Mediacja: Dobra komunikacja to mniej sporów

Rz: Co urząd może zyskać, kierując sprawę do mediacji, rezygnując tym samym z możliwości władczego rozstrzygnięcia sprawy?

Aurelia Puchała, mediator: Przede wszystkim mediacja w postępowaniu administracyjnym będzie służyła wyjaśnieniu okoliczności faktycznych sprawy, a tym samym będzie prowadziła do lepszej komunikacji między stronami. To w konsekwencji powinno służyć kształtowaniu partnerskich relacji między urzędnikiem a petentem. Skierowanie sprawy do mediacji przez urząd ma przede wszystkim pomóc wyjaśnić sprawę i załatwić ją dużo szybciej. Dzięki temu organ może łatwiej ustalić fakty, uzyskać dowody, wyjaśnić stronom wynikające z obowiązującego prawa przesłanki, którymi się kieruje przy rozstrzygnięciu. W rezultacie stronom łatwiej będzie zaakceptować treść wydanej decyzji i odstąpić od jej zaskarżenia.

Ponadto każdy spór generuje duże koszty zarówno po stronie zaangażowanych stron konfliktu, jak i po stronie organu. Urząd kierując sprawę do mediacji zaoszczędzi nie tylko pieniądze, ale zyska czas, lepszy komfort pracy. Wypracowana bowiem w czasie mediacji komunikacja jest bezcenna.

Czy jest szansa na porozumienie, jeśli strony wiedzą, że urząd może w każdej chwili zerwać mediację i rozstrzygnąć sprawę samodzielnie?

Oczywiście, że tak. Na porozumienie zawsze jest szansa. Poza tym należy pamiętać, że mediacja może być prowadzona zarówno między organem, który załatwia daną sprawę, a stroną lub stronami tego postępowania, jak i wyłącznie między stronami postępowania.

Oczywiście, każda ze stron może w dowolnym momencie zrezygnować z mediacji, również organ administracji, gdy jest on stroną. Jednak samo podjęcie mediacji i próba rozwiązania sporu przy pomocy bezstronnego mediatora ułatwia komunikację pomiędzy stronami konfliktu, nawet jeśli ostatecznie jedna ze stron przerwie mediacje.

Kto może być mediatorem w takich postępowaniach?

W mediacji z udziałem organu administracji, mediatorem może być wyłącznie mediator wpisany na listę stałych mediatorów (takie listy prowadzą prezesi sądów okręgowych) bądź na listę mediatorów prowadzoną przez organizację pozarządową czy uczelnię (te listy także są przekazywane prezesom sądów okręgowych). Urzędnik może być mediatorem, ale tylko w sprawach w których nie jest stroną. Mediatorem nie może być pracownik organu przed którym toczy się postępowanie w danej sprawie, ale w innych już tak.

Jeśli zaś w mediacji uczestniczą tylko strony (chcą one np. zawrzeć ugodę) to mediatorem może być każda osoba mająca pełną zdolność do czynności prawnych i korzystająca w pełni z praw publicznych, niekoniecznie mediator profesjonalny. W każdym przypadku mediatorem nie może być pracownik organu, przed którym toczy się postępowanie w danej sprawie.

Co może zdecydować o pozytywnym rozwiązaniu konfliktu za pomocą mediacji?

Ważne jest to, że przy próbie rozwiązania sporu za pomocą mediacji strony się widzą i dochodzi już na samym początku do komunikacji i podjęcia rozmowy. Najczęściej bowiem w postępowaniu administracyjnym strony skonfliktowane w ogóle się nie widzą, nigdy ze sobą nie rozmawiają. Ich komunikacja to tylko korespondencja wysyłana do urzędu i przechodzenie kolejnych etapów postępowania z coraz większym konfliktem i często z wieloma niewidomymi, z wieloma sprawami niewyjaśnionymi a przez to niezrozumianymi, przez co konflikt się pogłębia. Mediacja i choćby próba podjęcia rozmowy, dialogu, komunikacji już jest sukcesem. Podczas niej wiele faktów może zostać wyjaśnionych, co w ostatecznym rozrachunku doprowadza do lepszego zrozumienia, nawet jeśli mediacja zostałaby przerwana i nie zakończyła się sukcesem. Należy pamiętać, że mediacja jest prowadzona przez bezstronną osobę trzecią – mediatora. Jego podstawowym zadaniem jest ułatwienie komunikacji pomiędzy uczestnikami.

W jakich rodzajach spraw w postępowaniu administracyjnym mediacje będą najbardziej przydatne?

Mediacja, która została wprowadzona w znowelizowanym Kodeksie postępowania administracyjnego w nowym rozdziale, rozdziale 5a, umożliwia rozwiązywanie sporów w urzędzie. Jest ich coraz więcej na różnych płaszczyznach kompetencji jednostek samorządu terytorialnego. Wymienić można choćby: lokalizacje inwestycji, planowanie przestrzenne, pozwolenia na budowę, nabywanie nieruchomości, rozgraniczenia, opłaty, decyzje środowiskowe czy stosunki wodne.

Dlaczego akurat w tych sprawach?

Ponieważ one najczęściej rodzą konflikty, które zazwyczaj spowodowane są niezrozumieniem tematu lub istoty sprawy, bądź brakiem wiedzy fachowej. Działa to na zasadzie „ktoś, gdzieś, coś powiedział i jest mi lepiej trzymać się tych informacji, niż samemu je zrozumieć , wyjaśnić jaki jest stan rzeczy." Ta niewiedza, brak wyjaśnienia i komunikacji powodują tworzenie się konfliktów. I ostatecznie jakkolwiek by się sprawa nie zakończyła, rodzi się niezadowolenie i spór. Zdarza się i tak, że ktoś odwołuje się od decyzji, nie zgadza się z nią nawet jeśli jest dla niego korzysta, ponieważ nie rozumie w ogóle sprawy, jej zagadnienia. Mediacja właśnie ma pomóc wyjaśnić wszelkie wątpliwości.

Są też sprawy interesariuszy, co do których urząd nie ma kompetencji do rozstrzygnięcia, ale może wskazać mediację jako sposób rozwiązania konfliktu. Chodzi m.in. o spory sąsiedzkie (podtopienie czy zalanie ściekami z działki, naruszenie granic nieruchomości, immisje), spory rodzinne i małżeńskie (ośrodki pomocy społecznej, sołtys jako pierwsza „urzędowa instytucja", do której często zwracają się strony konfliktu), czy wszelkie inne spory (np.: pracownicze) dotyczące samych urzędów jak też podległych samorządom jednostek organizacyjnych – szkół, przedszkoli, bibliotek, muzeów, domów kultury itp.

Jakie sprawy Pani zdaniem ze swojej natury nie nadają się do mediacji?

Nie widzę takich spraw. Ale mediacja w administracji to nowe narzędzie, czas pokaże, które sprawy nadają się bardziej do mediacji, które mniej, a które w ogóle się nie nadają. Należy pamiętać, że nie ma dwóch takich samych spraw, bo nie ma takich samych stron postępowania w tej samej sprawie. Każda strona, a tym samym człowiek jest inny, problem jest inny, więc i sprawa w przypadku konfliktu i jej podłoża będzie wyglądać inaczej.

Czy powinno się wprowadzić jakieś szkolenia dla urzędników, pokazujące im zalety mediacji, oraz zachęcające do kierowania spraw na tę drogę?

