Stosowanie reguł handlowych Incoterms ma tę zaletę, że pozwala precyzyjnie i szybko ustalić, która strona umowy ponosi koszty transportu, do jakiego miejsca i kto odpowiada za ładunek. Przy tym zostały one sformułowane w taki sposób, że dają dużo różnych wariantów. Od sytuacji, w której za cały proces transportu odpowiada kupujący (np. importer), przez scenariusze pośrednie, dzielące koszty i odpowiedzialność, po rozwiązanie, w którym za całość tego procesu odpowiada sprzedający (np. eksporter).
Generalnie w myśl reguł, jest tak, że jeżeli sprzedający bierze na siebie obowiązek dostarczenia towaru do określonego miejsca, to ponosi koszt załadunku towaru na środek transportu, płaci przewoźne, ale nie ma już obowiązku wyładowania towaru. Od tej ogólnej zasady są jednak wyjątki. Z jednej strony wynikają one wprost z budowy niektórych reguł, a czasem mogą wynikać z praktyki.
Zbiór reguł Incoterms, biorąc pod uwagę jego aktualną wersję (2010) składa się z 11 formuł handlowych. Składają się na nie: EXW, FCA, FAS, FOB, CPT, CIP, CFR, CIF, DAT, DAP oraz DDP. Z tego zbioru, regułą, która wyraźnie wskazuje na obowiązek wyładowania towaru w miejscu docelowym, jest DAT, czyli towar dostarczony do terminala (Delivered at terminal). Z jej opisu wynika, że obowiązkiem sprzedającego jest dostarczyć towar do wskazanego terminala (np. portowego, lotniczego, granicznego) na swój koszt i ryzyko. I dopiero wówczas, gdy towar znajdzie się w tym terminalu, wyładowany ze środka transportu, dostawę uważa się za prawidłowo wykonaną (oczywiście ważny jest także termin tej dostawy, który powinien być zgodny z kontraktem).
W wielu przypadkach sprzedającego będzie także obciążał koszt wyładunku towaru przy zastosowaniu formuły FAS, czyli towar dostarczony wzdłuż burty statku (Free alongside ship). W myśl tej reguły, dostawę uważa się bowiem za prawidłowo dokonaną, gdy towar znajdzie się na nabrzeżu lub barce (podobnej jednostce), wzdłuż burty statku i gotowy do załadunku. Wyklucza to podjechanie np. samym samochodem dostawczym (w szczególności zabudowanym) na nabrzeże. Towar nie będzie bowiem gotowy do załadunku (najpierw trzeba go rozładować z ciężarówki). Na marginesie formuła FAS jest stosunkowo rzadko wykorzystywana w praktyce.
W przypadku obu tych formuł sprzedający musi więc uwzględnić koszt wyładunku, kalkulując cenę swojego towaru. Jednak taki obowiązek może pojawić się także w innych przypadkach, o czym decyduje już praktyka handlowa, a nie bezpośrednio reguły Incoterms. Przykładowo przy zastosowaniu reguł CFR lub CIF (transport wodny), obowiązkiem sprzedającego jest załadować towar na statek oraz podpisać umowę przewozową i zapłacić za transport (fracht) do portu docelowego. I właśnie tutaj w praktyce zdarza się, że umowa z przewoźnikiem morskim (wzorzec takiej umowy, taryfikator) zawiera koszt wyładunku towaru. Jeżeli sprzedającemu nie uda się wynegocjować indywidualnej umowy albo nie będzie chciał tego robić i poniesie koszt wyładunku, to nie ma prawa (w myśl reguł CFR, CIF) dochodzić jego zwrotu od kupującego. W praktyce, chociaż nie wynika to z tych formuł, poniesie więc koszt wyładunku towaru.
