Jak najlepiej, jak najtaniej

Takie wnioski, zwłaszcza w odniesieniu do małych i średnich firm, płyną z z najnowszego badania firmy Amadeus – globalnego systemu rezerwacji i dystrybucji biletów lotniczych. Prowadzi ona regularne analizy polityki organizowania podróży służbowych na całym świecie.Wcześniej takie badania były już przeprowadzone w Polsce, teraz powstała oddzielna publikacja dla całej Europy Środkowej.

Czas na outsourcing

Jedno jest pewne: najróżniejsze wideokonferencje, rozmowy na Skype, czy kontakty w mediach społecznościowych nie zmniejszyły popytu na podróże służbowe. Bo nadal cenione są kontakty osobiste.

Z ostatniej publikacji Amadeusa „Organizacja i zarządzanie podróżami służbowymi.Polska na tle krajów Europy Środkowo-Wschodniej " wynika z ,że system ich przygotowywania w firmach w naszym kraju jest nieuporządkowany. Brak jest m.in. polityki podróży, a pracownicy najczęściej są pozostawieni sami sobie jeśli chodzi o organizowanie wyjazdów.

Jednak większość firm badanych przez Amadeusa dostrzega konieczność wprowadzenia zmian, mających na celu sformalizowanie i i optymalizację procesu zarządzania podróżami służbowymi. Firmy są jednocześnie otwarte na outsourcing takich usług, z tym że jest jeden podstawowy warunek: muszą się z tym wiązać wymierne korzyści.Najczęściej jest to obniżenie kosztów, bądź, co jednak jest mniej ważne, lepsza opieka nad pracownikiem.

Poprawić politykę

Ponad połowa polskich firm (57 proc.) ma własną politykę podróży, ale jest ona niekorzystna dla pracowników, ponieważ częściej (w 25 proc. przypadków), niż jest to w innych krajach regionu, muszą np opłacać wydatki służbowe własnymi kartami płatniczymi. W przypadku firm z innych krajów regionu taka forma jest stosowana jedynie w 9 proc. przypadków. A w ten sposób pracownik ma przez jakiś czas zamrożone własne środki, rozliczanie podróży zajmuje mu czas, niezbędne jest gromadzenie wszystkich niezbędnych do rozliczenia dokumentów.

Tymczasem istnieje już wiele aplikacji pomagająchch szybko to załatwić. Oczywiście cyfryzacja rozliczeń zamiast wypełnianego przez pracowników Excela jest przez polskie firmy odrzucana, po prostu ten segment rynku rozwija się powoli. Jest jednak coraz więcej dowodów zadowolenia ze strony firm, które z jakich udogodnień zaczęły korzystać. Nie brak też jest firm, które nie ukrywają,że podróże służbowe wiążą się ze sporymi kosztami i całym sercem są za tym,żeby je obniżyć.

Tańszym lotem

W całej Europie Środowej tylko niespełna jedna trzecia firm planuje wprowadzenie oszczędności w wydatkach na podróże służbowe jeszcze w tym roku. Przy tym najoszczędniejsi są Polacy, którzy zadeklarowali, że takie posunięcia mają być zrealizowane w 42 proc. firm. Zamierzają one ograniczać wydatki poprzez zmniejszenie kosztów jednostkowych, ale już nie cięcie liczby delegacji. Nadal obowiązuje np zasada,że klasą biznes pracowni może lecieć wówczas, gdy podróż trwa powyżej 6 godzin, co oznacza na przykład, że wszystkie delegacje europejskie oznaczają rezerwację miejsc z tyłu samolotu.

Taką strategię mają przede wszystkim firmy średniej wielkości. Największe przedsiębiorstwa oszczędzają inaczej. Mają one lub wplanują wdrożyć własną politykę podróży, czyli zestaw zasad dotyczących zamawiania usług związanych z wyjazdami służbowymi i po prostu korzystają z jednego kanału zakupów wszystkich usług. Dzięki takim działaniom oszczędności w krajach naszego regionu mają średnio wynieść ok 16 proc. W Polsce powyżej 10 proc. chciałoby zaoszczędzić 35 proc. firm.

Przedstawiciele środkowoeuropejskich przedsiębiorstw przyznają, że chcieliby zmniejszyć obciążenie pracowników formalnościami związanymi z podróżami służbowymi. Jednak w Polsce tylko 8 proc. firm widzi sens zdjęcia z nich odpowiedzialności za organizację wyjazdów. Tymczasem przekazanie takich usług firmie zewnętrznej zwiększa także bezpieczeństwo delegowanych oraz umożliwia lepsze wykorzystanie ich czasu. Wystarczy przypomnieć wybuch islandzkiego wulkanu, kiedy indywidualnie podróżujący praktycznie nie mieli możliwości dodzwonienia się do jakiejkolwiek linii lotniczej. natomiast biura podróży robiły to hurtowo korzystają z dedykowanych kanałów kontaktowych.

Dzisiaj wulkan nie wybucha, za to z pewnością czeka nas europejskie lato ze strajkami, co znów utrudni życie indywidualnie podróżującym. Znacznie prostsze jest także rozwiązywanie wszystkich przypadków losowych, np skutków kradzieży, kiedy zajmuje się tym biuro podróży, a nie poszkodowana osoba.

Generalnie jednak, jak wynika z badań Amadeusa, ponad jedna piąta polskich firm chciałaby przede wszystkim usprawnić wewnętrzne procesy przy jednoczesnej kontroli i przejrzystości w organizacji i wycenie podróży oraz samodzielności wyjeżdżających w delegację.

Jak to zrobić

Po pierwsze przez wprowadzenie zasady: wszystkie usługi w jednym miejscu, obojętne czy jest to firma zewnętrzna, czy też dedykowana osoba zatrudniona w firmie. Polskie przedsiębiorstwa - jak wynika z badania – byłyby także zainteresowane możliwością sprawnego rozliczania podróży, oraz możliwości korzystania z ofert różnych dostawców w jednym miejscu.

Ale tutaj znów nasze firmy są oporne w korzystaniu z opcji zewnętrznych. Przy średniej środkowoeuropejskiej na poziomie 72 proc, naszym kraju jest to jedynie 33 proc., a największą korzyścią miałyby być oszczędności i to rzędu przynajmniej 20 proc. Oczywiście cięcia, niekoniecznie jednak aż tak głębokie, są możliwe, bo pojedynczy pracownik ma znacznie mniejszą moc przekonywania w negocjacjach z liniami lotniczymi, czy sieciami hoteli, niż ma to miejsce w przypadku biura podróży czy działu w korporacji, ale kosztuje mniej, bo najczęściej rozlicza podróż w prywatnym czasie.

W tym wypadku jednak liczy się jeszcze jedno kryterium – możliwość stworzenia programu umożliwiającego przejrzyste rozliczenie, np wszystkie wydatki znajdowałyby się na tej samej fakturze. W przypadku Polski skłonność do współpracy z firmą zewnętrzną wyglądają następująco : 33 proc. uważa,że musiałyby to być konkretne oszczędności związane z organizacją i zarządzaniem podróżami służbowymi, 32 proc. – przejrzyste rozliczenie, 24 proc. – dostosowanie oferty do konkretnych potrzeb firmy, 23 proc. – optymalizacja budżetu na podróże.

Co ciekawe tylko 17 proc, uznało,że interesujący byłby dostęp do aktualnych ofert i zniżek, 14 proc. – fakt że usługa jest dostępna przez 24/7, 12 proc., że w biurze jest jedna osoba wyznaczona do kontaktów w naszą firmą, tyle samo widzi zaletę w prostocie systemu składania zamówienia, a 7 proc – przyjazne raportowanie. Przejęcie płatności jest ważne tylko dla 6 proc. firm.

72 proc. badanych polskich firm przyznaje,że korzystna oferta skłoniłaby je do skorzystania z usług operatorów zewnętrznych.Podobnie jest w przypadku firm węgierskich – 71 proc. Zupełnie inaczej w przypadku Czechów, którychkorzyści wcale nie przekonują, że taka współpraca rzeczywiście jest wskazana. ©?

Opinia

Paweł Rek | dyrektor regionalny Amadeus na Europę Środkową i Wschodnią