Firma

5 rzeczy, które musisz wiedzieć, zanim zorganizujesz konferencję

Organizacja konferencji to nie lada wyzwanie, które wymaga zadbania o wiele ważnych elementów. Bez tego nie uda się bowiem zorganizować wydarzenia, które będzie pozytywnie ocenione przez uczestników. O czym musisz więc wiedzieć, zanim podejmiesz się organizacji konferencji? Sprawdź nasze wskazówki!

Wybór odpowiedniej lokalizacji

Kluczowe znaczenie dla powodzenia konferencji ma miejsce, w którym się ona odbędzie. Dobra lokalizacja może wpłynąć na zainteresowanie wydarzeniem. Jeśli będzie się ono odbywało w miejscu, do którego łatwo dotrzeć zarówno własnym transportem, jak i komunikacją miejską, możesz mieć pewność, że frekwencja dopisze. i odwrotnie – jeśli zdecydujesz się na organizację eventu poza miastem, możesz mieć pewność, że część osób nie dotrze na miejsce.

Co więcej, jak podpowiada ekspert z Salerezerwacje.pl, lokalizacja eventu może mieć wpływ na jego prestiż:

Z tego właśnie powodu coraz większym powodzeniem cieszą się nowoczesne centra konferencyjno-szkoleniowe, które nie tylko leżą w dogodnych punktach miasta, ale również zachwycają swoim wyglądem i standardem.

Sala konferencyjna dopasowana do Twoich potrzeb

Sam wybór obiektu to za mało. Trzeba zadbać również o to, by sala, na której będzie odbywało się wydarzenie, była dopasowana do potrzeb organizatorów. Ogromne znaczenie ma dostęp do szybkiego internetu, projektora, rzutnika oraz innych urządzeń, które ułatwią prowadzenie konferencji. Jak mówi ekspert z Salerezerwacje.pl warto również sprawdzić, jak wygląda obsługa danej sali:

Sprawdźmy, na jakie wsparcie możemy liczyć, czy goście dostaną poczęstunek – to wpływa na bezproblemowy przebieg eventu, a jednocześnie sprawia, że uczestnicy czują się dopieszczeni.

Przemyślane działania promocyjne

Aby konferencja okazała się sukcesem, musisz przyciągnąć osoby, które będą zainteresowane uczestnictwem w tym wydarzeniu. W dzisiejszych czasach warto robić to, korzystając z social mediów. Facebook, Twitter czy LinkedIn to miejsca, dzięki którym w szybkim czasie zbierzesz spore grono zainteresowanych osób. Zadbaj o przygotowanie różnorodnych materiałów promocyjnych oraz poczytaj o tym, jak powinno wyglądać promowanie eventu na każdym z tych portali.

Ciekawy program i atrakcje dla uczestników

Kolejnym, niezwykle ważnym aspektem jest odpowiednie przygotowanie konferencji. Nawet, jeśli dotyczy branżowych, “poważnych” tematów, musisz zadbać o to, by program był na tyle ciekawy, by uczestnicy chcieli zostać do końca. Warto więc zastanowić się nad tym, w jaki sposób możesz uatrakcyjnić wydarzenie. Nie bój się rozrywek i atrakcji – umilą czas i sprawią, że każda osoba na konferencji będzie dobrze się bawić. Obecnie nawet największe światowe wydarzenia robią wszystko, by co roku zaskoczyć uczestników.

Feedback po konferencji

Jeśli zależy Ci na tym, by Twoja konferencja została odebrana jako prawdziwie profesjonalne wydarzenie musisz wiedzieć, że po jej zakończeniu warto zebrać feedback od uczestników. Możesz więc poprosić o wypełnienie ankiety, podzielenie się opinią czy zdanie relacji. Dzięki temu pokażesz uczestnikom wydarzenia, że ich opinia jest dla Ciebie bardzo ważna. Co więcej, zyskasz sporo przydatnych informacji, dzięki którym łatwiej będzie przygotować Ci eventy w przyszłości.

Zastosowanie kilku powyższych rad z całą pewnością pomoże Ci w organizacji konferencji, z której uczestnicy będą zadowoleni. Pamiętaj, że nie jesteś w stanie przewidzieć wszystkich rzeczy, dlatego warto postawić na dobry zespół oraz obsługę sali, która będzie elastyczna i pomoże Ci w rozwiązaniu problematycznych kwestii, jeśli takowe się pojawią.

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL