Nie ma odwrotu od technologii i cyfryzacji

Firmy muszą zrozumieć, że w dzisiejszych realiach rynkowych, aby skuteczniej walczyć o rynek, trzeba postawić na technologie cyfrowe.

Publikacja: 13.11.2017 20:03

Oprogramowanie dla biznesu coraz częściej może być dostarczane w modelu chmury

Oprogramowanie dla biznesu coraz częściej może być dostarczane w modelu chmury

Foto: materiały prasowe

W Polsce nadal jest pod tym względem sporo do zrobienia. Według danych Eurostatu, w 2016 r. tylko 6 proc. firm wykorzystywało w działalności analizę Big Data. Słabo prezentuje się też korzystanie z możliwości chmury i innych technologicznych udogodnień. Wielu przedsiębiorców wciąż nie zdaje sobie prawy jak znaczne ułatwienia tkwią w tego rodzaju innowacjach.

Coraz częściej oprogramowanie dla biznesu może być dostarczane właśnie w modelu chmury. Firmy, które mają obawy związane z przechowywaniem danych u zewnętrznego dostawcy, mogą wybrać model chmury hybrydowej.

Według danych Commvault z aplikacji chmurowych korzysta 18 proc. polskich firm. Najczęściej jest to tzw. Software as a Service (SaaS), czyli oprogramowanie jako usługa, które według IDC stanowi 66 proc. zakupów rozwiązań w chmurze. Zainteresowanie stale rośnie, ponieważ programy w chmurze są kosztem operacyjnym, mogą być dostosowywane do wymagań klienta, można je szybko uruchamiać i korzystać w każdym miejscu i czasie dzięki dostępowi online.

Innym sposobem na usprawnienie i przyspieszenie procesów biznesowych w firmie jest archiwizacja dokumentów elektronicznych.

Umożliwia nie tylko zaoszczędzenie czasu nawet o 30–50 proc., ale to także ograniczenie wydatków. Problem przetwarzania faktur w formie papierowej, a co za tym idzie także ich drukowania, przechowywania i archiwizowania, rozwiązują wersje elektroniczne.

Można je rozesłać praktycznie bez kosztów, jednym kliknięciem, a następnie sprawdzać online status ich odbioru. Znika konieczność organizacji fizycznego miejsca, w którym są one przechowywane.

Dokumenty elektroniczne wystarczy pogrupować w ustalony sposób, tworząc katalogi dla poszczególnych ich grup – np. według odbiorców, co usprawni wyszukiwanie faktur. Do katalogów mogą w każdej chwili sięgnąć wszystkie uprawnione do tego osoby, co nie zawsze jest możliwe w przypadku faktur papierowych, a zupełnie niemożliwe, gdybyśmy chcieli przejrzeć dokumenty zdalnie. Ponadto przedsiębiorstwo oszczędza na druku, którego koszty bywają potężne.

Do wystawiania przynajmniej części faktur w postaci elektronicznej przyznaje się 50,5 proc. polskich firm, to jeden z najgorszych w Europie wyników.

12,8 proc. firm zdaje sobie sprawę, że wystawia faktury elektroniczne w formie nienadającej się do automatycznego przetwarzania przez odbiorcę, np. jako e-mail z załącznikiem w formacie PDF. Z perspektywy odbiorów faktury wygląda to jeszcze gorzej – tylko 6,4 proc. firm otrzymuje faktury elektroniczne nadające się do automatycznej ewidencji.

Dlatego działy księgowe nie chcą przyjmować faktur elektronicznych, unikając udzielania zgody na otrzymywanie faktur w tej formie. W tej metodzie obsługi faktur elektronicznych korzyści osiągają głównie wystawcy, redukując koszty wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur. Natomiast koszty odbiorcy mogą być przy zastosowaniu metody „elektronicznego obrazu faktury" nawet wyższe niż w przypadku obsługi papierowych faktur.

Problem rozwiązuje specjalny system do zarządzania elektronicznymi fakturami. Co więcej, centralny rejestr faktur zapowiadany przez Ministerstwo Finansów ma szansę uporządkować i upowszechnić prawdziwe faktury elektroniczne. Zatem zmiany są kwestią czasu, warto przygotować się do nich wcześniej.

Podobnie jak elektroniczny obieg zwolnieniami lekarskimi, które zaczną obowiązywać już od 1 lipca 2018 r. Choć funkcjonują już od 1 stycznia 2016 r., to obecnie w tej formie wystawianych jest tylko 3 proc. druków ZLA. Za kilka miesięcy się to zmieni, a firmy muszą być na to gotowe.

E-zwolnienia będą dostarczane do pracodawcy przez portal PUE ZUS, trafią one automatycznie także do ZUS. Profil płatnika może być założony tylko dla osoby fizycznej, zatem pracodawca musi wyznaczyć konkretnego pracownika, który będzie upoważniony do pobierania danych z PUE ZUS.

Kolejnym etapem jest przygotowania programu kadrowo-płacowego do pobierania i archiwizowania elektronicznych zwolnień lekarskich, ponieważ dowodem wypłaty świadczeń będą dokumenty elektroniczne.

Opinia

Karol Flaziński, Product Marketing Manager segment Micro & Small w Sage

Jeszcze w 1995 r. koszt przechowania 1 GB danych dochodził do 10 tys. dol. Dzisiaj to jedynie 3 centy w ciągu roku. Szacuje się, że przez najbliższe lata polskie firmy będą stale zwiększać nakłady na cyfryzację. Do 2020 r. mają one wzrosnąć nawet do 7,7 proc. rocznych przychodów. Ale przemiana cyfrowa w przedsiębiorstwach oznacza nie tylko zmianę technologiczną, ale przede wszystkim zmianę w sposobie myślenia o biznesie i całkowicie nowe podejście do prowadzenia firmy. W obecnej rzeczywistości, gdy otrzymujemy, przechowujemy i produkujemy ogromne ilości danych, firmy nie potrzebują już pojemnych archiwów do ich przechowywania. Wszystkie dane można przechowywać w chmurze i mieć do nich dostęp w każdej chwili, z dowolnego urządzenia, z dowolnego miejsca globu. Dzięki temu trafne decyzje biznesowe można podejmować szybciej, co zwiększa ogólną skuteczność biznesu.

tekst powstał we współpracy z firmą sage

W Polsce nadal jest pod tym względem sporo do zrobienia. Według danych Eurostatu, w 2016 r. tylko 6 proc. firm wykorzystywało w działalności analizę Big Data. Słabo prezentuje się też korzystanie z możliwości chmury i innych technologicznych udogodnień. Wielu przedsiębiorców wciąż nie zdaje sobie prawy jak znaczne ułatwienia tkwią w tego rodzaju innowacjach.

Coraz częściej oprogramowanie dla biznesu może być dostarczane właśnie w modelu chmury. Firmy, które mają obawy związane z przechowywaniem danych u zewnętrznego dostawcy, mogą wybrać model chmury hybrydowej.

Pozostało 88% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Biznes
Diesel, benzyna, hybryda? Te samochody Polacy kupują najczęściej
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Biznes
Konsument jeszcze nie czuje swej siły w ESG
Materiał partnera
Rośnie rola narzędzi informatycznych w audycie
Materiał partnera
Rynek audytorski obecnie charakteryzuje się znaczącym wzrostem
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Materiał partnera
Ceny za audyt będą rosły