Zasady zwrotu kosztów zarówno przejazdu urzędnika wraz z rodziną do nowego miejsca pracy i zamieszkania jak i przewozu mienia określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 8 czerwca 2009 r w sprawie świadczeń przysługujących urzędnikowi służby cywilnej przeniesionemu do pracy w innej miejscowości (DzU nr 93, poz. 763). Zgodnie z nim, koszty przejazdu przeniesionego urzędnika i członków rodziny przenoszących się wraz z nim oraz koszty przewozu mienia ustala się na przejazd z miejsca zamieszkania do miejscowości, do której następuje przeniesienie, i z powrotem.
Przy czym zwrot kosztów przejazdu przeniesionego urzędnika i członków rodziny następuje w sposób określony w przepisach o podróżach służbowych (rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej DzU z 2013 r. poz. 167), czyli na podstawie przedstawionych rachunków (biletów). Jednak w wysokości nie wyższej niż połowa kwoty bazowej służącej do ustalenia wysokości wynagrodzeń członków korpusu służby cywilnej, określonej w ustawie budżetowej na rok budżetowy, w którym następuje przeniesienie. W tym roku kwota bazowa wynosi ona 1873,84 zł (art.9 ust.1 pkt 2b ustawy budżetowej na rok 2017 z 16 grudnia 2016 r. - DzU z 2017 poz. 108), co oznacza za na przejazdy swoje i rodziny urzędnik otrzyma zwrot maksymalnie w wysokości 936,92 zł.
Jeśli chodzi o koszty przewozu mienia (w obydwie strony) zwrot taki będzie mu przysługiwał w wysokości udokumentowanej rachunkami, jednak nie wyższej ogółem niż dwukrotność wspomnianej wyżej kwoty bazowej a więc w 2017 r. będzie to maksymalnie 3747,68 zł.
Środki z tytułu zwrotu kosztów przejazdu i przewozu mienia są wypłacane przeniesionemu urzędnikowi w kasie urzędu, do którego został przeniesiony, albo przelewem na rachunek bankowy wskazany przez przeniesionego urzędnika, w terminie 10 dni od dnia przedstawienia dokumentów potwierdzających wysokość poniesionych kosztów.
Należy podkreślić, iż w przypadku przeniesienia małżonków będących urzędnikami służby cywilnej, którzy w związku z przeniesieniem będą zamieszkiwali w tej samej miejscowości, zwrot kosztów przejazdu przeniesionego urzędnika i członków rodziny oraz koszty przewozu mienia przyznaje się im wspólnie. To samo dotyczy przydziału mieszkania czy środków na jego wynajem.
