Uchwały podejmuje się na zebraniu albo w drodze indywidualnego zbierania głosów. Dopuszczalny jest też system mieszany, czyli właściciele podejmą uchwałę, oddając głosy częściowo w jeden i częściowo drugi sposób. W dużej wspólnocie decyduje większość głosów (musi ich być ponad 50 proc. udziałów). Nie ma jednak tak, że każdej osobie przypada jeden głos. Głosuje się bowiem udziałami w nieruchomości wspólnej. Im wyższy udział w nieruchomości wspólnej, tym więcej głosów ma dany właściciel. O wysokości swojego udziału można się dowiedzieć z umowy notarialnej sprzedaży lokalu oraz z księgi wieczystej.
Uwaga! We wspólnocie, która mieści się w budynku z podziemnym garażem podczas głosowania nad uchwałami bierze się pod uwagę także ułamek udziału właściciela lokalu we współwłasności garażu podziemnego. W trakcie głosowania nad uchwałami sumuje się udział właściciela w nieruchomości wspólnej przypisany do lokalu z udziałem przyporządkowanym do współwłasności garażem. Dzięki temu głos poszczególnych właścicieli jest silniejszy.
Zarząd nieruchomości, gdy wszyscy właściciele nie stawili się na zebraniu, może brakujące głosy uzyskać w trybie ich indywidualnego zbierania. Chodzi się wtedy od lokalu do lokalu i zbiera podpisy od właścicieli lub dostarcza im się projekt uchwały z prośbą o zwrot z oddanym głosem za lub przeciw. Oczywiście powstaje pytanie, czy w dobie Internetu właściciele mogą również głosować e-mailowo?
Zdaniem Grzegorza Abramka, radcy prawnego, obecnie jest to już możliwe. Zawdzięczamy to zmianie kodeksu cywilnego, która wprowadziła tzw. formę dokumentową. Ale nie w każdym wypadku można skorzystać z poczty elektronicznej. Nie jest to możliwe w wypadku uchwał wymagających protokołu notarialnego.
Bywa i tak, że jak właściciele są skonfliktowani z zarządem i ten nie chce zbierać podpisów, np. pod uchwałą w sprawie swojego odwołania. Wtedy mogą to robić sami właściciele. Przepisy tego wprawdzie nie regulują, ale jest na ten temat bogate orzecznictwo sądowe, które na to pozwala.
Uwaga! Zarząd ma obowiązek ponadto powiadomić wszystkich właścicieli o uchwałach z udziałem indywidualnie oddanych głosów. Jest to niezwykle ważne, ponieważ od chwili uzyskania tej informacji każdy właściciel ma sześć tygodni na ewentualne zaskarżenie uchwały do sądu. Jeżeli została podjęta na zebraniu, a prawidłowo powiadomiony właściciel nie był na nim obecny, termin na zaskarżenie uchwały biegnie od daty zebrania.
