A gdy nadejdzie burza? Czy największe polskie firmy z „Listy 500” Rzeczpospolitej są gotowe na kryzys?

Szczegółową analizę przygotowania polskich firm do kryzysu zawiera raport: „Zarządzanie sytuacją kryzysową w polskich przedsiębiorstwach”

1

, opracowany przez dr hab. Dariusza Tworzydło (Uniwersytet Warszawski, EXACTO), Adama Łaszyna (Alert Media Communications) oraz Przemysława Szubę (EXACTO). Badanie zostało przeprowadzone wśród firm z tzw. 500 Rzeczpospolitej, czyli listy pięciuset największych polskich przedsiębiorstw publikowanej co roku przez dziennik Rzeczpospolita. Wyniki badania zostały zaprezentowane na Uniwersytecie Warszawskim, w trakcie konferencji „Kryzys w przedsiębiorstwie, przygotowanie, procedury, postępowanie”, nad którą patronat medialny objął dziennik Rzeczpospolita.

Podstawowy problem – rozproszenie zarządzania i odpowiedzialności

W przypadku pojawienia się sytuacji kryzysowej, kluczowa kwestia to odpowiedni czas i sposób reakcji, a te znacząco usprawnia przejrzysta struktura i podział kompetencji kryzysowych w firmie. Tymczasem w przypadku ponad połowy najlepszych polskich firm (56,8%) uprawnienia kryzysowe posiada wiele różnych jednostek działających w ramach struktury firmy, a w przypadku aż 18% badanych kompetencje te rozproszone są na cztery lub więcej działów. Na wady takiej struktury jednoznacznie wskazują eksperci zajmujący się komunikacją kryzysową: Rozproszenie i decentralizacja to często jedna z głównych przyczyn chaosu, nieskoordynowanych działań lub ich braku (przerzucanie odpowiedzialności między działami), prowadzących do przedłużania się lub pogłębiania sytuacji kryzysowej. Rozproszenie odpowiedzialności na kilka działów tworzy ponadto bardzo duże zagrożenie dla sprawności procesu decyzyjnego w firmie – komentuje dr hab. Dariusz Tworzydło, Uniwersytet Warszawski, CEO EXACTO.

Dedykowany menedżer ds. kryzysowych – towar deficytowy

Posiadanie w strukturze firmy osoby delegowanej specjalnie do sytuacji kryzysowych to praktyczny i twardy dowód na systemowe podejście do zarządzania komunikacją w sytuacjach problemowych. Osobę z takim zakresem kompetencji zatrudnia tylko co dziesiąte ankietowane przedsiębiorstwo (11,7%). W największej liczbie firm za prowadzenie działań w zakresie komunikacji kryzysowej odpowiadają

2

: komórki public relations (55,9%), zarząd lub przedstawiciel zarządu (45,8%), rzecznik prasowy (44,1%). W niemal co trzecim z największych polskich przedsiębiorstw za procesy komunikacji kryzysowej wciąż odpowiada dział marketingu. To nie tylko jedno z najbardziej przestarzałych rozwiązań organizacyjnych, ale i bardzo niebezpieczne. Marketing ma bowiem z założenia zupełnie inne kompetencje (sprzedaż) i często odmienne cele niż PR. Czasem są one nawet sprzeczne z zasadami efektywnej komunikacji kryzysowej.

Księgi zarządzania kryzysowego – są, ale często zakurzone

Za podstawowy materiał przygotowujący do zarządzania komunikacją kryzysową uznaje się opracowaną na potrzeby konkretnej firmy księgę zarządzania komunikacją kryzysową (tzw. crisis manual). Trzy na cztery uczestniczące w badaniu firmy mają opracowany manual kryzysowy – i to dobra wiadomość. Niestety gorzej sprawa wygląda, jeśli chodzi o aktualizację tych dokumentów, w gronie firm posiadających manuale kryzysowe 18,6% nigdy ich nie aktualizowało, a kolejne 17,4% aktualizuje je raz na dwa lata lub jeszcze rzadziej. Ponadto w co piątej firmie nie ma w ogóle zintegrowanej dokumentacji w zakresie zarządzania komunikacją w sytuacjach kryzysowych, a ich menadżerowie w zdecydowanej większości przypadków (77%) są przekonani, że kryzys można rozwiązać wówczas, gdy nadejdzie, bez konieczności posiadania specjalnych procedur.

Szkolenia – najlepsza metoda przygotowania kryzysowego

Z badań przeprowadzonych wśród agencji PR

3

wynika, że najskuteczniejszym narzędziem profilaktyki antykryzysowej są szkolenia (64% wskazań). Potwierdza to opinia praktyków: - Szkolenia z komunikacji kryzysowej z symulacjami, w których top-management firmy poznaje kluczowe mechanizmy kryzysowe oraz może sprawdzić jak reaguje w warunkach stresowych – to z moich doświadczeń najbardziej efektywne narzędzie przygotowania do zarządzania kryzysem. Przede wszystkim pomagają uniknąć błędów, gdy kryzys już nadejdzie. A największe kryzysy to właśnie festiwale błędów niekompetentnych menadżerów – podsumowuje Adam Łaszyn, współautor raportu i Prezes Alert Media Communications, agencji specjalizującej się w komunikacji kryzysowej. Ta wiedza nie jest jednak powszechna wśród największych polskich firm. Szkolenia z komunikacji kryzysowej organizuje jedynie co drugie z ankietowanych przedsiębiorstw (52,6%). Oznacza to, że połowa polskich menadżerów zdobywa wiedzę na temat zarządzania kryzysami w najdroższej z możliwych wersji – poprzez tzw. „rozpoznanie bojem” – dodaje Łaszyn.

Kluczowa edukacja

- Tak wysoki odsetek firm o słabym zapleczu antykryzysowym może budzić niepokój w kontekście kryzysowego bezpieczeństwa elity polskiej gospodarki. Dlatego niezwykle ważna jest właściwa edukacja, prowadzona zarówno wśród firm, jak i ich przyszłych kadr zarządzających – czyli studentów wiodących polskich uczelni – podsumowuje wyniki badania jego współautor dr hab. Dariusz Tworzydło (Uniwersytet Warszawski, CEO EXACTO).

1

„Raport Zarządzanie Kryzysem w Polskich Przedsiębiorstwach”, Maj 2018, Autorzy: dr hab. Dariusz Tworzydło, Uniwersytet Warszawski, CEO EXACTO; Adam Łaszyn prezes Alert Media Communications; Przemysła Szuba – zastępca kierownika Działu Badań i Analiza Strategicznych EXACTO. Realizacja badań: Instytut Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego; Działu Badań i Analiza Strategicznych EXACTO. Badanie ilościowe CATI, N: 115; Respondenci: kadra menedżerska odpowiedzialna za procesy komunikacyjne przedsiębiorstw z „Listy 500” Rzeczpospolitej.

2

Odpowiadając na pytanie, można było wskazać więcej niż jedną odpowiedź.

3