Prenumerata 2018 ju˜ż w sprzedża˜y - SPRAWD˜!

Biznes

Automatyczne zaczytanie danych

Dokumentacja w firmie: Dane w systemie bez wprowadzania

Selekcja informacji, czyli jak precyzyjnie zaczytać z dokumentu interesujšce dane, sprawdzić je i odpowiednio wykorzystać.

Każda organizacja, niezależnie od jej formy prawnej, codziennie otrzymuje wiele różnych typów dokumentów. W firmach sš to na przykład faktury kosztowe, zapytania ofertowe, pisma urzędowe, a w instytucjach np. samorzšdach liczne wnioski czy podania. Niezależnie od rodzaju dokumentu, jego istotę stanowi treœć często wykorzystywana przy redagowaniu odpowiedzi, uzupełnieniu formularza w kancelaryjnych zbiorach danych, czy w innych systemach informatycznych.

Kiedy firma otrzymuje dokument faktury kosztowej, trafia on do sekretariatu i tam jest rejestrowany. Sš na nim dane, takie jak numer faktury, data wystawienia, termin płatnoœci, wartoœci: netto,VAT i brutto. Informacje muszš być sprawdzone i wprowadzone do systemu finansowo-księgowego. Czynnoœć ręcznego wprowadzania danych szybko staje się nużšca i nieefektywna, a w dodatku doœć kosztowna. Szacunkowy koszt wprowadzenia jednej faktury przez pracownika to 70 groszy, kiedy w przypadku skorzystania z rozwišzań informatycznych jest o trzy razy mniej.

Produkowany przez Docusoft z grupy Arcus Fakturomat to narzędzie do zaczytywania, interpretowania oraz sprawdzania danych z obrazów faktur. Wykorzystujšc silnik OCR ABBYY FineReader, skutecznie zamienia obrazy faktur na dane. Proces rejestracji staje się prosty i szybki. Dokumenty sš umieszczane na podajniku skanera i zaczytywane po jego uruchomieniu. Kompletne i sprawdzone dane zostajš przekazane do systemu finansowo-księgowego.

Firma, która miesięcznie rejestruje 1000 faktur, może zaoszczędzić nawet 500 złotych. – Ciekawymi wdrożeniami fakturomatu sš instalacje w sieciach handlowych – tłumaczy Andrzej Nycz – gdzie Fakturomat wykorzystywany jest do identyfikacji niezgodnoœci w dostawach towarów. System zaczytuje faktury towarowe wraz z pozycjami i porównuje je z zamówieniami i dokumentami magazynowymi. Wynikiem działania systemu jest między innymi tabela różnic pozycji zamówienia, dokumentu PZ i faktury.

Fakturomat na rynku polskim oferowany jest jako niezależny produkt oraz moduł systemu zarzšdzania dokumentami Vario. Jest to oprogramowanie wspierajšce prace różnych działów firmy. Ułatwia zarzšdzanie projektami od strony operacyjnej, dokumentacyjnej czy obsługę procesów obiegu informacji. Połšczenie Fakturomatu i Vario daje wiele dodatkowych korzyœci. Zarejestrowana faktura może być procesowana zgodnie z jej cyklem życia i przechowywana w celu szybkiego udostępnienia.

Docusoft od końca lat 90. Produkuje i wdraża systemy usprawniajšce obieg dokumentów i zarzšdzanie procesami. Od 2011 r. funkcjonuje w ramach Grupy Arcus. Do grona klientów należš zarówno małe i œrednie firmy, jak i spółki wchodzšce w skład grup polskich czempionów kapitałowych. Głównymi produktami sš system elektronicznego obiegu dokumentów Vario i Fakturomat wykorzystywany najczęœciej przez biura rachunkowe, sieci franczyzowe czy firmy transportowe.

 

Sprawnie, tanio i bez błędów

  Andrzej Nycz prezes zarzšdu Dousoft 

W pierwszej fazie działania Fakturomatu dane sš zaczytywane z obrazu/skanu faktury. Następnie zostajš interpretowane w celu wyselekcjonowania, np. NIP-ów, dat, wartoœci. W kolejnej fazie dane podlegajš weryfikacji – sprawdzane sš m.in. sumy kontrolne, składnia numeru NIP czy konta bankowego. Dodatkowo mogš być porównywane z wewnętrznymi słownikami referencyjnymi systemu lub względem danych z GUS, VIES oraz ERP.

Finalnie przetworzone i zweryfikowane dane sš przesyłane do systemu ERP lub systemu obiegu dokumentowa. Fakturomat może być ponadto konfigurowany do zaczytywania linii/pozycji faktur oraz innych typów dokumentów – np. dokumentów magazynowych, druków  urzędowych czy dokumentowa transportowych.

WIDEO KOMENTARZ

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL