E-mail służbowy jak list tradycyjny

aktualizacja: 04.07.2015, 10:15
Foto: 123RF

Na korespondencję w formie elektronicznej należy reagować możliwie szybko. Świadczy to o szacunku do nadawcy i ułatwia sprawne rozwiązanie problemu.

REDAKCJA POLECA

List służbowy (tradycyjny i elektroniczny) odgrywa dużą rolę w przypadku firm, organizacji i oczywiście urzędów państwowych, stanowi niejako ich wizytówkę. Warto się zatem zapoznać z zasadami, których przestrzeganie zdecydowanie ułatwi zredagowanie odpowiedniego pisma.

Liczy się pierwsze wrażenie

Na początku bardzo pomocne może się okazać sporządzenie konspektu (planu) listu. Należy się zastanowić nad merytoryczną zawartością i celem pisma, aby odpowiednio dobrać jego styl. Pomoże to uniknąć chaotyczności wypowiedzi.

Pierwsze wrażenie – tak jak w życiu – jest niezwykle istotne. Z tego powodu trzeba zachować odpowiedni układ graficzny listu, który wiąże się z właściwym układem jego treści. Taka przejrzystość zdecydowanie ułatwi adresatowi jego łatwe i szybkie przeczytanie, zrozumienie i w konsekwencji – ewentualne udzielenie odpowiedzi na zapytanie. Redagowanie pisma w formie tradycyjnej należy rozpocząć od zaznaczenia marginesów, dzięki którym tekst jest odsunięty od brzegów kartki, co często okazuje się bardzo praktyczne, umożliwia m.in. wpięcie jej do segregatora. Warto dodać, że listy można drukować na papierze bez nadruku albo na blankietach korespondencyjnych.

Tradycyjny podział na wstęp, rozwinięcie tematyki (czyli wyjaśnienie przedmiotu sprawy) oraz podsumowanie sprawdzi się idealnie także w przypadku korespondencji służbowej. Nie wolno o nim zapomnieć, gdyż zapewnia kompletne przedstawienie danej kwestii. I tutaj istotna uwaga: jeżeli doszło już do wymiany korespondencji w danej sprawie, należy się jednoznacznie powołać na poprzednią wymianę pism (np. pomiędzy urzędami państwowymi). Odpowiednie będą tu sformułowania: „W związku z pismem dotyczącym... z dnia..." czy „W odpowiedzi na Pani/Pana pismo o numerze ... z dnia...". Ważne, by każda część listu (a zwłaszcza rozwinięcie) została zredagowana zwięźle, precyzyjnie i wyczerpująco. Zbędne porównania, epitety i powtórzenia zamazują istotę przekazu.

Oznaczenie adresata

O ile w poczcie tradycyjnej do odpowiedniego sformułowania nagłówka pisma, podpisu czy pożegnania nadawcy przywiązują dużą wagę, o tyle zdecydowanie gorzej wygląda to w e-mailach. A przecież wiadomości elektroniczne mają takie samo znaczenie jak oficjalne listy wysyłane na papierze. Oto kilka ważnych reguł netykiety.

W polu „Do" należy wpisać oficjalną nazwę adresata, natomiast w polu „DW" (Do wiadomości) – nazwiska osób, które również powinny otrzymać pismo, gdyż dotyczy ich opisywana sprawa. Lepiej stosować tę opcję z rozmysłem i zastanowić się dwa razy, czy dana osoba rzeczywiście powinna znaleźć w swojej skrzynce tę konkretną wiadomość. Wpisując adresy w pole „DW", należy zdawać sobie sprawę z tego, że będą one widoczne dla wszystkich, którzy otrzymają e-mail, dlatego najbezpieczniej korzystać z tej możliwości wtedy, kiedy wszystkie osoby się znają i znają swoje adresy. W przeciwnym razie łatwo się narazić na zarzut ujawnienia danych. W korespondencji zbiorowej zaleca się zatem częściej stosowanie opcji „UDW" (Ukryte do wiadomości), dzięki której odbiorcy wiadomości nie będą widzieli swoich adresów.

Temat e-maila służbowego powinien być krótki i precyzyjny. Chodzi o to, aby osoba otrzymująca wiadomość przed jej otwarciem wiedziała, czego dotyczy, i mogła zdecydować, czy od razu ją odczyta, odłoży tę czynność na później albo też od razu wyrzuci e-mail do kosza. Korespondencja bez tematu może zostać potraktowana jako spam lub wiadomość zawierająca wirusa. Istnieje też ryzyko, że adresat poczuje się urażony i odbierze to jako brak szacunku.

Przy pierwszym kontakcie z adresatem, witając się i żegnając, należy stosować oficjalne zwroty, np. „Szanowny Panie Dyrektorze", „Szanowna Pani", „Z poważaniem", „Łączę wyrazy szacunku", przy kolejnym można sobie pozwolić na mniej oficjalne sformułowanie np. „Szanowny Panie Aleksandrze".

Odbiorca musi znać znaczenie skrótu

W listach elektronicznych (i nie tylko elektronicznych) często korzysta się ze skrótów. Stosowanie tych poprawnych, ogólnie przyjętych, jest jak najbardziej słuszne, wręcz wskazane. Ale od jakiegoś czasu modne stały się następujące skróty: BTW (ang. by the way), ASAP (ang. as soon as possibile), LoL (ang. laugh out loud). W korespondencji służbowej są one niepożądane, natomiast w korespondencji z innymi osobami, np. współpracownikami, można ich używać, ale pod warunkiem że odbiorca zna ich znaczenie. Tak samo rzecz się ma z wyrażającymi różne uczucia emotikonami.

Czytanie z monitora jest bardziej męczące niż czytanie z papieru, więc ważny jest czytelny układ e-maila. Krótkie akapity, większe przerwy między nimi, właściwa gradacja punktów i podpunktów – trzymanie się tych zasad ułatwi odbiorcy wiadomości obcowanie z tekstem.

Na końcu służbowego listu należy się podpisać pełnym imieniem i nazwiskiem oraz podać nazwę pełnionej funkcji. Programy pocztowe umożliwiają tworzenie wizytówki, dzięki której zaoszczędzimy trochę czasu – zniknie potrzeba każdorazowego podpisywania się pod wiadomością. Załączająca się automatycznie wizytówka powinna zawierać: imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, dane kontaktowe (adres i numer telefonu).

Należy z rozwagą stosować opcję „wysoki priorytet". Nadużywana będzie bagatelizowana i przestanie spełniać swoją funkcję. Ta sama reguła dotyczy żądania „potwierdzenie otrzymania wiadomości", należy z niej korzystać w naprawdę uzasadnionych przypadkach.

Dołączanie załączników

Ważne, by na e-maila służbowego reagować możliwie szybko. Świadczy to o szacunku do nadawcy i ułatwia sprawne rozwiązanie problemu. W razie zwłoki, spowodowanej np. skomplikowaną materią danego zagadnienia, warto poinformować zainteresowanego o przewidywanym terminie udzielenia wyczerpującej odpowiedzi.

Niezwykle istotną kwestią w korespondencji e-mailowej jest także właściwe dołączanie załączników w postaci pliku tekstowego albo zdjęcia. Po pierwsze, nie należy wysyłać wiadomości zawierających wyłącznie załącznik. Po drugie, należy poinformować odbiorcę o tym, że przesyłamy załącznik danej treści, dzięki czemu adresat go nie przegapi. Gdy załączone dokumenty mają sporą objętość, lepiej je skompresować za pomocą odpowiedniego programu, aby nie zapchały skrzynki odbiorczej.

POLECAMY

KOMENTARZE