zawsze przypisany do konkretnego roku kalendarzowego. Nie przechodzi na kolejne 12 miesięcy, gdy pracownik go nie weźmie. Dni urlopu na żądanie w kolejnym roku stają się zwykłym zaległym urlopem wypoczynkowym. Zatem dni urlopu nie przepadają, ale tracą swój dotychczasowy charakter.

Nie trzeba go jednak wykorzystać, inaczej niż normalną zaległość, do 30 września kolejnego roku. Potwierdza to zdanie po średniku w art. 168 k.p., który szczegółowo opisuje zasady udzielania urlopu zaległego. Niewykorzystane cztery dni na żądanie z lat ubiegłych można wziąć do czasu, aż się nie przedawnią, tj. w kolejnych trzech latach.

masz pytanie, wyślij e-mail, tygodnikpraca@rp.pl

Z orzecznictwa Sądu Najwyższego

- Zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielenia urlopu za dany rok do 30 września nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia go po tym terminie bez zgody pracodawcy (wyrok z 5 grudnia 2000 r., I PKN 121/00).

- Czasowa nieobecność osób uprawnionych do udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia jego rozpoczęcia bez zgody pracodawcy (wyrok z 16 grudnia 2008 r., I PK 88/08).

- Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne (wyrok z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 367/00).

Grzywna lub więzienie

Ponieważ prawo do urlopu jest bezwzględnym uprawnieniem pracownika, którego nie może się zrzec, obowiązkiem pracodawcy jest jego udzielenie. Dotyczy to zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego. W przeciwnym wypadku pracodawca naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie z art. 282 pkt 2 k.p. Zgodnie z tym przepisem, kto nie udziela pracownikowi przysługującego urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża jego wymiar, podlega grzywnie od 1 tys. do 30 tys. zł.

Jeśli nieudzielanie urlopów (w tym zaległych) jest w firmie normą, pracodawca popełnia przestępstwo uporczywego lub długotrwałego naruszania uprawnień wynikających ze stosunku pracy. Grozi za to grzywna, ograniczenie lub pozbawienie wolności do dwóch lat.

Pracodawcy trudno osiągnąć ideał polegający na pełnym wykorzystaniu przez pracowników wszystkich dni urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem w roku kalendarzowym, kiedy nabyli do nich prawo. Różne przyczyny powodują, że wakacje w konkretnym roku nie zostaną spożytkowane w całości. Nie przepadną, ale przechodzą na nowy rok.

Zgodnie z planem

Pozostało 95% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Konsumenci
Sąd Najwyższy orzekł w sprawie frankowiczów. Eksperci komentują
Prawo dla Ciebie
TSUE nakłada karę na Polskę. Nie pomogły argumenty o uchodźcach z Ukrainy
Praca, Emerytury i renty
Niepokojące zjawisko w Polsce: renciści coraz młodsi
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Aplikacje i egzaminy
Postulski: Nigdy nie zrezygnowałem z bycia dyrektorem KSSiP