List służbowy (tradycyjny i elektroniczny) odgrywa dużą rolę w przypadku firm, organizacji i oczywiście urzędów państwowych, stanowi niejako ich wizytówkę. Warto się zatem zapoznać z zasadami, których przestrzeganie zdecydowanie ułatwi zredagowanie odpowiedniego pisma.
Liczy się pierwsze wrażenie
Na początku bardzo pomocne może się okazać sporządzenie konspektu (planu) listu. Należy się zastanowić nad merytoryczną zawartością i celem pisma, aby odpowiednio dobrać jego styl. Pomoże to uniknąć chaotyczności wypowiedzi.
Pierwsze wrażenie – tak jak w życiu – jest niezwykle istotne. Z tego powodu trzeba zachować odpowiedni układ graficzny listu, który wiąże się z właściwym układem jego treści. Taka przejrzystość zdecydowanie ułatwi adresatowi jego łatwe i szybkie przeczytanie, zrozumienie i w konsekwencji – ewentualne udzielenie odpowiedzi na zapytanie. Redagowanie pisma w formie tradycyjnej należy rozpocząć od zaznaczenia marginesów, dzięki którym tekst jest odsunięty od brzegów kartki, co często okazuje się bardzo praktyczne, umożliwia m.in. wpięcie jej do segregatora. Warto dodać, że listy można drukować na papierze bez nadruku albo na blankietach korespondencyjnych.
Tradycyjny podział na wstęp, rozwinięcie tematyki (czyli wyjaśnienie przedmiotu sprawy) oraz podsumowanie sprawdzi się idealnie także w przypadku korespondencji służbowej. Nie wolno o nim zapomnieć, gdyż zapewnia kompletne przedstawienie danej kwestii. I tutaj istotna uwaga: jeżeli doszło już do wymiany korespondencji w danej sprawie, należy się jednoznacznie powołać na poprzednią wymianę pism (np. pomiędzy urzędami państwowymi). Odpowiednie będą tu sformułowania: „W związku z pismem dotyczącym... z dnia..." czy „W odpowiedzi na Pani/Pana pismo o numerze ... z dnia...". Ważne, by każda część listu (a zwłaszcza rozwinięcie) została zredagowana zwięźle, precyzyjnie i wyczerpująco. Zbędne porównania, epitety i powtórzenia zamazują istotę przekazu.
Oznaczenie adresata
O ile w poczcie tradycyjnej do odpowiedniego sformułowania nagłówka pisma, podpisu czy pożegnania nadawcy przywiązują dużą wagę, o tyle zdecydowanie gorzej wygląda to w e-mailach. A przecież wiadomości elektroniczne mają takie samo znaczenie jak oficjalne listy wysyłane na papierze. Oto kilka ważnych reguł netykiety.