Przeszkodą stosowaniu mediacji w administracji nie jest brak regulacji prawnych, bo je mamy. Teraz najistotniejsze jest wprowadzenie tej instytucji w życie, stosowanie jej z jak najlepszym efektem, w tak szerokim zakresie i z taką intencją do jakiej została powołana. W tym celu należy przede wszystkim rozpowszechniać ją na szeroką skalę poprzez profesjonalne szkolenia pracowników administracji, szczególnie kadry zarządzającej, w zakresie całego postępowania mediacyjnego, krok po kroku. Co ma robić urzędnik gdy wpłynie wniosek o przeprowadzenie mediacji, lub np. gdy przyjdą dwie strony skonfliktowane, albo gdy stroną będzie urząd. Już na etapie selekcji kandydatów do pracy w administracji trzeba brać pod uwagę ich zdolności interpersonalne, w szczególności komunikatywność, zdolność rozwiązywania konfliktów. Bardzo ważne są również szkolenia w zakresie komunikacji.

Kto powinien uświadamiać obywateli o możliwości prowadzenia mediacji w administracji? Urzędnicy, mediatorzy, prawnicy, media?

Pierwszym ogniwem powinien być urzędnik, bo to on w pierwszej kolejności wie o konflikcie już istniejącym, ale też tym, który się może zrodzić. Z doświadczenia zawodowego ten urzędnik już na etapie wszczynania postępowania, złożenia przez stronę wniosku lub zwykłego pisma z jakąś prośbą wie, że to sprawa konfliktowa. To przede wszystkim on powinien mieć świadomość znaczenia mediacji i informować petentów (klientów), że jest taka możliwość. Urzędnik powinien być „mediatorem ukrytym" pomiędzy dwiema skonfliktowanymi stronami i uświadamiać ich, że jest taka możliwość, że nie trzeba się konfliktować można sprawy załatwić inaczej. Jeśli ma odpowiednie podejście, odpowiednią wiedzę z zakresu mediacji i dobrej komunikacji to może skonfliktowane strony prowadzić do dialogu, do wyjaśnienia pewnych kwestii, już na początku drogi. Dzięki wiedzy szkoleniowej będzie starał się wyciszać konflikt, a nie go jeszcze bardziej zaogniać. Może poinformować o mediacji, jej celach, zaletach itd., Wskazać stronom, że mogą się udać do mediatora neutralnego albo poza urzędem albo w urzędzie (jeśli taki jest). Myślę, że mediacje są też szansą na podniesienie standardów administrowania, ale też na to, żeby obywatel w państwie czuł się u siebie.

Czy ta szansa rzeczywiście zostanie wykorzystana?

Instytucja mediacji w sprawach administracyjnych dotąd nie istniała, a więc trudno powiedzieć, jak to będzie wyglądało w praktyce, bo przecież przepisy weszły w życie kilka miesięcy temu. Wnioski na ten temat będzie można wysunąć za rok, dwa. Należy też podkreślić, że mediacja wprowadzona do KPA nie zastępuje załatwienia sprawy, ma tylko doprowadzić przede wszystkim do lepszej komunikacji między stronami, a to jest już bardzo dużo. Bo na takiej podstawie, gdzie strony konfliktu potrafią się ze sobą komunikować, można wypracować praktycznie każdą sprawę tak, by strony potrafiły się zrozumieć. Sztuka prawidłowej komunikacji jest podstawą, by nie rodziły się konflikty, a gdy już się pojawią to ta umiejętność prawidłowej komunikacji jest niezbędna by spory się nie pogłębiały i konflikty były likwidowane w zarodku.

Na dzień dzisiejszy należy przed wszystkim popracować nad świadomością urzędnika w temacie mediacji i to jak najszybciej. Gdy ten etap będzie za nami to mediacje między urzędnikiem a petentem/klientem będą jak najbardziej możliwe i na efekty nie trzeba będzie czekać długo. Bardzo istotna jest, jak wspomniałam, świadomość urzędnika, czyli jego wiedza na temat mediacji, jej istoty i całej procedury. Narzędzia już mamy, a czas pokaże jak zostaną one wykorzystane.

—rozmawiał Szymon Cydzik