Obowiązki zarządu i konsekwencje ich niewypełnienia w sytuacji, gdy strata spółki przewyższa jej kapitał, to zagadnienie szczególnie aktualne w okresie przygotowania sprawozdań finansowych za poprzedni rok. Należy jednak podkreślić, że w kontekście obowiązków zarządu chodzi tu nie tylko o bilans sporządzany dla potrzeb rocznego sprawozdania finansowego, ale również inne bilanse przygotowywane, w zależności od potrzeb, na dowolny dzień roku obrotowego, np. przy comiesięcznym bądź śródrocznym monitorowaniu płynności finansowej spółki.
Jak liczyć
Tak zwany ujemny kapitał występuje wówczas, gdy strata spółki przewyższa sumę kapitału zapasowego oraz rezerwowego i połowę (dla sp. z o.o.) lub 1/3 (w przypadku spółki akcyjnej) kapitału zakładowego (tzw. strata kwalifikowana). Analizując składowe kapitału własnego spółki przedstawione w poniższej tabeli, sytuacja taka może mieć miejsce wtedy, kiedy np. spółka przez wiele lat wykazywała straty, aż w końcu skumulowana strata przekroczyła wartość jej kapitału >patrz tabela.
Kapitał własny należy wykazać w bilansie w wartości nominalnej, według stanu na dzień bilansowy. Kapitał (fundusz) własny wartościowo jest równy aktywom netto, czyli aktywom jednostki pomniejszonym o zobowiązania (art. 3 ust. 1 pkt 29 ustawy o rachunkowości). Do ustalenia kapitału własnego należy wziąć pod uwagę wartość rynkową aktywów, a nie wartość bilansową, która często jest niższa z powodu pomniejszających ją odpisów amortyzacyjnych. Ustalenie wartości rynkowej aktywów spółki to nie lada wyzywanie dla spółki. Mogą bowiem wystąpić rozbieżności w ocenie ich wartości rynkowej. Jeżeli spółka posiada aktywa w formie akcji notowanych na giełdzie, to wartość ich możemy określić na podstawie notowań giełdowych. Natomiast jeśli na aktywa w większości składają się nieruchomości lub ruchomości, to ustalenie potencjalnej ceny sprzedaży jest już trudniejsze. Niekiedy problemem staje się określenie, co się zalicza do aktywów spółki.
Kolejne kroki
Kiedy w bilansie wykazany zostanie ujemy kapitał, zarząd powinien niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników (>patrz ramka), w czasie którego powinna zostać podjęta decyzja co do dalszego istnienia spółki (art. 233 § 1 k.s.h., art. 397 k.s.h). Decyzje w tym zakresie mogą zapadać podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólników (jeżeli problem ujawnił się w związku ze sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego), bądź na nadzwyczajnym zgromadzeniu zwołanym w celu podjęcia uchwały, o której mowa odpowiednio w art. 233 § 1 k.s.h. albo art. 397 k.s.h. Konsekwencje niedopełnienia tego obowiązku mogą być bardzo dotkliwe.
Likwidacja ...
Podjęcie uchwały o ewentualnej likwidacji spółki leży w gestii wspólników. Jeżeli spółka może pokryć swoje zobowiązania ze środków własnych, bądź też pozyskać w tym celu środki z zewnątrz, zarząd prowadzi likwidację spółki. W przypadku braku takiej możliwości, zarząd powinien zgłosić wniosek o ogłoszenie upadłości.