Jedną z podstawowych zasad, jaką powinni się kierować w toku procedury zamówieniowej przede wszystkim zamawiający jest zasada jawności i przejrzystości postępowania. Dotyczy ona nie tylko zamawiających i prowadzonej przez nich dokumentacji ale również wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia. Chodzi o transparentność wydatkowania środków publicznych, którą ma zapewnić jawność takich elementów składanych ofert jak np. cena, elementy związane z kryteriami oceny ofert, przebieg procedur zakupowych itp. Jawność nie dotyczy wyłącznie postępowań prowadzonych w reżimie ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej ustawy PZP).
Wydatkowanie środków publicznych powinno być klarowne również w zakresie postępowań, które są prowadzone na podstawie regulaminów, lub po prostu z wyłączeniem ustawowych regulacji. Uwaga ta jest o tyle zasadna, że w 2016 r. przykładowo wartość zamówień poniżej progu 30 tys. euro czyli głównego progu stosowania ustawy dla zamawiających klasycznych wyniosła blisko 35 mld złotych, podczas gdy wartość wszystkich zamówień publicznych wyniosła ok. 107 mld złotych.
Kilka słów o tajemnicy przedsiębiorstwa
Nie zawsze jednak (np. w postępowaniach niepublicznych) jest możliwość wglądu w dokumentację postępowania. Zdarza się, że zamawiający powołując się na wyłączenie stosowania przepisów ustawy PZP odmawiają podania wielu istotnych informacji, np. o cenach ofert, a nawet o ich dokładnym przedmiocie zasłaniając się, że nie jest to informacja publiczna. Czy słusznie? Co może w takiej sytuacji zrobić wykonawca?
Odpowiedź na powyższe pytania nie jest jednoznaczna. Wykonawcy mogą powiem, powołując się na tajemnicę przedsiębiorstwa, utajniać niektóre dane. W przypadku zamówień publicznych, rozumianych jako podległe reżimowi ustawy PZP, sprawa jest łatwiejsza. Urząd Zamówień Publicznych (UZP) w opinii pod tytułem „Tajemnica przedsiębiorstwa" precyzyjnie określił, jakich informacji wykonawcy nie mogą utajniać >patrz ramka.
Zasady określone we wspomnianej wyżej opinii UZP, przez analogię, powinny być stosowane również do postępowań prowadzonych z wyłączeniem ustawy PZP. Zdarza się jednak, że zamawiający odmawiają wglądu w protokół takiego postępowania i załączniki do niego, w tym do zawartej umowy. Niesłusznie.