W związku z nowelizacją ustawy Kodeks postępowania administracyjnego z 14 czerwca 1960 r. (Dz.U. nr 30, poz. 168, ze zm.), która weszła w życie 1 czerwca 2017 r., do postępowania administracyjnego wprowadzono nową instytucję w postaci mediacji. Mediacja jako alternatywny sposób rozwiązywania sporów do tej pory funkcjonowała postępowaniu cywilnym, a także w postępowaniu przed sądami administracyjnymi, nie było jednak możliwości polubownego rozstrzygania kwestii spornych w ramach postępowania administracyjnego.
Zawiadomienie i mediator
Nowe przepisy nakładają na organ administracji publicznej obowiązek zawiadomienia strony o możliwości przeprowadzenia mediacji. W takim zawiadomieniu organ zwraca się do strony z pytaniem, czy wyraża ona zgodę na przeprowadzenie mediacji oraz propozycją wyboru mediatora. Strona jest zobowiązana do udzielani odpowiedzi na pytanie organu w terminie czternastu dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Mediacja jest z zasady dobrowolna, więc nie można jej prowadzić, jeżeli strona nie wyrazi zgody w wyznaczonym terminie.
Celem mediacji w postępowaniu administracyjnym jest wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa, w tym przez wydanie decyzji lub zawarcie ugody. Strona postępowania jest uprawniona do tego, żeby we wniosku wskazać mediatora. Jeżeli uczestnicy mediacji wyrażą zgodę na przeprowadzenie mediacji, organ administracji publicznej wyda postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji.
Nowelizacja k.p.a. nie wskazuje szczególnych wymagań nakładanych na osobę mediatora. Mediatorem może zostać osoba fizyczna, która ma pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych. W szczególności może to być mediator wpisany na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego przez prezesa sądu okręgowego, lub na listę prowadzoną przez organizację pozarządową, lub uczelnię, o której informację przekazano prezesowi sądu okręgowego. W przypadku, gdy organ prowadzący postępowanie jest uczestnikiem mediacji, mediatorem może być wyłącznie osoba wpisana na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego, lub mediator wpisany na listę prowadzoną przez organizację pozarządową, lub uczelnię, o której informację przekazano prezesowi sądu okręgowego. Mediatorem w postępowaniu administracyjnym nie może być pracownik organu administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie w sprawie, ponieważ byłoby to sprzeczne z zasadą bezstronności zawartą w art. 96g k.p.a.
W celu skierowania sprawy do mediacji, organ administracji publicznej wydaje odpowiednie postanowienie, w którym wskazuje mediatora wybranego przez uczestników mediacji, lub też mediatora wybranego przez organ administracji publicznej, posiadającego odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju.