Prenumerata 2018 ju˜ż w sprzedża˜y - SPRAWD˜!

Administracja

E-mail służbowy jak list tradycyjny

123RF
Na korespondencję w formie elektronicznej należy reagować możliwie szybko. Œwiadczy to o szacunku do nadawcy i ułatwia sprawne rozwišzanie problemu.

List służbowy (tradycyjny i elektroniczny) odgrywa dużš rolę w przypadku firm, organizacji i oczywiœcie urzędów państwowych, stanowi niejako ich wizytówkę. Warto się zatem zapoznać z zasadami, których przestrzeganie zdecydowanie ułatwi zredagowanie odpowiedniego pisma.

Liczy się pierwsze wrażenie

Na poczštku bardzo pomocne może się okazać sporzšdzenie konspektu (planu) listu. Należy się zastanowić nad merytorycznš zawartoœciš i celem pisma, aby odpowiednio dobrać jego styl. Pomoże to uniknšć chaotycznoœci wypowiedzi.

Pierwsze wrażenie – tak jak w życiu – jest niezwykle istotne. Z tego powodu trzeba zachować odpowiedni układ graficzny listu, który wišże się z właœciwym układem jego treœci. Taka przejrzystoœć zdecydowanie ułatwi adresatowi jego łatwe i szybkie przeczytanie, zrozumienie i w konsekwencji – ewentualne udzielenie odpowiedzi na zapytanie. Redagowanie pisma w formie tradycyjnej należy rozpoczšć od zaznaczenia marginesów, dzięki którym tekst jest odsunięty od brzegów kartki, co często okazuje się bardzo praktyczne, umożliwia m.in. wpięcie jej do segregatora. Warto dodać, że listy można drukować na papierze bez nadruku albo na blankietach korespondencyjnych.

Tradycyjny podział na wstęp, rozwinięcie tematyki (czyli wyjaœnienie przedmiotu sprawy) oraz podsumowanie sprawdzi się idealnie także w przypadku korespondencji służbowej. Nie wolno o nim zapomnieć, gdyż zapewnia kompletne przedstawienie danej kwestii. I tutaj istotna uwaga: jeżeli doszło już do wymiany korespondencji w danej sprawie, należy się jednoznacznie powołać na poprzedniš wymianę pism (np. pomiędzy urzędami państwowymi). Odpowiednie będš tu sformułowania: „W zwišzku z pismem dotyczšcym... z dnia..." czy „W odpowiedzi na Pani/Pana pismo o numerze ... z dnia...". Ważne, by każda częœć listu (a zwłaszcza rozwinięcie) została zredagowana zwięŸle, precyzyjnie i wyczerpujšco. Zbędne porównania, epitety i powtórzenia zamazujš istotę przekazu.

Oznaczenie adresata

O ile w poczcie tradycyjnej do odpowiedniego sformułowania nagłówka pisma, podpisu czy pożegnania nadawcy przywišzujš dużš wagę, o tyle zdecydowanie gorzej wyglšda to w e-mailach. A przecież wiadomoœci elektroniczne majš takie samo znaczenie jak oficjalne listy wysyłane na papierze. Oto kilka ważnych reguł netykiety.

W polu „Do" należy wpisać oficjalnš nazwę adresata, natomiast w polu „DW" (Do wiadomoœci) – nazwiska osób, które również powinny otrzymać pismo, gdyż dotyczy ich opisywana sprawa. Lepiej stosować tę opcję z rozmysłem i zastanowić się dwa razy, czy dana osoba rzeczywiœcie powinna znaleŸć w swojej skrzynce tę konkretnš wiadomoœć. Wpisujšc adresy w pole „DW", należy zdawać sobie sprawę z tego, że będš one widoczne dla wszystkich, którzy otrzymajš e-mail, dlatego najbezpieczniej korzystać z tej możliwoœci wtedy, kiedy wszystkie osoby się znajš i znajš swoje adresy. W przeciwnym razie łatwo się narazić na zarzut ujawnienia danych. W korespondencji zbiorowej zaleca się zatem częœciej stosowanie opcji „UDW" (Ukryte do wiadomoœci), dzięki której odbiorcy wiadomoœci nie będš widzieli swoich adresów.

Temat e-maila służbowego powinien być krótki i precyzyjny. Chodzi o to, aby osoba otrzymujšca wiadomoœć przed jej otwarciem wiedziała, czego dotyczy, i mogła zdecydować, czy od razu jš odczyta, odłoży tę czynnoœć na póŸniej albo też od razu wyrzuci e-mail do kosza. Korespondencja bez tematu może zostać potraktowana jako spam lub wiadomoœć zawierajšca wirusa. Istnieje też ryzyko, że adresat poczuje się urażony i odbierze to jako brak szacunku.

Przy pierwszym kontakcie z adresatem, witajšc się i żegnajšc, należy stosować oficjalne zwroty, np. „Szanowny Panie Dyrektorze", „Szanowna Pani", „Z poważaniem", „Łšczę wyrazy szacunku", przy kolejnym można sobie pozwolić na mniej oficjalne sformułowanie np. „Szanowny Panie Aleksandrze".

Odbiorca musi znać znaczenie skrótu

W listach elektronicznych (i nie tylko elektronicznych) często korzysta się ze skrótów. Stosowanie tych poprawnych, ogólnie przyjętych, jest jak najbardziej słuszne, wręcz wskazane. Ale od jakiegoœ czasu modne stały się następujšce skróty: BTW (ang. by the way), ASAP (ang. as soon as possibile), LoL (ang. laugh out loud). W korespondencji służbowej sš one niepożšdane, natomiast w korespondencji z innymi osobami, np. współpracownikami, można ich używać, ale pod warunkiem że odbiorca zna ich znaczenie. Tak samo rzecz się ma z wyrażajšcymi różne uczucia emotikonami.

Czytanie z monitora jest bardziej męczšce niż czytanie z papieru, więc ważny jest czytelny układ e-maila. Krótkie akapity, większe przerwy między nimi, właœciwa gradacja punktów i podpunktów – trzymanie się tych zasad ułatwi odbiorcy wiadomoœci obcowanie z tekstem.

Na końcu służbowego listu należy się podpisać pełnym imieniem i nazwiskiem oraz podać nazwę pełnionej funkcji. Programy pocztowe umożliwiajš tworzenie wizytówki, dzięki której zaoszczędzimy trochę czasu – zniknie potrzeba każdorazowego podpisywania się pod wiadomoœciš. Załšczajšca się automatycznie wizytówka powinna zawierać: imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, dane kontaktowe (adres i numer telefonu).

Należy z rozwagš stosować opcję „wysoki priorytet". Nadużywana będzie bagatelizowana i przestanie spełniać swojš funkcję. Ta sama reguła dotyczy żšdania „potwierdzenie otrzymania wiadomoœci", należy z niej korzystać w naprawdę uzasadnionych przypadkach.

Dołšczanie załšczników

Ważne, by na e-maila służbowego reagować możliwie szybko. Œwiadczy to o szacunku do nadawcy i ułatwia sprawne rozwišzanie problemu. W razie zwłoki, spowodowanej np. skomplikowanš materiš danego zagadnienia, warto poinformować zainteresowanego o przewidywanym terminie udzielenia wyczerpujšcej odpowiedzi.

Niezwykle istotnš kwestiš w korespondencji e-mailowej jest także właœciwe dołšczanie załšczników w postaci pliku tekstowego albo zdjęcia. Po pierwsze, nie należy wysyłać wiadomoœci zawierajšcych wyłšcznie załšcznik. Po drugie, należy poinformować odbiorcę o tym, że przesyłamy załšcznik danej treœci, dzięki czemu adresat go nie przegapi. Gdy załšczone dokumenty majš sporš objętoœć, lepiej je skompresować za pomocš odpowiedniego programu, aby nie zapchały skrzynki odbiorczej.

ródło: Rzeczpospolita

WIDEO KOMENTARZ

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL